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GIP RECIA - RESSOURCES NUMÉRIQUES PUBLIQUES EN CENTRE-VAL DE LOIRE
Archiviste - Chargé.e de déploiement du système d’archivage électronique (SAE) intermédiaire mutualisé
3 Avenue Claude Guillemin Bat F1 BP 36009, Olivet (Loiret (45))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Culture
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
Le pôle Accompagnement des territoires accompagne les collectivités et organismes publics de la région Centre-Val de Loire dans leur transition numérique en proposant toute une gamme d’applicatifs logiciels et de prestations d’expertise numérique et informatique leur permettant de répondre notamment aux obligations réglementaires.
Mission principale :
• Piloter le déploiement du système d’archivage électronique intermédiaire mutualisé (As@laé, Versae) pour les collectivités de la région Centre-Val de Loire, en coordination avec le tiers archiveur ;
• Accompagner les utilisateurs et fédérer la communauté des archivistes publics de la région pour assurer l’adhésion au projet et le partage de bonnes pratiques ;
• Promouvoir le projet régional auprès des collectivités cibles (200 communes à déployer d’ici fin 2030) via des actions de communication, des ateliers et des retours d’expérience ;
• Garantir la relation de confiance avec les services des archives départementales et les partenaires pour assurer la cohérence organisationnelle, technique et juridique du projet.
Mission principale :
• Piloter le déploiement du système d’archivage électronique intermédiaire mutualisé (As@laé, Versae) pour les collectivités de la région Centre-Val de Loire, en coordination avec le tiers archiveur ;
• Accompagner les utilisateurs et fédérer la communauté des archivistes publics de la région pour assurer l’adhésion au projet et le partage de bonnes pratiques ;
• Promouvoir le projet régional auprès des collectivités cibles (200 communes à déployer d’ici fin 2030) via des actions de communication, des ateliers et des retours d’expérience ;
• Garantir la relation de confiance avec les services des archives départementales et les partenaires pour assurer la cohérence organisationnelle, technique et juridique du projet.
Votre mission
Coordination technique :
• Organiser des groupes de travail (ateliers, temps d’échanges) nécessaires à la collecte des informations auprès des utilisateurs à des fins d’intégration dans le SAE ;
• Assurer l'interface opérationnelle entre les différentes parties prenantes au projet (partenaires institutionnels, techniques, usagers) ;
• Suivre étroitement le déploiement du projet avec le tiers archiveur ;
• Participer, en appui, aux tests de paramétrages et recette fonctionnelle ;
• Valider les différents livrables (politique d’archivage, bordereaux de versement, procédures de versement, etc…) ;
• Identifier et contribuer à la résolution des blocages (techniques, organisationnels, juridiques) en lien avec les parties prenantes.
Accompagnement des utilisateurs / fédération de la communauté de pratiques :
• Être le Référent technique fonctionnel et méthodologique des bénéficiaires ;
• Accompagner les usagers dans la conduite du changement liée au projet d’archivage ;
• Traiter et suivre les besoins d’assistance en lien avec le tiers archiveur ;
• Contribuer à la rédaction et au maintien à jour des documentations ;
• Créer et animer un groupe de travail régional des archivistes (webinaires, retours d’expérience, FAQ partagée) ;
• Capitaliser et diffuser des outils (guides, tutoriels, modèles de documents) pour standardiser les pratiques en lien avec le service communication ;
• Assurer le lien institutionnel avec les services des archives départementales en tant qu'interlocuteur privilégié et articuler le projet de SAE intermédiaire avec LIGERIS 2 ;
• Participer au suivi de la qualité de service via la satisfaction des utilisateurs.
Communication et formation :
• Concevoir, en lien avec le service communication, des supports de communication (newsletters, fiches pratiques, vidéos) pour promouvoir le projet ;
• Informer les bénéficiaires sur l’actualité et l’activité du service d’archivage ;
• Contribuer à la formation en présentiel ou à distance des agents utilisateurs débutants ou confirmés sur les logiciels proposés (As@lae, Versae) ;
• Concevoir la documentation destinée aux utilisateurs (tutoriels) ;
• Organiser des webinaires de présentation des fonctionnalités et bonnes pratiques sur les logiciels.
Suivi et reporting :
• Assurer une veille réglementaire et méthodologique dans le domaine de l'archivage électronique ;
• Participer, le cas échéant, aux différentes réunions nationales et locales sur la thématique de l’archivage ;
• Élaborer des tableaux de bord pour suivre l’avancement des déploiements (nombre de communes raccordées, volume de données versées, etc) ;
• Rédiger des rapports d’étape pour rendre compte de l’activité à la cheffe de pôle.
• Organiser des groupes de travail (ateliers, temps d’échanges) nécessaires à la collecte des informations auprès des utilisateurs à des fins d’intégration dans le SAE ;
• Assurer l'interface opérationnelle entre les différentes parties prenantes au projet (partenaires institutionnels, techniques, usagers) ;
• Suivre étroitement le déploiement du projet avec le tiers archiveur ;
• Participer, en appui, aux tests de paramétrages et recette fonctionnelle ;
• Valider les différents livrables (politique d’archivage, bordereaux de versement, procédures de versement, etc…) ;
• Identifier et contribuer à la résolution des blocages (techniques, organisationnels, juridiques) en lien avec les parties prenantes.
