Agent polyvalent Etat-Civil (h/f)

Satisfaire la demande des administrés en un seul et même lieu. La Ville s’astreint à répondre à toute demande, même au-delà de son domaine de compétences. Le service accompagne toutes les demandes de des administrés.

L'agent d’état civil polyvalent a pour mission d'accueillir et accompagner les usager-e-s dans leurs démarches, tenir et mettre à jour les registres de l’état civil dans le respect de la législation en vigueur et des engagements qualité de la Ville de Bry-sur-Marne.

Accueil du public et gestion des guichets
• Accueillir le public au guichet
• Répondre aux appels téléphoniques et renseigner les usagers
• Prendre les rendez-vous téléphoniques pour les démarches qui le nécessitent et indiquer les pièces à fournir lors du rendez-vous
Si besoin réorienter les administrés vers le bon service ou la bonne administration (MAE, Préfecture, etc.)
• Délivrer des copies et extraits des actes d'état civil
• Recueillir les demandes de livrets de famille
• Enregistrer les naissances et les reconnaissances
• Instruire les demandes de changement de nom ou de prénom
• Enregistrer les décès et délivrer toutes les autorisations nécessaires à l’organisation des obsèques avec accueil des familles ou des sociétés de pompes funèbres en mairie
• Accompagner les couples dans leur projet de mariage civil, de la prise d’informations à la célébration du mariage (2 à 3 rendez-vous en mairie avant la célébration)
• Auditionner les administrés souhaitant se marier dans un consulat général de France à l’étranger et des couples souhaitant se marier dans la commune
• Accompagner les couples dans leur projet de PACS de la prise d’informations à son enregistrement. Vérifier les demandes de modification et de dissolutions de PACS et les enregistrer.

Gestion administrative des dossiers d’état-civil
• Veiller à la bonne tenue des registres d’état civil
• Transcrire les naissances et les décès hors Commune sur les registres
• Répondre aux demandes de délivrance d’actes d’état civil adressées par internet, courrier et via COMEDEC (plateforme d’échanges de données dématérialisés entre les administrations, les notaires de France et la mairie).
• Apposer les mentions reçues sur les registres d'état civil (mariages, divorces, changements de régime matrimonial, répertoire civil, pacs, actes de notoriété, certificat de nationalité française, etc.)
• Apposer les jugements et les rectifications administratives sur les registres d'état civil
• Créer et mettre à jour les livrets de famille
• Constituer des dossiers de parrainage civil et de noces d’or
• Etablir les statistiques et les transmettre quotidiennement à l’INSEE et à la PMI (protection maternelle et infantile)
• Organiser et tenir l’archivage des dossiers d’état-civil

Gestion administrative du cimetière - En collaboration avec le gardien du cimetière et en son absence :
• Accueillir les familles en deuil et les entreprises de pompes funèbres
• Participer à la gestion administrative du cimetière : attribution et renouvellement des concessions, établissement des titres de concessions, tenue des registres, gestion des reprises, etc.
• Délivrer des autorisations de fermeture de cercueil, transports de corps, inhumations, exhumations, crémations, etc.
• Contrôler des documents et constituer des dossiers d’inhumation et d’exhumation
• Contrôler sur site l’état des sépultures, le respect de la règlementation funéraire par les divers intervenants
• Organiser l’agenda du cimetière

Organisation des scrutins électoraux - En collaboration avec l’accueil centralisé :
• Tenir et mettre à jour des listes électorales (inscriptions, radiations, refontes)
• Préparer les commissions électorales (ordre du jour, convocations, dossiers)
• Participer à l’organisation matérielle des scrutins (mise sous pli, commande et préparation des fournitures, enregistrement des procurations, édition des cartes électorales, des listes d’émargements, des divers listings, etc.)
• Participer aux journées et soirées électorales

Divers
• Suivre les dossiers de demande de médailles du travail et participer à l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes
• Gérer les inscriptions au recensement militaire et transmission trimestrielle au bureau du service national (BSN)
• Assurer la gestion des calendriers (mariages, cimetières)
• Assurer l’archivage des dossiers du service