Agent d'état civil

Située entre Sète et Montpellier, au pied du massif de la Gardiole, la commune de Gigean (6700 habitants) est en plein développement et attache une grande importance à la qualité de son accueil et de ses services à la population.
Au sein du pôle population, composé à terme de trois agents, vous contribuerez à la gestion de l’état civil et participerez à la vie du service public de proximité.
Le poste proposé couvre un cœur de mission centré sur l’état civil, tout en intégrant une polyvalence progressive sur les autres volets du pôle : accueil du public, gestion des associations, affaires funéraires et cimetière.
Ce poste s’adresse à un agent rigoureux, organisé, aimant le contact avec le public et souhaitant s’impliquer dans un service de proximité à taille humaine.

1. État civil (cœur de mission)
- Accueillir, informer et accompagner les usagers sur les démarches d’état civil : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, décès, parrainages civils, etc.
- Instruire les dossiers et rédiger les actes d’état civil dans le respect du cadre réglementaire
- Assurer la tenue et la mise à jour des registres (papier et informatiques)
- Préparer les cérémonies de mariage et assister les élus dans leur organisation
- Apposer les mentions marginales, délivrer les actes, et gérer les échanges via la plateforme COMEDEC

2. Accueil et services à la population
- Assurer ponctuellement le remplacement ou le renfort à l’accueil général de la mairie
- Informer et orienter les administrés sur l’ensemble des démarches communales
- Participer à la gestion du standard et au traitement du courrier
- Enregistrer certaines démarches administratives de premier niveau (cartes, formulaires, demandes diverses)

3. Vie associative
- Tenir à jour le répertoire communal des associations
- Participer au suivi administratif des subventions et conventions d’objectifs
- Gérer la réservation des salles et équipements municipaux
- Accompagner les associations dans leurs démarches administratives ou logistiques

4. Affaires funéraires et gestion du cimetière
- Accueil et accompagnement des familles :
o Informer les usagers sur les démarches à effectuer lors d’un décès
o Accueillir les opérateurs funéraires et veiller à la bonne organisation des inhumations et opérations diverses
o Assurer une écoute bienveillante et un accompagnement respectueux des familles en deuil
- Gestion administrative du cimetière :
o Tenir à jour le registre des concessions et le plan du cimetière (papier et numérique)
o Rédiger et suivre les actes de concession, renouvellements, retraits, reprises administratives
o Gérer les délais de rotation, les reprises de sépultures en état d’abandon et les relances des ayants droit
o Mettre à jour la base de données et les fiches concessionnaires
- Suivi technique et coordination :
o Planifier les interventions des entreprises funéraires et des services techniques municipaux
o Vérifier la conformité des opérations funéraires aux règlements et à la législation (Code général des collectivités territoriales, règlement du cimetière)
o Participer à l’amélioration du règlement communal du cimetière