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COMMUNE DE SAINT VALLIER-DE-THIEY
Agent d'accueil (h/f)
Hôtel de Ville - Mairie de Saint Vallier-de-Thie, Saint-Vallier-de-Thiey (Alpes-Maritimes (06))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
- Accueillir le public sur place ou par téléphone ;
- Renseigner selon les demandes et les situations ;
Instruire et finaliser les dossiers (publication, lien avec les autres administrations, inscription sur livret de famille, déclaration, enregistrement…) ;
- Préparer la salle en vue des cérémonies ;
- Participer aux cérémonies (lecture d’actes, suivi signatures etc).
- Accueillir et renseigner les familles ;
- Attribuer, renouveler et reprendre les concessions ;
- Renseigner les dossiers d’occupation des concessions ;
- Assurer l’interface avec les entreprises de pompes funèbres, les familles et la commune.
- Tenir à jour les fichiers des électeurs ;
- Réaliser les opérations relatives à toutes les élections.
- Accueillir et orienter le public selon les demandes (téléphone, mail, sur place) ;
- Proposer une alternative en vue de répondre aux attentes ;
- Prendre et retranscrire des messages.
- Assurer l’interface entre la commune et les associations
Instruit les demandes de subventions ;
- Préparer et rédiger les conventions d’occupation (de salles, de matériel, de véhicule) et tenir à jour le planning ;
- Paramétrer les droits d’accès aux locaux par badge et gérer les remises de clés ;
- Réaliser le suivi des formalités spécifiques (autorisations de feux de cuisson, débit de boissons, etc).
- Rechercher les coordonnées et envoyer les invitations aux personnalités officielles et autres invités ;
- Suivre les réponses des participants et commander le nécessaire pour les collations (boissons, alimentation) ;
- Transmettre les informations aux services techniques pour prise en charge des besoins en logistique, espaces verts ou voirie, selon consignes des élus ;
- Assurer le bon déroulement de l’évènement par sa présence à la manifestation ;
- Binôme de l’agent d’accueil.
Peut être amenée à remplacer l’agent polyvalent (courrier, état des lieux, etc).
- Renseigner selon les demandes et les situations ;
Instruire et finaliser les dossiers (publication, lien avec les autres administrations, inscription sur livret de famille, déclaration, enregistrement…) ;
- Préparer la salle en vue des cérémonies ;
- Participer aux cérémonies (lecture d’actes, suivi signatures etc).
- Accueillir et renseigner les familles ;
- Attribuer, renouveler et reprendre les concessions ;
- Renseigner les dossiers d’occupation des concessions ;
- Assurer l’interface avec les entreprises de pompes funèbres, les familles et la commune.
- Tenir à jour les fichiers des électeurs ;
- Réaliser les opérations relatives à toutes les élections.
- Accueillir et orienter le public selon les demandes (téléphone, mail, sur place) ;
- Proposer une alternative en vue de répondre aux attentes ;
- Prendre et retranscrire des messages.
- Assurer l’interface entre la commune et les associations
Instruit les demandes de subventions ;
- Préparer et rédiger les conventions d’occupation (de salles, de matériel, de véhicule) et tenir à jour le planning ;
- Paramétrer les droits d’accès aux locaux par badge et gérer les remises de clés ;
- Réaliser le suivi des formalités spécifiques (autorisations de feux de cuisson, débit de boissons, etc).
- Rechercher les coordonnées et envoyer les invitations aux personnalités officielles et autres invités ;
- Suivre les réponses des participants et commander le nécessaire pour les collations (boissons, alimentation) ;
- Transmettre les informations aux services techniques pour prise en charge des besoins en logistique, espaces verts ou voirie, selon consignes des élus ;
- Assurer le bon déroulement de l’évènement par sa présence à la manifestation ;
- Binôme de l’agent d’accueil.
Peut être amenée à remplacer l’agent polyvalent (courrier, état des lieux, etc).
Votre mission
1/ Réaliser les formalités liées à l’Etat-Civil pour les mariages, décès, naissances, baptêmes, pacs, légalisation de signature, attestation d’hébergement, pièces d’identité et toutes autres demandes ;
2/ Garantir une bonne gestion administrative des cimetières ;
3/ Assurer la gestion des élections ;
4/ Accueillir et orienter le public ;
5/ Superviser la vie associative ;
6/ Participe à la gestion administrative et logistique de fête des enfants, du forum des associations, des médailles du travail, des mentions bac et brevet ;
7/ Autres missions diverses.
2/ Garantir une bonne gestion administrative des cimetières ;
3/ Assurer la gestion des élections ;
4/ Accueillir et orienter le public ;
5/ Superviser la vie associative ;
6/ Participe à la gestion administrative et logistique de fête des enfants, du forum des associations, des médailles du travail, des mentions bac et brevet ;
7/ Autres missions diverses.
Profil recherché
- Connaissance de l’environnement institutionnel et des processus de décisions de la collectivité et des partenaires ;
- Formation en accueil et gestion des situations difficiles ;
- Techniques de secrétariat ;
- Rédaction et vocabulaire administratif ;
- Bonne connaissance des outils bureautiques.
- Logiciel état civil EMAGNUS, cimetière WEBCARTO et badges SALTO ;
- Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
- Gestion du stress ou des situations difficiles ;
- Capacité à communiquer des informations montantes et descendantes ;
- Capacité à prioriser et gérer l’urgence ;
- Disponibilité ;
- Garante de l’image de la collectivité ;
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve ;
- Organisation, rigueur et méthode de travail ;
- Autonomie et esprit d’équipe ;
- Qualités relationnelles ;
- Sens du service public.
- Formation en accueil et gestion des situations difficiles ;
- Techniques de secrétariat ;
- Rédaction et vocabulaire administratif ;
- Bonne connaissance des outils bureautiques.
- Logiciel état civil EMAGNUS, cimetière WEBCARTO et badges SALTO ;
- Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
- Gestion du stress ou des situations difficiles ;
- Capacité à communiquer des informations montantes et descendantes ;
- Capacité à prioriser et gérer l’urgence ;
- Disponibilité ;
- Garante de l’image de la collectivité ;
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve ;
- Organisation, rigueur et méthode de travail ;
- Autonomie et esprit d’équipe ;
- Qualités relationnelles ;
- Sens du service public.
Autres informations
Non renseignées