Agent en charge de l'accueil de la Mairie et de l'agence postale communale
Emploi COMMUNE LE GRAND BOURG
16 Rue Saint-Roch, 23240 Le Grand-Bourg, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Remplacement temporaire
Plein temps
Description
Au sein du service administratif composé de 3 agents et sous la responsabilité de la secrétaire générale de Mairie, l’agent devra assurer les missions d'accueil de la Mairie et de gestion de l'agence postale communale.
-LES MISSIONS D'ACCUEIL DE LA MAIRIE:
• Assurer l’accueil physique et téléphonique : accueillir le public avec amabilité - Renseigner le public - Recevoir, filtrer et orienter les appels - Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;
• Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier – Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée» - Assurer le traitement des courriers départ ;
• Communication– Afficher et diffuser les informations (Facebook, site internet, panneau d'affichage numérique) ;
• Répondre aux demandes d’état civil (copies d’actes, avis de mention…) ;
• Gérer les demandes de la population (Recensement militaire des jeunes – Dossier d’aide social ou APA, Attestation d’accueil…) ;
• Gestion des salles et du matériel de la commune : Gérer les réservations et tenir les plannings des salles - Rédiger et mettre à jour les conventions de location ou de mise à disposition des salles et matériels, maintenir un lien avec les associations ;
• Gestion locative- Rédiger les baux des locataires, préparer l’état des lieux d’entrée et/ou de sortie, communiquer les éléments nécessaires à l'émission des titres de loyers, révision de loyer et régularisation des charges en fin d’année ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs de la collectivité ;
- MISSION GESTION APC:
Services postaux :
• Assurer tout affranchissement manuel
• Vendre des timbres-poste à usage courant
• Vendre des enveloppes et Prêt-à-Poster
• Assurer le dépôt des objets y compris recommandés
• Traiter le retrait de lettres et de colis en instance
• Traiter le dépôt des procurations courrier
• Services de proximité : contrat de réexpédition du courrier...
Services financiers et prestations associées
• Gérer les dépôts et retraits d’espèces
• Assurer l’accueil physique et téléphonique : accueillir le public avec amabilité - Renseigner le public - Recevoir, filtrer et orienter les appels - Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;
• Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier – Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée» - Assurer le traitement des courriers départ ;
• Communication– Afficher et diffuser les informations (Facebook, site internet, panneau d'affichage numérique) ;
• Répondre aux demandes d’état civil (copies d’actes, avis de mention…) ;
• Gérer les demandes de la population (Recensement militaire des jeunes – Dossier d’aide social ou APA, Attestation d’accueil…) ;
• Gestion des salles et du matériel de la commune : Gérer les réservations et tenir les plannings des salles - Rédiger et mettre à jour les conventions de location ou de mise à disposition des salles et matériels, maintenir un lien avec les associations ;
• Gestion locative- Rédiger les baux des locataires, préparer l’état des lieux d’entrée et/ou de sortie, communiquer les éléments nécessaires à l'émission des titres de loyers, révision de loyer et régularisation des charges en fin d’année ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs de la collectivité ;
- MISSION GESTION APC:
Services postaux :
• Assurer tout affranchissement manuel
• Vendre des timbres-poste à usage courant
• Vendre des enveloppes et Prêt-à-Poster
• Assurer le dépôt des objets y compris recommandés
• Traiter le retrait de lettres et de colis en instance
• Traiter le dépôt des procurations courrier
• Services de proximité : contrat de réexpédition du courrier...
Services financiers et prestations associées
• Gérer les dépôts et retraits d’espèces
Profil recherché
Ce poste étant un poste clé, l’agent doit avoir le sens de l’accueil, de l’organisation et faire preuve d’une grande capacité d’adaptation.
Les compétences, savoirs faire et savoirs être attendus:
-Bonne maitrise des outils informatiques et numériques.
- Esprit de synthèse et d’organisation
- Capacité d’accueil, d’écoute et d’orientation
- Rigueur et fiabilité dans la réalisation des tâches administratives,
- Esprit d’équipe, discrétion, respect du secret professionnel et disponibilité, devoir de réserve,
- Garant de l'image du service public.
Les compétences, savoirs faire et savoirs être attendus:
-Bonne maitrise des outils informatiques et numériques.
- Esprit de synthèse et d’organisation
- Capacité d’accueil, d’écoute et d’orientation
- Rigueur et fiabilité dans la réalisation des tâches administratives,
- Esprit d’équipe, discrétion, respect du secret professionnel et disponibilité, devoir de réserve,
- Garant de l'image du service public.
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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