Agent-e d’accueil généraliste

Le service Accueils des publics est en charge de l’ensemble des fonctions d’accueil généraliste de premier niveau : accueil des usager·ère·s, tous publics et tous canaux (physique, téléphonique, courrier, mail). Il s’organise sous l’autorité de la cheffe de service autour de 2 unités sur les sites de l’Hôtel de Ville – HDV (hall Public/Hall Protocolaire) et du Centre communal Camille Claudel.

Placé·e sous l'autorité du responsable de l’unité HDV et au sein d’une équipe composée de 17 agent·e·s, le·la chargé·e d’accueil devra assurer les activités d’accueil, d’orientation, d’information du public y compris la délivrance de prestations simples et rapides (administratives et Ressources Humaines), la qualification et l’enregistrement de la demande usagers de la collectivité. Face aux évolutions de la société ainsi qu’aux évolutions techniques, les missions de l’équipe d’accueil sont susceptibles de se transformer.

Activités Front Office (contact direct avec le public en accueil physique et téléphonique environ 90 % du temps) :


Gestion de la demande usager  (au téléphone et en physique) :
Orientation/Mise en relation avec élu·e·s, services experts ou organismes compétents
Renseignement 1er niveau (tous canaux d’entrée)
Enregistrement et qualification de la demande dans applis métiers (suivi de la demande usager, gestion de la file d’attente, Fil de la Ville)
Informations sur le suivi de la demande
Délivrance de prestations courtes (prestations des Services de la Relation aux Usagers et Ressources Humaines) à l’accueil physique
Prise de rendez-vous pour les démarches administratives
Informations, vérification de la complétude des dossiers, retrait de documents et titres d’identité,
Réception et remise de documents
« Aller vers » : accueil personnalisé  dans le Hall Public:
Réception et remise de documents Accompagnement aux démarches, utilisation de la borne à tickets rdv et orientation
Soutien à l’utilisation des outils numériques et matériel mis à disposition du public (copieurs, photomatons, boucles à induction magnétique).

Activités Back Office (sans contact direct avec le public environ 10 % du temps) :


Affectation et qualification des demandes usagers courrier/mail dans l’application métier GRC Publik
Réponse de 1er niveau : envoi de fiches de renseignement Base de Connaissances
Tenue de la boite courriel du service


Missions secondaires :


Gestion des prêts de matériel (boucle à induction magnétique, ordinateurs portables)
Mise à jour de l’annuaire
Veille à la tenue générale des espaces d’accueil (bureaux banalisés/hall public/hall d’honneur/parvis)
Documentation : gestion documents en libre-service
Réception des objets trouvés
Ateliers pédagogiques à destination de groupes (sur la base du volontariat).