Agent-e de l’unité démarches administratives et citoyennes

Le service Relations aux usagers est en charge de la délivrance de prestations régaliennes (État civil, Élections, Formalités administratives, Cimetières). Il s’inscrit dans une démarche d’évolutions, de transformations et de modernisation dans le cadre du projet de direction et du projet de gestion de la relation usagers.

Au sein de ce service, l’unité démarches administratives et citoyennes est composée de 21 agents.

Dans le domaine électoral

II / Elle accueille, informe les usagers (carte électorale, inscription sur les listes électorales, vote par procuration…) et réceptionne les dépôts de demandes d’inscription en mairie,
Il / Elle contrôle la conformité des demandes d’inscription sur les listes électorales et des procurations,
Il / elle saisit les inscriptions et changements d’adresse sur les listes électorales ainsi que les procurations dans le logiciel métier,
II / Elle prépare la logistique pour la bonne tenue des scrutins,
Il / Elle installe les bureaux de vote les week-ends de scrutins,
Il / Elle participe à la bonne organisation des élections les journées de scrutins.

Dans le domaine du recensement de la population :

Il / Elle vérifie sur site les listes des communautés et des adresses à enquêter,
Il / Elle contrôle les divergences avec le RIL (Répertoire des Immeubles Localisés),
Il / Elle recense et traite les problématiques d’accès aux immeubles à recenser.
II I Elle coordonne plusieurs agents recenseurs pour suivre, contrôler et les accompagner dans leur travail de collecte,
Il / Elle traite les données du recensement : enregistrement des imprimés, suivi et réponses aux réclamations, opérations de clôture du recensement.

Dans le domaine de la démocratie participative :
II I Elle participe à la mise en œuvre des votations citoyennes,
Il / Elle contrôle le droit à voter pour le budget participatif.

Missions spécifiques

Accueil du public :

Selon les besoins de service, iI / elle accueille des usagers pour la réalisation des titres d’identité sécurisés : carte nationale d’identité et passeport
II / Elle accueille des usagers pour diverses formalités administratives, dont les plus courantes : attestations d’accueil, légalisations de signatures, copies conformes de documents, recensement citoyen etc.

Activités Back Office, sans contact direct avec le public => 15 % du temps de travail environ :

Elle assure le suivi des démarches administratives réceptionnées à l’accueil ou par mail (certificat de résidence, livre à parapher, etc)
II / Elle instruit les dossiers relatifs à la réglementation : ventes au déballage, syndicats professionnels, meublés de tourisme, etc.
II / Elle assure le traitement et le suivi des demandes entrantes usagers dématérialisées ou physiques (gestion des demandes par téléphone, courriers, etc)
Il/elle apporte les réponses aux demandes de recherches administratives dans le respect du cadre juridique
il / elle traite les demandes d’inscription sur les listes électorales, les retours de courriers et de cartes, tient à jour la liste électorale.

Activités ponctuelles

II I Elle, dans le cadre du tirage au sort des jurés d’assises, envoie des courriers, réceptionne des réponses, et transmet au Tribunal les formulaires de réponse et les NPAI,
II I Elle peut être amené·e à apporter un appui aux missions menées au sein du service et contribuer à la vie de ce dernier.
Il/Elle intervient en appui lors des déplacements à domicile pour l’instruction de titres d’identité mais aussi pour d’autres démarches administratives telles que les légalisations de signature, certificats de vie.