Agent d'accueil Etat-Civil
Emploi GENAY
13 Rue De La Gare, 69730 Genay, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous l’autorité de Directrice Générale des Services et du Responsable du Pôle Population, au sein d’une équipe composée de 3 agents et d’un responsable, vous assurez les missions d’accueil du public, d’Etat-Civil et de secrétariat de premier niveau.
Missions
ACCUEIL/ETAT-CIVIL
Au sein d’une équipe de 3 agents :
- Assure un accueil de qualité avec une réponse adaptée à l’habitant et aux différents interlocuteurs (courriels, et accueil téléphonique et physique) : orientations, informations, renseignements, prises en charge et suivis des réclamations :
o Vous assurez un accueil téléphonique et physique de qualité ;
o Vous prenez en charge les appels et orientez les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en relayant la demande au bon interlocuteur ;
o Vous êtes garant de la bonne circulation de l’information ;
- Traite les demandes d’attestation de recensement des jeunes citoyens, d’attestation d’accueil, les actes d’Etat-Civil (décès, mariage, reconnaissance, PACS, mentions, …), les réclamations,
- Relaie les demandes ou informations des associations à l’élu et à l’agent référents,
- Participe à la préparation et l’organisation des scrutins électoraux avec l’agent référent,
- Participe à la préparation et l’organisation du recensement de la population (INSEE) avec l’agent référent,
- Applique la réglementation en vigueur dans les champs d’intervention précités,
- Assure l’affichage,
- Réception, enregistrement et affranchissement du courrier.
SECRETARIAT DE PREMIER NIVEAU
- A partir d’informations écrites ou orales, vous rédigez des courriers simples,
- Vous saisissez et mettez en forme les courriers et documents à destination interne ou externe (courriers, notes de services, tableaux, diaporamas etc.),
- Vous assurez la circulation et le suivi des parapheurs, courriers, notes… ,
- Vous pouvez être sollicité pour saisir des comptes rendus de réunion pour les élus ou la Direction Générale,
- Vous êtes amené à gérer la logistique des réunions et séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations… mais aussi commande, installation et rangement catering),
- Vous mettez en ligne, à la demande de la Direction Générale, des informations à destination du public,
ACCUEIL/ETAT-CIVIL
Au sein d’une équipe de 3 agents :
- Assure un accueil de qualité avec une réponse adaptée à l’habitant et aux différents interlocuteurs (courriels, et accueil téléphonique et physique) : orientations, informations, renseignements, prises en charge et suivis des réclamations :
o Vous assurez un accueil téléphonique et physique de qualité ;
o Vous prenez en charge les appels et orientez les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en relayant la demande au bon interlocuteur ;
o Vous êtes garant de la bonne circulation de l’information ;
- Traite les demandes d’attestation de recensement des jeunes citoyens, d’attestation d’accueil, les actes d’Etat-Civil (décès, mariage, reconnaissance, PACS, mentions, …), les réclamations,
- Relaie les demandes ou informations des associations à l’élu et à l’agent référents,
- Participe à la préparation et l’organisation des scrutins électoraux avec l’agent référent,
- Participe à la préparation et l’organisation du recensement de la population (INSEE) avec l’agent référent,
- Applique la réglementation en vigueur dans les champs d’intervention précités,
- Assure l’affichage,
- Réception, enregistrement et affranchissement du courrier.
SECRETARIAT DE PREMIER NIVEAU
- A partir d’informations écrites ou orales, vous rédigez des courriers simples,
- Vous saisissez et mettez en forme les courriers et documents à destination interne ou externe (courriers, notes de services, tableaux, diaporamas etc.),
- Vous assurez la circulation et le suivi des parapheurs, courriers, notes… ,
- Vous pouvez être sollicité pour saisir des comptes rendus de réunion pour les élus ou la Direction Générale,
- Vous êtes amené à gérer la logistique des réunions et séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations… mais aussi commande, installation et rangement catering),
- Vous mettez en ligne, à la demande de la Direction Générale, des informations à destination du public,
Profil recherché
- Connaissances générales sur le fonctionnement des collectivités territoriales,
- Expérience souhaitée,
- Maîtrise des réglementations concernant l’Etat-Civil, les élections, le funéraire, le recensement / Règles communes à la rédaction des actes d’Etat-Civil,
- Bonne connaissance des procédures administratives de délivrance des actes, et tenue des registres,
- Bonnes capacités rédactionnelles : expression et orthographe,
- Bonne expression orale de la langue française,
- Aptitude à respecter des délais et à suivre des dossiers,
- Aptitude à travailler en équipe,
- Utilisation outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Powerpoint…
- Sens du service public,
- Neutralité, discrétion et confidentialité,
- Savoir rendre compte,
- Bonne maîtrise de soi, diplomatie,
- Sérénité et recul en cas de situation délicate et stressante,
- Rigoureux et organisé,
- Aptitude à bien communiquer, mise en pratique des techniques d’accueil, et aisance relationnelle,
- Expérience souhaitée,
- Maîtrise des réglementations concernant l’Etat-Civil, les élections, le funéraire, le recensement / Règles communes à la rédaction des actes d’Etat-Civil,
- Bonne connaissance des procédures administratives de délivrance des actes, et tenue des registres,
- Bonnes capacités rédactionnelles : expression et orthographe,
- Bonne expression orale de la langue française,
- Aptitude à respecter des délais et à suivre des dossiers,
- Aptitude à travailler en équipe,
- Utilisation outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Powerpoint…
- Sens du service public,
- Neutralité, discrétion et confidentialité,
- Savoir rendre compte,
- Bonne maîtrise de soi, diplomatie,
- Sérénité et recul en cas de situation délicate et stressante,
- Rigoureux et organisé,
- Aptitude à bien communiquer, mise en pratique des techniques d’accueil, et aisance relationnelle,
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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