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CONSEIL DEPARTEMENTAL DE MEURTHE ET MOSELLE
Agent.e de gestion administrative - Offre CDD 717
48 Esplanade Jacques Baudot, Nancy (Meurthe-et-Moselle (54))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Remplacement temporaire
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 jour
Description du poste
MISSION : l'agent de gestion administrative apporte un appui administratif au responsable du service jeunesse. Il. Elle suit les dossiers administratifs des deux pôles Education populaire/sports et engagement/citoyenneté et Revenu d'émancipation jeunes (REJ), est en relation avec les usagers et gère les activités logistiques et organisationnelles du service.
Votre mission
Suivi administratif
* Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
* En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
* Peut intervenir pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
* Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d'activités du service
* Trie, classe et archive les documents du service
* Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire, notamment les dépôts de notes et de rapports
Accueil et relations avec le public
* Assure l'accueil téléphonique et physique du service, renseigne sur les dispositifs éducation populaire, sports, participation citoyenne et REJ et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
* Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur
Spécificités
● Assure la publication et le suivi des missions de service civique
● Assure la gestion des dossiers de recrutement en lien avec les services de l'Etat et la DRH
● Gère les frais de déplacement des agents du service et des volontaires en service civique
● Gère la logistique et l'organisation des formations des volontaires
Contrat à durée déterminée
Durée 1 mois, renouvelable
Dès que possible
* Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
* En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
* Peut intervenir pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
* Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d'activités du service
* Trie, classe et archive les documents du service
* Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire, notamment les dépôts de notes et de rapports
Accueil et relations avec le public
* Assure l'accueil téléphonique et physique du service, renseigne sur les dispositifs éducation populaire, sports, participation citoyenne et REJ et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
* Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur
Spécificités
● Assure la publication et le suivi des missions de service civique
● Assure la gestion des dossiers de recrutement en lien avec les services de l'Etat et la DRH
● Gère les frais de déplacement des agents du service et des volontaires en service civique
● Gère la logistique et l'organisation des formations des volontaires
Contrat à durée déterminée
Durée 1 mois, renouvelable
Dès que possible
Profil recherché
Compétences relationnelles :
* Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir se rendre disponible
* Coopérer avec les autres services de la direction
Compétences stratégiques :
* Etre capable de prendre des initiatives
* Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
* Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
* Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
Compétences techniques :
* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Rédiger des courriers simples
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage, ...)
* Mettre en forme les documents selon la charte graphique
* Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
* Utiliser les logiciels et outils spécifiques du service et de l'activité
* Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir se rendre disponible
* Coopérer avec les autres services de la direction
Compétences stratégiques :
* Etre capable de prendre des initiatives
* Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
* Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
* Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
Compétences techniques :
* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Rédiger des courriers simples
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage, ...)
* Mettre en forme les documents selon la charte graphique
* Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
* Utiliser les logiciels et outils spécifiques du service et de l'activité
Autres informations
Non renseignées