Agent en charge du protocole et de l'organisation des manifestationss

Sous la responsabilité du Responsable Loisirs et évènementiel et l’autorité de la Directrice Générale des Services en charge de la Solidarité et Animation du Territoire.

Organiser les pots/buffets ou collations :
• Concevoir, planifier et organiser les prestations de pots et de collations en collaboration avec les directions organisatrices des événements,
• Préparer l’ensemble des prestations et assurer la logistique avec l’appui des services organisateurs et /ou opérationnels (services techniques, direction culture et événementiel, etc…) ou de prestataires (traiteurs),
• Participer et / ou organiser et coordonner les équipes en charge de la mise en place du service, du débarrassage, du nettoyage et du rangement lors des pots et collations ;
• Assurer la gestion, le suivi et le réapprovisionnement des stocks de denrées et autres produits afférents à l’activité des festivités et cérémonies ;
• Rechercher de nouveaux produits en fonction des besoins ;
• Assurer et garantir la propreté des lieux de stockage et de préparation des denrées ;
• Veiller à l’application des règles d’hygiène et de sécurité au travail des équipes ;
• Veiller à la bonne tenue des équipes en charge du service.
Assurer la gestion administrative des prestations pots ou collations :
• Participer aux réunions de coordination avec les différents services et partenaires de la Ville ;
• Assurer le suivi budgétaire des enveloppes allouées aux pots et collations ;
• Assurer le suivi administratif des prestations pots ou collations (devis, bons de commandes, contrôle de la facturation des prestataires, contrôle des livraisons) ;
• Rechercher l’optimisation et le contrôle des coûts (qualité/prix des produits, négociations avec les fournisseurs, optimisation des stocks et de la consommation).
Assister le cabinet du Maire dans l’organisation, participer et assurer la supervision des cérémonies protocolaires (armistices, médailles de la ville…).