Agent polyvalent en charge de l'accueil des publics et d'actes de secrétariat courant H/F
Emploi COMMUNAUTE DE COMMUNES DES VILLES SOEURS
Eu (Seine-Maritime)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Temps partiel
Description
Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe en charge de la Direction générale adjointe des Moyens Généraux, vous intervenez en binôme pour assurer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des usagers de la communauté de communes.
Missions principales
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs (avec amabilité pour un accueil valorisant la CCVS ou des structures connexes)
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence
- Prendre des messages et les restituer efficacement pour une instruction et un traitement des dossiers par les services
- Adapter son intervention aux différents publics
- Apporter une réponse sur mesure aux visiteurs, savoir les orienter et les mettre en relation avec les services
- Renseigner sur les divers services et missions exercées par la CCVS, France Service …
- Connaître et renseigner sur les dispositifs existants des partenaires
- Réception des mails de la boîte mail générale et transfert à la DGS et aux services concernés
- Constituer, actualiser (minimum mensuellement) et diffuser un fonds documentaire (brochures, affiches …)
- Gestion du courrier (enregistrement, tri, scan)
- Affranchissement du courrier sortant de la CCVS
- Rédaction de courriers types en lien avec les différents services concernés
- Vérification des dossiers réceptionnés à l’accueil (ALSH, VAE …)
- Distribution des fournitures administratives et suivi du stock en lien avec le 2ème agent d’accueil
Activités accessoires / secondaires :
- Gestion du visiobus (réservations, remise des clés, état des lieux …)
- Photocopies et reliures de dossiers pour l’ensemble des services, mise sous pli et affranchissement des courriers à envoyer en nombre, inauguration, etc.
- Préparer les moments de convivialité de la collectivité (café, pot etc) y compris gestion des achats et de l’intendance et, le cas échéant, du service
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs (avec amabilité pour un accueil valorisant la CCVS ou des structures connexes)
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence
- Prendre des messages et les restituer efficacement pour une instruction et un traitement des dossiers par les services
- Adapter son intervention aux différents publics
- Apporter une réponse sur mesure aux visiteurs, savoir les orienter et les mettre en relation avec les services
- Renseigner sur les divers services et missions exercées par la CCVS, France Service …
- Connaître et renseigner sur les dispositifs existants des partenaires
- Réception des mails de la boîte mail générale et transfert à la DGS et aux services concernés
- Constituer, actualiser (minimum mensuellement) et diffuser un fonds documentaire (brochures, affiches …)
- Gestion du courrier (enregistrement, tri, scan)
- Affranchissement du courrier sortant de la CCVS
- Rédaction de courriers types en lien avec les différents services concernés
- Vérification des dossiers réceptionnés à l’accueil (ALSH, VAE …)
- Distribution des fournitures administratives et suivi du stock en lien avec le 2ème agent d’accueil
Activités accessoires / secondaires :
- Gestion du visiobus (réservations, remise des clés, état des lieux …)
- Photocopies et reliures de dossiers pour l’ensemble des services, mise sous pli et affranchissement des courriers à envoyer en nombre, inauguration, etc.
- Préparer les moments de convivialité de la collectivité (café, pot etc) y compris gestion des achats et de l’intendance et, le cas échéant, du service
Profil recherché
DIPLÔMES / COMPETENCES REQUISES
Niveau de diplôme requis : bac + 2
Agent administratif disposant d’une expérience significative en matière d’accueil en collectivités territoriales (expérience exigée).
QUALITÉS ATTENDUES
- Connaissances des outils de communication, des techniques d’accueil et règles téléphoniques,
- Aisance relationnelle et capacité d’écoute.
- Maitrise de l’écrit et de l’oral ; orthographe parfaite.
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel et powerpoint) et des règles générales de secrétariat.
- Autonomie
- Esprit d’initiative
- Gestion du temps, planification, méthode.
- Médiation, résolution de conflit.
- Intégrité, impartialité, grande discrétion.
- Capacité à travailler tant en autonomie qu’en équipe.
- Capacité d’adaptation.
- Curiosité et investissement personnel (se tenir informé(e) de la vie de la collectivité et ses instances).
Niveau de diplôme requis : bac + 2
Agent administratif disposant d’une expérience significative en matière d’accueil en collectivités territoriales (expérience exigée).
QUALITÉS ATTENDUES
- Connaissances des outils de communication, des techniques d’accueil et règles téléphoniques,
- Aisance relationnelle et capacité d’écoute.
- Maitrise de l’écrit et de l’oral ; orthographe parfaite.
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel et powerpoint) et des règles générales de secrétariat.
- Autonomie
- Esprit d’initiative
- Gestion du temps, planification, méthode.
- Médiation, résolution de conflit.
- Intégrité, impartialité, grande discrétion.
- Capacité à travailler tant en autonomie qu’en équipe.
- Capacité d’adaptation.
- Curiosité et investissement personnel (se tenir informé(e) de la vie de la collectivité et ses instances).
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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