Agent d’état civil (h/f)

Au sein de la Direction Citoyenneté et Services à la Population, l’unité mise à jour des actes et des livrets de famille a pour mission d’accueillir le public et de gérer les rendez-vous, de délivrer les actes d’état civil (actes dressés ou transcrits, reconnaissances), d’organiser les cérémonies de mariage, de baptême civil et de PACS, d’établir des titres d’identité ainsi que diverses formalités administratives. Elle collabore également avec de nombreux partenaires extérieurs (parquet, entreprises de pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes…).

Vous serez chargé d’assurer l’accueil et l’information du public, ainsi que la réalisation des formalités liées à la mise à jour des actes d’état civil et à l’établissement ou à la mise à jour des livrets de famille, dans le respect de la réglementation en vigueur.

Vos missions principales seront :
* L’accueil (physique et téléphonique) et information du public :
Les formalités relatives au traitement des mentions marginales sur les actes dressés à Nice :
- Vous analyserez les documents reçus (avis de mention, jugements, actes de notoriété) ;
- Vous enregistrerez les informations informatiquement ;
- Vous enregistrerez les informations manuscrites sur les registres ;
- Vous établirez des avis de mentions extérieures ;
- Vous établirez des courriers aux administrations, aux administrés et aux professionnels ;
- Vous établirez des demandes de rectifications d’actes ;
- Vous mettrez à jour les statistiques et les tableaux indicateurs ;
- Vous classerez les documents ;
- Vous informerez régulièrement la hiérarchie de l’activité de la mission.

Les formalités relatives à l’établissement ou à la mise à jour de livrets de famille :
- Vous produirez les livrets de famille à l’aide du logiciel SIECLE en recueillant et saisissant les informations, en gérant les différentes étapes de l’élaboration : contrôle des pièces, relecture des actes, relations avec les autres mairies et administrés, complétude du livret de famille ;
- Vous mettrez à jour les livrets de famille : contrôle des pièces et complétude du livret dans la zone appropriée ;
- Vous mettrez à jour le tableau de suivi des livrets de famille ;
- Vous tiendrez à jour les statistiques ;
- Vous classerez les documents ;
- Vous informerez régulièrement la hiérarchie de l’activité de la mission.

Les réponses aux mails de la boîte mail générique concernant les domaines des mentions et des livrets :
- Vous répondrez aux mails de la boîte générique dans ces domaines.

L’entretien permanent des connaissances et des procédures dans les domaines suivants :
- Vous vous tiendrez informé de la réglementation de l’état civil ;
- Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique du public ;
- Vous maîtriserez les applications informatiques nécessaires.

Vos missions occasionnelles :
* L'accueil du public et des généalogistes avec surveillance et sécurisation des registres en l’absence de l’archiviste :
- Vous contrôlerez l’identité et l’habilitation de toute personne s’introduisant dans la salle des registres ;
- Vous tiendrez une main courante pour assurer la traçabilité ;
- Vous veillerez au respect de la réglementation en matière de consultation des registres et des tables décennales.

* La participation aux cérémonies de mariage (y compris des permanences le samedi) :
- Vous prendrez la parole en salle et lirez l’acte.

* La participation à l’accueil des usagers :
- Vous informerez les usagers, prendrez les rendez-vous et délivrerez les actes ou formalités rapides.

Vos missions annexes seront :
- Vous serez polyvalent sur les missions exécutées au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité ;
- Vous assurerez la polyvalence géographique.