Connaissance du logiciel E Magnus de Berger Levrault appréciée

Possibilité de travail le soir en cas de Conseil municipal

* Accueil physique et téléphonique
* Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Renseigner les administrés
* Orienter les administrés vers le service compétent
* Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire.
* Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires
* Délivrer des documents administratifs
* Organiser et ranger l'accueil : classement, étiquetage, affichage, modification annuaire téléphonique, archivage, etc...

* Gestion du courrier : Courrier arrivée :
* Réceptionner et enregistrer le courrier
* Transmettre tout document à l'enregistrement du courrier entrant à la hiérarchie concernée
* Dispatcher le courrier selon les instructions du Maire

Courrier départ :

* Affranchir le courrier
* Apporter le courrier à la poste

3. Secrétariat

* Prendre les rendez-vous pour les élus et le Maire
* Rédiger les courriers à la demande de la hiérarchie
* Faire les photocopies
* Rédiger et afficher les arrêtés de voirie, de stationnement....
* Gérer et suivre le stock des fournitures de bureau + photocopieuse
* Gestion des carnets de bons de commande, cartes clients
* Gestion des cahiers des clefs et des doléances
* Gestion de la réservation de la benne pour les déchets verts
* CONSEILS MUNICIPAUX Présence aux préparations des Conseils municipaux et aux Conseils municipaux : convocations, affichage, mail, rédaction des comptes-rendus
* Tenue des dossiers de presse
* Organisation du planning des visites médicales pour le personnel communal

Etat Civil - Relations citoyens

* Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d'Etat Civil et de population (CNI, cartes grises, passeports, permis de conduire, certificat d'hébergement, certificat de vie, sorite de territoire, recensement militaire...)
* Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d'Etat-civil et population
* Rédiger les actes d'Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès...)
* Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.)
* Contrôler l'authenticité des attestations fournies
* Etablir les "attestation d'accueil" pour l'hébergement d'étranger en France
* Communication par mail avec les habitants au sujet des informations communales
* CCAS : accueil et écoute des personnes demandant une aide, convocation des membres du CCAS, comptes-rendus des réunions, organisation des réunions et manifestations organisées par le CCAS

Recensement militaire et de la population

* Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire
* Etablir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national
* Mettre à jour les fichiers relatifs à la population

Ecole -cantine

* Gestion des repas cantine (commande hebdomadaires)

* Comptabilité
* Saisie de titres et de mandats

* Associations - Population - Marché
* Renseigner les administrés et favoriser la mise en relations avec les associations communales (réception et transmissions des différentes demandes)
* Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels
* Planifier l'occupation / la location des salles communales
* Transmettre le planning aux services techniques et au personnel du service nettoyage bâtiment
* Réceptionner les chèques pour la location des salles
* Enregistrer la remise et le retour des clefs des salles prêtées aux associations, entreprises ou administrés
* Réaliser les conventions de mise à disposition
* Assurer le suivi des dossiers des associations (statut, courriers...)
* Suivi de l'organisation de la fête locale et des diverses commémorations.