Agent.e d’accueil naissance décès livret de famille

La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, plus de 163 000 habitants.es) recrute, par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle : un.e agent.e d’accueil naissance décès livret de famille sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux.

Placé.e sous la responsabilité du.de la responsable du service état civil, vous êtes en charge :
• De l’accueil du public dans le cadre des activités du service état civil et de la direction population
• Du traitement administratif des dossiers

Activités de guichet : accueillir les usagers.ères sur les différents types de postes :

• Procéder aux déclarations de naissance, reconnaissances et décès
• Procéder à la signature des actes de naissance et restitution des dossiers de naissance aux usagers.ères
• Traiter les demandes de livret de famille
• Traiter les demandes de changements de prénom, de mise en concordance de nom et de changement du nom du mineur
• Traiter les demandes de rectifications administratives
• Procéder aux signatures des conventions de PACS
• Renseigner les usagers.ères sur les dossiers de mariages, de PACS
• Réceptionner et vérifier les dossiers constitués par les futurs couples
• Réaliser les activités en guichet poly-activé
• Accueillir les usagers.ères à l’accueil formalités (renseignement et orientation des usagers.ères, contrôle des dossiers)

Activités de travail arrière :

• Créer et saisir informatiquement les actes de naissance
• Créer les livrets de famille
• Traiter le courrier de l’unité naissance-décès-livret de famille
• Traiter les transcriptions de décès et les naissances extérieures
• Traiter informatiquement le transit des livrets de famille et assurer leur suivi
• Traiter la gestion des remises de livrets de famille
• Assurer le rappel des usagers.ère pour la signature des actes et la restitution des dossiers de naissance
• Assister l’élu.e lors de la célébration des mariages
• Assurer l’accueil téléphonique des usagers.ères
• Apposer les mentions registres des deux unités en cas de nécessité
• Traiter les demandes de copies d’actes
• Archivage des dossiers, et missions de reprise en antériorité
• Contribuer au bon fonctionnement du système qualité (mise en œuvre des protocoles, participation aux groupes qualité etc.)

En l’absence du.de la coordonnateur.trice :

• Assurer le traitement informatique des changements de prénoms, des mises en concordance des noms, des jugements déclaratifs de naissance et des rectifications administratives,
• Traiter les demandes arrivées via Publik