Agent de facturation - Service Formalités Vie Scolaire (h/f)

Le service Formalités Vie Scolaire est en charge de l’accueil des familles pour le calcul du quotient familial, les inscriptions scolaires, péri et extrascolaires, la facturation et l’encaissement des sommes dues au titres des activités péri et extra scolaires.

DOMAINES DE CONTRIBUTION, ACTIVITES PRINCIPALES ET TACHES ASSOCIEES

Contrôle de l’exécution des dépenses et recettes liées aux activités (périscolaires, extrascolaires, restaurations scolaires, restauration des enseignants et les Beaux-Arts)

o Suivre les engagements comptables
o Mettre en recouvrement les recettes (participations familiales)
o Instruire les demandes de remboursements (vérifier la complétude et la recevabilité)
concernant les activités (périscolaires, extrascolaires, restaurations scolaires, restaurations enseignants et les Beaux-Arts)
o Mettre en paiement les dépenses (les remboursements, frais afférents aux moyens de
paiement proposés dans le cadre de la régie de recettes)
o Effectuer les opérations de fin d’exercice
o Préparer les divers courriers (aux partenaires et aux usagers) concernant l’exécution
budgétaire (litiges concernant la liquidation, réponses aux demandes de remboursements…)

Être mandataire de la régie de recettes
o Émettre les factures correspondant aux sommes dues
o Encaisser les valeurs, sur la base des factures émises
o Saisir les encaissements sur le progiciel
o Contrôler la période d’encaissement
o Tenir la caisse
o Faire les bordereaux de la régie d’encaissement

Pilotage de la facturation des activités périscolaires, extrascolaires, restaurations scolaires, restaurations des enseignants
o Procéder à la facturation des diverses activités du service mensuellement
o Finaliser la facturation (ajustement tarifaires liés aux Protocoles d’Accueils
Individualisés, aux réciprocités tarifaires, aux gardes alternées et aux décisions de la
commission sociale, contrôle de la cohérence globale du train de facturation)
o Actualiser le tableau de bord

Saisies des données des activités
o Pointer et régulariser le planning activités pour la facturation (périscolaires,
extrascolaires et restaurations scolaires)
o Saisir et actualiser les données dans des progiciels : réciprocité tarifaire, garde
alternée, commission sociale, fiche sanitaire
o Traiter les demandes transmises via les divers messageries (FVS ; Elise ; GRU, CIVILNET
Enfance…)

Suivi et restitution de l’activité
o Construire, actualiser et commenter les différents tableaux de bord mensuels (recettes et dépenses)
o Extraction de données pour études statistiques

Participation au suivi de l’activité du service - renfort une fois hebdomadaire sur des missions autres faisant partie du service

Accueil et information
o Accueillir (en présentiel ou par téléphone)
o Informer (en consultant le progiciel, si nécessaire)
o Saisir la hiérarchie en cas de situation « complexe » et/ou de conflit
o Accompagnement des familles sur l’Espace Familles via les bornes mises à
disposition

Instruction des demandes de calcul du quotient familial
o Vérifier la complétude (pièces justificatives) de la demande
o Saisir les données dans le progiciel
o Remettre à l’usager la fiche lui notifiant son quotient familial

Inscriptions aux activités Péri et Extrascolaires
o Pour ces activités, l’inscription est « simultanée » au règlement des participations familiales
o Vérifier que le demandeur est à jour du règlement de ses créances de restauration scolaire ou concernant les activités péri et extrascolaires
o Vérifier le dossier d’inscription aux séjours, mini-séjours et classes d’environnements

Inscriptions scolaires
o Vérifier la complétude (pièces justificatives) de la demande
o Saisir les pré-inscriptions scolaires dans le progiciel avec calcul du quotient familial et fiche sanitaire si non renseignée dans l’Espace Familles

Participation à des réunions de service, avec des partenaires internes et/ou externes

Archivage
o Préparer les boîtes d’archives
o Préparer les bordereaux de versement et les soumettre à la hiérarchie pour validation

Être force de proposition et participer à l’évaluation et à l’évolution de l’activité

INTERACTIONS PROFESSIONNELLES

Partenaires en interne :
o Autres services de la Direction des Accueils et Formalités
o Mairies Annexes
o Direction de l’Éducation
o Direction des Finances
o Direction des Actions Sociales

Partenaires en externe
Trésor Public, SIIM, délégataire de la restauration collective (SEMGEST)