Agent d'accueil et de surveillance / Liste d'aptitude, Mutation externe, Contrat Loi 84-53

FONCTIONS :

FONCTION : Agent d’accueil et de surveillance

DEFINITION DU POSTE : L’agent chargé de l’accueil et de la surveillance assure l’accueil physique et téléphonique des publics, participe à la gestion administrative courante liée à la scolarité, veille à la sécurité et à la surveillance des élèves au sein de l’établissement et lors des manifestations artistiques, et contribue à la logistique des activités pédagogiques et culturelles du Conservatoire.

SERVICE : Accueil

RESIDENCE ADMINISTRATIVE : Bastia

MISSIONS :

1. ACCUEIL ET SURVEILLANCE

Accueil téléphonique et gestion des courriels
• Assurer l’accueil téléphonique du Conservatoire et renseigner les usagers (inscriptions, renseignements généraux, absences, fonctionnement de l’établissement, etc.).
• Orienter et transférer les appels vers les interlocuteurs compétents, conformément aux procédures en vigueur.
• Prendre et transmettre les messages (cahier de liaison, courriels) et informer les agents concernés en cas d’absence.
• Assurer le suivi quotidien des courriels reçus sur la boîte mail de l’accueil (absences, demandes diverses).

Accueil physique, surveillance et logistique
• Accueillir et informer les familles et les élèves (plannings, cursus, disciplines proposées, conditions d’âge, tarifs, etc.).
• Veiller à la surveillance des élèves dans l’enceinte de l’établissement, dans le respect des règles de sécurité.
• Apporter une assistance aux usagers pour les inscriptions numériques en cas de difficulté.
• Relever les absences des élèves et informer le secrétariat à partir de trois absences consécutives.
• Signaler au secrétariat les retards et absences des enseignants.
• Prévenir les familles en cas d’absence d’un enseignant, après validation de la Direction.
• Accompagner les élèves CHAMD vers leurs salles de cours.
• Assurer la fermeture quotidienne de l’établissement (extinction des lumières, mise hors tension des équipements, chauffage/climatisation).
• Participer à la logistique interne : manutention simple, déplacements de matériel, aménagement et réorganisation des espaces.
• Accompagner les élèves lors des sorties hors Conservatoire (interventions en milieu scolaire, concerts, événements extérieurs).

2. ACTIVITES DE SECRETARIAT ET DE SCOLARITE
• Assurer les opérations de scolarité sur le logiciel RHAPSODIE :
- saisie, création et modification des plannings des élèves et des enseignants ;
- saisie des absences des élèves ;
- réservation des salles pour auditions, répétitions ou cours occasionnels.
• Rédiger et envoyer des communications aux familles (SMS et courriels) relatives aux absences, reports de cours ou informations générales.
• Transmettre aux ressources humaines les documents nécessaires : arrêts maladie, reports de cours, factures diverses.
• Informer les familles sur les modalités de calcul de la tarification et les accompagner dans les démarches de paiement.

3. ANIMATIONS, SPECTACLES ET MANIFESTATIONS ARTISTIQUES
• Participer au transport, à l’installation et au rangement du matériel (instruments, mobilier, équipements divers) lors des manifestations organisées à l’intérieur ou à l’extérieur du Conservatoire.
• Assurer la surveillance des élèves et du public lors des auditions, concerts et événements artistiques.
• Mettre en place le matériel et le mobilier nécessaires aux besoins pédagogiques des cours.
• Vérifier l’état du matériel en lien avec les enseignants et signaler les besoins ou dysfonctionnements au secrétariat.

4. COMMUNICATION ET VALORISATION DES ACTIVITES
• Réaliser les supports de communication visuelle du Conservatoire :
- affiches pour concerts et auditions ;
- élaboration et mise en place de la signalétique.
• Assurer la couverture photographique de certains concerts et événements, incluant le tri et les retouches photographiques.