Agent du service Accueil / Etat-civil / Cabinet du Maire

Au sein du service administratif (12 agents) de la Commune de Villemoustaussou (4500 hab.), placé(e) sous la responsabilité de la DGS, vous serez chargé(e) de l'accueil des administrés, la gestion de la population et vous serez en relation étroite avec les élus dans le cadre de la gestion du cabinet du Maire.
Le travail s'effectue en binôme, en alternance sur ces deux missions.

ACCUEIL
 Accueil physique des usagers
 Accueil téléphonique - gestion du standard : réception des appels, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
 Réception et diffusion de l’information : enregistrement du courrier arrivé/départ (+ machine à affranchir) transmission à la DGS, envoi du courrier, diffusion de l’information en général – utilisation du logiciel de dématérialisation de courrier
 Gestion de l’état-civil : mariage, décès, naissance (actes, copies d’actes….), tables décennales…
 Gestion des dossiers tels que les étrangers, le cimetière, demande de naturalisation, baptême
 Bureautique : saisie et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, attestations…)
 Mise en place de l’affichage à l’accueil
 Exécution et suivi des procédures administratives
 Classement – archivage des dossiers du service

CABINET DU MAIRE
 Courrier du Maire et des Elus - Rendez-vous du Maire et des Elus
 Planning du Maire et du conseil municipal – gestion des agendas partagés
 Préparation et organisations des manifestations et des cérémonies (inauguration, commémoration, spectacles, expositions…) – gestion du protocole
 Liens avec l'intercommunalité Carcassonne Agglo & le CIAS : correspondances, délibérations, compte-rendu, classement
 Gestion des réservations des salles municipales (plannings, courriers, cautions…)
 Missions au service des Affaires Générales à hauteur de 20% du temps de travail par semaine

Autre mission occasionnelle : délivrance des pièces d’identité