AGENT POLYVALENT DU SECRETARIAT
Emploi CREIL
2 Rue Gambetta, 60100 Creil, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
La Ville de Creil recrute, au sein du Secrétariat Générale et Assemblées:
• Agent polyvalent du secrétariat (H/F)
• Cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux (Cat C)
• Agent polyvalent du secrétariat (H/F)
• Cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux (Cat C)
• Polyvalence ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service ;
• Réception, traitement et diffusion de l’information ;
• Organisation et planification des tâches quotidiennes du secrétariat ;
• Traitement et mise en forme des courriers, des comptes rendus, et des
• actes administratifs (délibérations, arrêtés et décisions) ;
• Gestion du traitement des arrêtés et des décisions de la collectivité ;
• Transmission des actes au contrôle de légalité, publication sur le site internet de la Ville ;
• Assurer la gestion des commissions municipales ;
• Assurer la gestion des autorisations de stationnement des taxis ;
• Traitement et suivi des syndicats professionnels ;
• Gestion du courrier entrant de la collectivité (ouverture, enregistrement et diffusion) ;
• Assurer la tenue des registres des actes (arrêtés, décisions et délibérations) en version numérique et papier ; en assurer la reliure ;
• Assurer la gestion du planning des salles de réunions ;
• Aide à la préparation des conseils municipaux ;
• Présence lors des séances des conseils municipaux ;
• Organiser le classement et l’archivage papier et numérique des documents ;
• Suivi et actualisation des fiches procédures en lien avec le responsable hiérarchique ;
• Remplacement au standard de la collectivité, en cas d’absence de la standardiste.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service ;
• Réception, traitement et diffusion de l’information ;
• Organisation et planification des tâches quotidiennes du secrétariat ;
• Traitement et mise en forme des courriers, des comptes rendus, et des
• actes administratifs (délibérations, arrêtés et décisions) ;
• Gestion du traitement des arrêtés et des décisions de la collectivité ;
• Transmission des actes au contrôle de légalité, publication sur le site internet de la Ville ;
• Assurer la gestion des commissions municipales ;
• Assurer la gestion des autorisations de stationnement des taxis ;
• Traitement et suivi des syndicats professionnels ;
• Gestion du courrier entrant de la collectivité (ouverture, enregistrement et diffusion) ;
• Assurer la tenue des registres des actes (arrêtés, décisions et délibérations) en version numérique et papier ; en assurer la reliure ;
• Assurer la gestion du planning des salles de réunions ;
• Aide à la préparation des conseils municipaux ;
• Présence lors des séances des conseils municipaux ;
• Organiser le classement et l’archivage papier et numérique des documents ;
• Suivi et actualisation des fiches procédures en lien avec le responsable hiérarchique ;
• Remplacement au standard de la collectivité, en cas d’absence de la standardiste.
Profil recherché
Savoirs:
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
• Travailler dans la polyvalence,
• Notion d’organisation,
• Gestion du temps et de l’urgence,
• Techniques de secrétariat et de travaux bureautiques
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs et suivi des procédures,
• Réalisation et suivi des tableaux de bord,
• Connaissances du fonctionnement et du suivi des instances.
• Rédaction et suivi des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés),
• Classement et archivage,
• Gérer les demandes des interlocuteurs.
Savoir-faire :
• Hiérarchiser les demandes selon leur degré d’urgence ou de priorité et amorcer le traitement,
• Assurer le suivi des parapheurs du service à la signature du Maire,
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
• Recueillir et transmettre des informations,
• Relever et relayer les demandes au bon interlocuteur,
• Filtrer et transmettre les messages téléphoniques,
• Respecter les délais de transmission de documents,
Savoir être:
• Autonome dans l’organisation du travail,
• Sens du service public,
• Capacité d’adaptation,
• Gestion des priorités,
• Discrétion, rigueur,
• Disponibilité,
• Esprit d’équipe et d’initiative,
• Gérer les situations de stress,
• Conscience professionnelle,
• Motivation et implication.
Habilitations :
• Bonne maitrise de Word et Excel
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
• Travailler dans la polyvalence,
• Notion d’organisation,
• Gestion du temps et de l’urgence,
• Techniques de secrétariat et de travaux bureautiques
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs et suivi des procédures,
• Réalisation et suivi des tableaux de bord,
• Connaissances du fonctionnement et du suivi des instances.
• Rédaction et suivi des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés),
• Classement et archivage,
• Gérer les demandes des interlocuteurs.
Savoir-faire :
• Hiérarchiser les demandes selon leur degré d’urgence ou de priorité et amorcer le traitement,
• Assurer le suivi des parapheurs du service à la signature du Maire,
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
• Recueillir et transmettre des informations,
• Relever et relayer les demandes au bon interlocuteur,
• Filtrer et transmettre les messages téléphoniques,
• Respecter les délais de transmission de documents,
Savoir être:
• Autonome dans l’organisation du travail,
• Sens du service public,
• Capacité d’adaptation,
• Gestion des priorités,
• Discrétion, rigueur,
• Disponibilité,
• Esprit d’équipe et d’initiative,
• Gérer les situations de stress,
• Conscience professionnelle,
• Motivation et implication.
Habilitations :
• Bonne maitrise de Word et Excel
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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