Agent d'accueil journée (h/f)

Sous l’autorité hiérarchique du Responsable de la MPT Ricardo Bofill, vous organisez une fonction d’accueil, d’écoute et de renseignement des habitants-usagers, des familles et des groupes informels ou des associations.

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Accueil, inscription et orientation du public :

- Proposer une offre globale d’information et d’orientation au sein de la MPT
- Animer et gérer l’espace dédié
- Accompagner les publics dans leurs recherches et/ou leurs besoins en lien avec le projet social de la MPT et l’activité du territoire
- Effectuer les tâches administratives afférentes à l’accueil
- Participer à la construction de liens avec les usagers
- Inscrire les usagers aux activités et encaisser les paiements

Suivi des activités :

- Établir, éditer et mettre à jour les fiches de présence activités et les listes d’attente
- Prévenir les usagers en cas d’absence d’un intervenant
- Suivre et réceptionner les achats de matériels et de fournitures des activités – en lien avec la responsable des achats (agent administratif)
- Effectuer les approvisionnements de fournitures de bureau
- Éditer et mettre à jour les listings intervenants, partenaires et bénévoles
- Suivre et mettre à jour les plannings d’utilisation des salles
- Diffuser des messages auprès des agents concernés

Secrétariat :

- Enregistrer le courrier arrivé et départ et diffuser le courrier et les envois en nombre
- Rédiger tout type de documents : courriers, comptes rendues, notes…
- Produire les données statistiques usagers demandées par la direction

Communication :

- Afficher et relayer les informations concernant l’activité, l’actualité et le projet de la MPT (oralité, mail, téléphone, courrier)
- Entretenir les espaces d’information : mise à jour de l’affichage, des présentoirs, des espaces d’expression…

Gestion du matériel et logistique :

- Signaler les dysfonctionnements et les problèmes matériels (matériel disparu ou abîmé, problèmes de chauffage, de ménage…)
- Déclencher les interventions des services municipaux compétents pour la maintenance et la sécurisation des locaux
- Informer le PC sécurité des changements d’horaires de fermeture de la MPT

Administratif :

- Seconder la titulaire de la régie recette (suppléante)

Tâches transversales :

- Participer à la mise en œuvre du Projet Social
- Participer aux animations et temps forts de la programmation
- Assurer les réalisations des décorations thématiques de la MPT
- Participer au rangement de la MPT et inventaire en fin de saison


Conditions particulières d’exercice :

- Déplacement à la Trésorerie principale
- Participation aux animations de la MPT
- Disponibilité : travail ponctuel en soirée et week-end

Profil et compétences requises :

- Expérience d’une fonction administrative et d’accueil

Connaissances :

- Connaître le projet social du CS (Animation Globale et Coordination –Animation Collective Familles), le fonctionnement, les intervenants
- Connaître l'offre de service disponible sur le territoire (missions, dispositifs et projets des acteurs locaux)…
- Connaître des techniques de gestion de la communication et de la relation
- Connaître les procédures de gestion administrative liée à son activité
- Contribuer à l’application des principes de service public dans l’équipement

Compétences techniques ou savoir-faire :

- Communiquer avec le public
- Connaitre/maitriser les outils informatiques bureautiques dédiés (Word, Excel, Incovar, Axel périscolaire)
- Créer les outils nécessaires à l’animation de l’espace d’accueil
- Utiliser les outils de suivi (enregistrement d’inscriptions, statistiques d’accueil...)
- Faire le lien avec l’équipe du centre, les habitants et partenaires de proximité
- Rédiger des courriers et remplir des formulaires administratifs
- Gérer des plannings (prêts de salles, permanences horaires d’ouverture…)

Aptitudes :

- Diplomatie et amabilité, disponibilité
- Capacités à prendre des initiatives, d’organisation et de rigueur
- Travail en équipe
- Accompagner les publics en adaptant l bonne posture
- Faciliter et développer l’implication et la participation des habitants dans les projets
- Savoir écouter son (ou ses) interlocuteur(s), analyser et comprendre leurs demandes afin d’apporter une réponse adaptée
- Savoir expliquer, synthétiser et argumenter à l’oral ou à l’écrit
- Être capable de s’adapter à une situation et à son interlocuteur, savoir gérer les tensions

Non renseignées