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BONDY
Agent Polyvalent (h/f)
Mairie, Esplanade Claude Fuzier, Bondy (Seine-Saint-Denis (93))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Missions principales :
Vous assurez l'ensemble des missions relevant des services Accueil, Téléphonie, Courrier, Courses et affaires générales , en garantissant un accueil de qualité et un traitement efficace des demandes des usagers.
Vous assurez l'ensemble des missions relevant des services Accueil, Téléphonie, Courrier, Courses et affaires générales , en garantissant un accueil de qualité et un traitement efficace des demandes des usagers.
Votre mission
Missions liées au courrier:
Assurer la réception, l'ouverture, le tri et la répartition quotidienne du courrier dans les casiers des services.
Enregistrer et numéroter le courrier entrant à l'aide du logiciel dédié.
Gérer les courriers recommandés, assurer leur enregistrement dans les outils de suivi (Excel) ainsi que le suivi des arrivées, des départs et des retours par service.
Réaliser les opérations d'affranchissement (courrier économique, lettres prioritaires, recommandés, colis...).
Participer à la préparation et à l'expédition des envois en nombre.
Distribuer le courrier aux différents services de la mairie.
*Missions liées aux courses:
Effectuer les courses administratives demandées par les services municipaux auprès des différentes administrations (Préfecture, Conseil départemental, CAF, mairies, etc.), de l'IEN ainsi que des établissements scolaires, dans les meilleurs délais.
Assurer quotidiennement la distribution et la collecte du courrier entre les différents sites et services extérieurs.
Réaliser, si nécessaire, des déplacements exceptionnels sur Paris et en Île-de-France pour les besoins du service.
*Missions liées à l'accueil central:
Assurer l'accueil physique des administrés au sein de la mairie.
Participer au respect du planning hebdomadaire des agents d'accueil et de l'accueil téléphonique, dans le cadre de la polyvalence de l'équipe.
Accueillir, informer et orienter les usagers vers les services compétents tout en veillant à la bonne gestion des flux d'accueil.
Organiser et diffuser l'information auprès du public, notamment en assurant la mise à jour des affichages en lien avec le service communication.
Assurer la gestion des clés des bâtiments administratifs et des sites extérieurs en tenant à jour le registre prévu à cet effet.
*Missions liées à la téléphonie:
Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques à destination des services municipaux via le centre de contact de niveau 1.
Recueillir les messages et transmettre les demandes de rendez-vous aux services concernés.
Missions liées au guichet rapide mutualisé avec les services Enseignement / Élections / Affaires générales / État civil
Accueillir et traiter les demandes relatives aux prestations rapides des services Enseignement, Élections, Affaires générales et État civil.
Vérifier les pièces justificatives nécessaires à l'instruction des demandes, dater et tamponner les documents.
Informer les usagers sur les modalités de dépôt des dossiers de cartes nationales d'identité et de passeports.
*Missions liées à la borne numérique:
Accompagner les usagers dans l'utilisation des outils numériques et la réalisation de leurs démarches en ligne.
Assurer la prise de rendez-vous via les outils numériques.
Assurer la réception, l'ouverture, le tri et la répartition quotidienne du courrier dans les casiers des services.
Enregistrer et numéroter le courrier entrant à l'aide du logiciel dédié.
Gérer les courriers recommandés, assurer leur enregistrement dans les outils de suivi (Excel) ainsi que le suivi des arrivées, des départs et des retours par service.
Réaliser les opérations d'affranchissement (courrier économique, lettres prioritaires, recommandés, colis...).
Participer à la préparation et à l'expédition des envois en nombre.
Distribuer le courrier aux différents services de la mairie.
*Missions liées aux courses:
Effectuer les courses administratives demandées par les services municipaux auprès des différentes administrations (Préfecture, Conseil départemental, CAF, mairies, etc.), de l'IEN ainsi que des établissements scolaires, dans les meilleurs délais.
Assurer quotidiennement la distribution et la collecte du courrier entre les différents sites et services extérieurs.
Réaliser, si nécessaire, des déplacements exceptionnels sur Paris et en Île-de-France pour les besoins du service.
*Missions liées à l'accueil central:
Assurer l'accueil physique des administrés au sein de la mairie.
Participer au respect du planning hebdomadaire des agents d'accueil et de l'accueil téléphonique, dans le cadre de la polyvalence de l'équipe.
Accueillir, informer et orienter les usagers vers les services compétents tout en veillant à la bonne gestion des flux d'accueil.
Organiser et diffuser l'information auprès du public, notamment en assurant la mise à jour des affichages en lien avec le service communication.
Assurer la gestion des clés des bâtiments administratifs et des sites extérieurs en tenant à jour le registre prévu à cet effet.
*Missions liées à la téléphonie:
Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques à destination des services municipaux via le centre de contact de niveau 1.
Recueillir les messages et transmettre les demandes de rendez-vous aux services concernés.
Missions liées au guichet rapide mutualisé avec les services Enseignement / Élections / Affaires générales / État civil
Accueillir et traiter les demandes relatives aux prestations rapides des services Enseignement, Élections, Affaires générales et État civil.
Vérifier les pièces justificatives nécessaires à l'instruction des demandes, dater et tamponner les documents.
Informer les usagers sur les modalités de dépôt des dossiers de cartes nationales d'identité et de passeports.
*Missions liées à la borne numérique:
Accompagner les usagers dans l'utilisation des outils numériques et la réalisation de leurs démarches en ligne.
Assurer la prise de rendez-vous via les outils numériques.
Profil recherché
Vous disposez d'un excellent sens de l'accueil, de qualités relationnelles et d'une réelle aptitude au service public. Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), vous savez gérer les priorités et faire preuve de discrétion. Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les démarches administratives et numériques. Une expérience sur un poste similaire, idéalement en collectivité territoriale, est appréciée.
Autres informations
Non renseignées