Agent de gestion administrative
Emploi MAIRIE DE MAUBEUGE
Avenue Albert Ier, 59600 Maubeuge, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Au sein du service affaires administratives, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Gestion des courriers papier des usagers (demande de location de salle, demandes de stage, dossiers d’urbanisme…) remis à l’accueil de la mairie, enregistrement sur un registre et transmission au service courrier pour traitement et diffusion via le logiciel courrier
- Gestion des envois d’avis de mention d’état civil
- Gestion des prises des rendez-vous pour les demandes de cartes nationales d’identité et passeports via le logiciel Synbird
- Affichage de documents et d’informations (arrêtés préfectoraux, bans de mariage, affichage électoral, planning des permanences…)
- Préparation et mise en forme de dossiers administratifs
- Réalisation de travaux de bureautique
- Tri et archivage de documents relatifs au service affaires administratives (état civil, cimetières, élections, recensement)
Activités annexes :
- Peut recevoir du public et des appels téléphoniques
- Délivrance de documents divers
Conditions d'exercice :
- Travail en bureau
- Travail en équipe au sein du service
- Travail le samedi par roulement
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Gestion des envois d’avis de mention d’état civil
- Gestion des prises des rendez-vous pour les demandes de cartes nationales d’identité et passeports via le logiciel Synbird
- Affichage de documents et d’informations (arrêtés préfectoraux, bans de mariage, affichage électoral, planning des permanences…)
- Préparation et mise en forme de dossiers administratifs
- Réalisation de travaux de bureautique
- Tri et archivage de documents relatifs au service affaires administratives (état civil, cimetières, élections, recensement)
Activités annexes :
- Peut recevoir du public et des appels téléphoniques
- Délivrance de documents divers
Conditions d'exercice :
- Travail en bureau
- Travail en équipe au sein du service
- Travail le samedi par roulement
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Profil recherché
- Expérience dans un emploi similaire souhaitée
Savoirs :
- Règle de base en orthographe, syntaxe et grammaire
- Vocabulaire professionnel du service
- Techniques et outils de communication
- Logiciels de bureautique et logiciels métiers (état civil, élections, CNI, passeports)
- Activités, fonctionnement et partenaires du service
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement et d’archivage
- Organisation de la collectivité
- Connaissance des techniques d’accueil
Savoirs faire :
- Respecter les procédures du service
- Respecter les délais d’affichage et de mise à jour des documents et des informations
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels métiers
- Saisir des documents de formes et contenus divers en respectant la charte graphique
- Réceptionner et orienter les courriers électroniques et papier
- S’exprimer correctement oralement et par écrit
- Trier et archiver des dossiers de manière simple et accessible à tous
- Savoir reformuler une demande, prendre un message et retransmettre
- Faire preuve de polyvalence
Savoir être :
- Sens du service public
- Sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle et de neutralité
- Disponibilité, organisation et réactivité
- Diplomatie et aisance relationnelle
- Etre à l’écoute des besoins du service
Savoirs :
- Règle de base en orthographe, syntaxe et grammaire
- Vocabulaire professionnel du service
- Techniques et outils de communication
- Logiciels de bureautique et logiciels métiers (état civil, élections, CNI, passeports)
- Activités, fonctionnement et partenaires du service
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement et d’archivage
- Organisation de la collectivité
- Connaissance des techniques d’accueil
Savoirs faire :
- Respecter les procédures du service
- Respecter les délais d’affichage et de mise à jour des documents et des informations
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels métiers
- Saisir des documents de formes et contenus divers en respectant la charte graphique
- Réceptionner et orienter les courriers électroniques et papier
- S’exprimer correctement oralement et par écrit
- Trier et archiver des dossiers de manière simple et accessible à tous
- Savoir reformuler une demande, prendre un message et retransmettre
- Faire preuve de polyvalence
Savoir être :
- Sens du service public
- Sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle et de neutralité
- Disponibilité, organisation et réactivité
- Diplomatie et aisance relationnelle
- Etre à l’écoute des besoins du service
Autres informations
Non renseignées
il y a 4 jours
Recevez des offres d’emplois similaires à Agent de gestion administrative par mail
Découvrez bien d'offres d'emploi public sur jobpublic.fr