Agent d'accueil - Secrétariat

Agent d'accueil - secrétariat (H/F)
PÔLE ACTIONS ET COHESION TERRITORIALES - DIRECTION DES AFFAIRES CULTURELLES - CONSERVATOIRE MUSIQUE ET DANSE
Cadre d'emplois : Adjoint administratif (catégorie C)
Poste à temps complet

MISSIONS PRINCIPALES
Sous l'autorité du Directeur du directeur du conservatoire, vous gérez l'accueil et apportez les renseignements sur le fonctionnement du conservatoire. Vous assurez la liaison entre les professeurs et les parents ainsi que les tâches de secrétariat.

Mission :
1. Accueil :
- Physique du public : orientation, conseils et informations concernant l'activité pédagogique et les diffé-rentes manifestations de l'établissement.
- Téléphonique du public : orientation, conseils et informations,
- Gestion des inscriptions et des réinscriptions,
- Gestion des inscriptions lors des différents concerts et manifestations du conservatoire,
- Affichage des informations dans le hall,
- Suivi des présences des professeurs avec délivrance des imprimés d'absence,
- Enregistrement des règlements des cotisations trimestrielles,
- Prévenir les élèves ou les familles des changements de cours,
- Suivi des emplois du temps, des feuilles de présence élèves/professeurs
- Mise à jour du tableau concernant les changements de cours.


2. Secrétariat :
- Mise à jour une fois par semaine des classeurs des professeurs,
- Gestion des absences des élèves avec envoi de courriers aux parents,
- Gestion des travaux avec le service reprographie
- Frappe et mise en page des courriers de la direction, des imprimés et autres courriers,
- Établissement des mailings pour l'envoi des courriers,
- Suivi de la scolarité des élèves sur I.Muse
- Enregistrement des dossiers d'inscription et de réinscription sur I.Muse,
- Gestion des plannings des cours sur I.Muse,
- Gestion des dossiers d'examen en lien avec le directeur et saisie sur I.Muse,
- Gestion des statistiques en lien avec la direction,
- Établissement du planning des salles,
- Envoi des dossiers de réinscription avec règlement,
- Classement des dossiers, aide à l'organisation