Agent(e) de gestion administrative polyvalent(e)/ secrétaire de la Direction Générale

Sous la responsabilité de la coordinatrice de l'administration générale, au sein d’une équipe, en polyvalence, l'agent(e) apporte une assistance administrative et logistique aux dossiers du Directeur Général des Services, des Directeurs Généraux Adjoints et de la coordinatrice. L'emploi de secrétaire implique d'avoir connaissance des questions d'ordre général de l'administration de la collectivité, d'assurer le lien entre la direction et l'ensemble des services de la ville. Par la qualité de son travail, l'agent(e) contribue au bon fonctionnement du service et facilite la quotidienneté de l'encadrement décisionnel.

• Assistance administrative et logistique d’un(e) DGS/DGA
- Suivi administratif des dossiers DGS/DGA : préparation et constitution en collaboration avec la coordinatrice des différents dossiers relatifs aux missions des DGA et en lien étroit avec l'ensemble des services de la ville, organisation, recherche documentaire, classement, mise à jour, ouverture hebdomadaire de nouveaux dossiers pour les réunions Direction Générale, coordinations et GRE/ COODIR, rencontres Maire/agents, Bureaux Municipaux, et Conseils Municipaux
- Gestion et priorisation des mails
- Gestion et suivi quotidien de l'agenda électronique : organiser l'agenda, prendre des rendez-vous, positionner des réunions en fonction des priorités du cadre
- Accueil téléphonique : filtrage des communications téléphoniques, prise de rendez-vous et autres informations, traitement et gestion des messages
- Accueil physique des usagers ou partenaires
- Planification et organisation de réunions demandant la présence d'élus et directeurs et partenaires aux emplois du temps complexes
- Mise en forme et frappe de document, rapports, etc.
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Préparation et suivi des dossiers
- Préparation et organisation matérielle de réunions
- Gestion d'outils

• Assistance administrative de la coordinatrice de l'administration générale
- Frappe et diffusion des PV des bureaux municipaux
- Gestion des astreintes (cadres), commissions GRE et commissions ville
- Gestion du courrier postal/courriel électronique/fax de l’ensemble de la collectivité : tri, dépouillement, saisie informatique, photocopie, diffusion et suivi, recherche à la demande des services, insertion dans une base de données, gestion et priorisation des mails
- Secrétariat divers : mise en forme, frappe et classement de documents
- Gestion et suivi quotidien de l'agenda électronique
- Accueil téléphonique : filtrage des communications téléphoniques, prise de rendez-vous et autres informations, traitement et gestion des messages
- Accueil physique des usagers
- Planification et organisation de réunions demandant la présence d'élus et directeurs et partenaires aux emplois du temps complexes
- Organisation des rencontres avec les directions (planning, ordre du jour, fiche de RDV)
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Préparation et suivi des dossiers
- Gestion des dossiers d'usagers (logement, emploi, demande de stage etc.)
- Préparation et organisation matérielle de réunions
- Gestion d'outils
- Gestion logistique des parapheurs : accompagner la circulation, effectuer des recherches, si nécessaire
- Gestion administrative des arrêtés du Maire (hors domaine RH) : enregistrer, établir des registres réglementaires, classer, archiver, effectuer des recherches, etc.
- Participation à la vie du service : accompagnement de l'ensemble des services en fonction des demandes et/ou besoins
- Gestion des demandes de prestations de restauration
- Accueillir des stagiaires
- Suivre des éléments RH pour des agents du service : congés de l’encadrement supérieur, etc.
- Suivi des fournitures : commande, réception, et vérification
- Budget Ville : devis, bon de commande, suivi fournisseur
- Préparation des arbritrages budgétaires
- Suivi des départs à la retraite des agents