MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Assure la mission de coursier, de courrier et d'appariteur pour la collectivité
Assure la réception, la distribution, la collecte et l’expédition de l’ensemble du courrier (services municipaux, administrations extérieures, Trésor public, Centre de tri à la Poste…)
Organisation et assure le bon fonctionnement du servie des réceptions
MISSIONS SPÉCIFIQUES DU POSTE

COURSIER – COURRIER

Réception, tri et orientation du courrier entrant
Participation à l’enregistrement du courrier dans l’outil dédié (logiciel métier Elise)
Collecte du courrier dans les différents sites et boîtes postales
Distribution du courrier dans les services et organismes extérieurs
Affranchissement, tri et préparation du courrier sortant
Dépôt et récupération du courrier auprès de La Poste
Réponse aux besoins logistiques du Maire, du Cabinet et des Élu(e)s dans le cadre de leurs fonctions
Portage et acheminement de documents, de fournitures et marchandises auprès des partenaires et prestataires

RECEPTIF

Organisation des réceptions et participations au service
Gestion des stocks et des commandes liées aux réceptions
Achats et négociations avec les différents fournisseurs et mis en concurrence des tarifs pour minimiser les charges et les dépenses
Préparation logistique des réceptions de la collectivité
Encadrement opérationnel de l’équipe de service des réceptions de la collectivité lors des événements
Suivi administratif des dépenses : réalisation des bons de commande (logiciel métier Ciril), réception des commandes…
Contribution au suivi de la ligne budgétaire du réceptif
Mise à jour des fichiers et outils de suivi
Collaboration avec les services municipaux et partenaires extérieurs (direction de la communication, centre technique municipal, services des jardins, fêtes et cérémonies, reprographie – Destination Biarritz…)
Aménagement des salles en configuration « réception »
Commande et distribution des repas dans le cadre des déjeuners de travail
Mise en place des salles du 1er étage de la Mairie, en collaboration avec le service fêtes et cérémonies (mariages, conseils municipaux, chevalets, eau…)

Qualifications nécessaires :
BEP – Permis VL
Maitrise de l’expression écrite

Compétences techniques :

Savoirs
Connaissance de l’environnement professionnel et de l’organisation de la collectivité
Connaissance du circuit courrier et des procédures internes
Connaissance sur l’organisation des réceptions
Notions de formalisme administratif

Savoir-Faire
Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier
Compléter et renseigner des documents administratifs liés à l’activité
Appliquer des consignes et des procédures
Utiliser les outils informatiques courants
Organiser son activité en fonction des priorités et des délais
Organiser et assurer le bon fonctionnement du servie des réceptions

Savoir Être :
• Relationnel :
Sens du relationnel et capacité à travailler en équipe
Sens du service public
Discrétion

• Autonomie :
Identification et hiérarchisation des priorités
Esprit d’initiative
Information du directeur des difficultés rencontrées
Respect des procédures et des consignes

• Efficience :
Organisation, méthode
Rigueur
Motivation
Polyvalence
Réactivité

• Implication :
Disponibilité
Adaptabilité

• Management : Encadrement et désignation de l’équipe de service lors des manifestations et réceptions de la Collectivité

Non renseignées