Agent polyvalent des affaires générales (h/f)

service etat civil

• Accueillir les usagers du centre administratif (accueil physique et téléphonique)
• Utiliser le logiciel d’accueil « tickets »

Mission Etat Civil :

• Instruire et suivre les dossiers de mariage et de décès
• Rédiger les actes d’état civil (naissance, reconnaissances, mariages, décès, changement de noms et prénoms)
• Rédiger les publications de mariage, participer à la célébration des mariages
• Collaborer avec les différentes autorités (Préfecture, TJ, TI, INSEE, notaire, avocat…)
• Instruire les dossiers d’attestation d’accueil
• Rédiger le journal d’état civil et rédiger des certificats (hérédité, concubinage)
• Légaliser les signatures de pièces administratives
• Instruire le recensement des jeunes
• Répondre aux demandes d’actes par courrier et par mail
• Enregistrer les divorces, les naissances extérieures et assurer leur suivi
• Traiter les demandes de livret de famille
• Appliquer les procédures communes pour chaque tâche effectuée

S’impliquer dans la démarche qualité mise en œuvre par la ville :

• Être acteur de la démarche qualité (s’informer, se former, participer, s’approprier les outils, transmettre les informations)
• Respecter les engagements qualité
• Contribuer à la collecte et au traitement des réclamations et des indicateurs qualité

Gérer l’administration des cimetières communaux :

• Coordonner la transmission des pièces entre les pompes funèbres et les cimetières
• Valider les autorisations de travaux après vérification
• Rédiger les autorisations (soins, transports, inhumations, crémations, exhumations, etc…)
• Mettre à jour les dossiers administratifs des concessions après chaque opération
• Saisir les concessions sur le logiciel REQUIEM
• Rédiger les titres et les taxes funéraires





Gérer les dossiers CNI-PASSEPORT :

• Renseigner le public sur la constitution des dossiers de CNI/PASSEPORTS
• Prise de rendez-vous sur le logiciel Orion
• Maitriser les outils informatiques spécifiques
• Instruire les CNI-PASSEPORTS
• Assurer le suivi des dossiers et des rejets avec la sous-préfecture
• Restituer les nouveaux titres et détruire les anciens

Participer à l’organisation des élections :

• Enregistrer les inscriptions sur les listes électorales
• Renseigner les organismes habilités sur des informations contenues dans les listes électorales
• Participation ponctuelle à l’organisation des élections et mise sous pli