Accompagnement des utilisateurs / fédération de la communauté de pratiques :
• Être le Référent technique fonctionnel et méthodologique des bénéficiaires ;
• Accompagner les usagers dans la conduite du changement liée au projet d’archivage ;
• Traiter et suivre les besoins d’assistance en lien avec le tiers archiveur ;
• Contribuer à la rédaction et au maintien à jour des documentations ;
• Créer et animer un groupe de travail régional des archivistes (webinaires, retours d’expérience, FAQ partagée) ;
• Capitaliser et diffuser des outils (guides, tutoriels, modèles de documents) pour standardiser les pratiques en lien avec le service communication ;
• Assurer le lien institutionnel avec les services des archives départementales en tant qu'interlocuteur privilégié et articuler le projet de SAE intermédiaire avec LIGERIS 2 ;
• Participer au suivi de la qualité de service via la satisfaction des utilisateurs.
Communication et formation :
• Concevoir, en lien avec le service communication, des supports de communication (newsletters, fiches pratiques, vidéos) pour promouvoir le projet ;
• Informer les bénéficiaires sur l’actualité et l’activité du service d’archivage ;
• Contribuer à la formation en présentiel ou à distance des agents utilisateurs débutants ou confirmés sur les logiciels proposés (As@lae, Versae) ;
• Concevoir la documentation destinée aux utilisateurs (tutoriels) ;
• Organiser des webinaires de présentation des fonctionnalités et bonnes pratiques sur les logiciels.
Suivi et reporting :
• Assurer une veille réglementaire et méthodologique dans le domaine de l'archivage électronique ;
• Participer, le cas échéant, aux différentes réunions nationales et locales sur la thématique de l’archivage ;
• Élaborer des tableaux de bord pour suivre l’avancement des déploiements (nombre de communes raccordées, volume de données versées, etc) ;
• Rédiger des rapports d’étape pour rendre compte de l’activité à la cheffe de pôle.
Profil recherché
SAVOIRS
• Maîtrise des textes réglementaires en matière d’archivage (code du patrimoine, loi n°79-18, normes NF Z 42-013, RGPD)
• Connaissance des enjeux de l’archivage électronique
• Familiarité avec les outils métiers ASALAE et VERSAE appréciée
• Connaissance des techniques de gestion de projet
• Maîtrise du droit des collectivités territoriales.
SAVOIRS et SAVOIRS-FAIRE
• Piloter un projet transverse impliquant des acteurs multiples (collectivités, prestataires, services de l’État)
• Rédiger des documents techniques : bordereaux de versement, procédures, support de formation-communication
• Animer des ateliers et former des publics variés (élu·e·s, agent·e·s, technicien·ne·s)
• Utiliser des outils collaboratifs, bureautique et métiers.
SAVOIRS-ÊTRE
• Pédagogie et sens du relationnel pour convaincre et rassurer les collectivités ;
• Rigueur et organisation pour gérer un projet d’envergure régional
• Adaptabilité face aux complexités techniques et à la multiplicité des acteurs
• Esprit d’équipe et capacité à travailler en mode projet avec des acteurs externes.
• Niveau bac+3 minimum en archivistique, gestion de l’information, documentation ou équivalent
• Expérience professionnelle de 3 ans minimum dans un service d’archives (collectivité, service public) ou en gestion de projet numérique
• Poste ouvert aux contractuels.les et fonctionnaires de catégories A & B
Poste implanté à Olivet (45) sur le site du BRGM
Pas de management, mais coordination d'un réseau d'acteurs (archivistes, services techniques, prestataires, bénéficiaires)
Déplacements sur l’ensemble de la région Centre-Val de Loire (véhicule de service fourni) avec disponibilité ponctuelle en soirée pour des réunions avec des élu·e·s ou des formations. Respect des délais contraints pour atteindre l’objectif de 200 communes déployées d’ici fin 2030.
• Maîtrise des textes réglementaires en matière d’archivage (code du patrimoine, loi n°79-18, normes NF Z 42-013, RGPD)
• Connaissance des enjeux de l’archivage électronique
• Familiarité avec les outils métiers ASALAE et VERSAE appréciée
• Connaissance des techniques de gestion de projet
• Maîtrise du droit des collectivités territoriales.
SAVOIRS et SAVOIRS-FAIRE
• Piloter un projet transverse impliquant des acteurs multiples (collectivités, prestataires, services de l’État)
• Rédiger des documents techniques : bordereaux de versement, procédures, support de formation-communication
• Animer des ateliers et former des publics variés (élu·e·s, agent·e·s, technicien·ne·s)
• Utiliser des outils collaboratifs, bureautique et métiers.
SAVOIRS-ÊTRE
• Pédagogie et sens du relationnel pour convaincre et rassurer les collectivités ;
• Rigueur et organisation pour gérer un projet d’envergure régional
• Adaptabilité face aux complexités techniques et à la multiplicité des acteurs
• Esprit d’équipe et capacité à travailler en mode projet avec des acteurs externes.
• Niveau bac+3 minimum en archivistique, gestion de l’information, documentation ou équivalent
• Expérience professionnelle de 3 ans minimum dans un service d’archives (collectivité, service public) ou en gestion de projet numérique
• Poste ouvert aux contractuels.les et fonctionnaires de catégories A & B
Poste implanté à Olivet (45) sur le site du BRGM
Pas de management, mais coordination d'un réseau d'acteurs (archivistes, services techniques, prestataires, bénéficiaires)
Déplacements sur l’ensemble de la région Centre-Val de Loire (véhicule de service fourni) avec disponibilité ponctuelle en soirée pour des réunions avec des élu·e·s ou des formations. Respect des délais contraints pour atteindre l’objectif de 200 communes déployées d’ici fin 2030.
Autres informations
Non renseignées