Assistance administrative pour le Pôle de Pratiques artistiques

Dans le cadre de son organisation administrative, le Pôle culture recrute un.e assistant.e administrative rattachée à l’établissement de pratiques artistiques ESCAL / EMM.

Caractéristique du poste :
Placé sous la responsabilité de la responsable de l’ESCAL, l’agent sera chargé d’assister aux tâches administratives, d’assurer le lien avec les usagers, d’accompagner la réalisation des actions et leur communication.

D’un volume horaire de 20h hebdomadaire annualisé, celui-ci pourrait être complété par des tâches secondaires pour le pôle culturel, en fonction des besoins.

 Missions principales :

• Gestion administrative

- Accueil du public (physique, téléphonique, renseigne) (16h d’accueil du public du mardi au vendredi de 14h à 18h)
- Secrétariat courant : courriers, envois, compte-rendu, archivage gestion des mails, gestion des dossiers élèves, mise à jour des plannings de cours, de salles, suivi de scolarité...
- Suivi des inscriptions : saisie sur le logiciel concerto, suivi des règlements, contrôler les pièces à fournir (assurances, certificats médicaux), préparer les réinscriptions
- Assurer l’interface entre les professeurs et l'administration
- Assurer la billetterie

• Gestion du parc instrumental : prêts d'instruments de musique, recensement, suivi des conventions

• Accompagnement organisationnel et logistique des actions pédagogiques et artistiques, des événements
- Assister à la préparation des concerts, spectacles, auditions…
- préparation des salles
- Transmission des informations aux usagers, professeurs

• Communication
- Diffusion des outils de communication,
- Faire circuler l’information entre l’équipe pédagogique et les familles
- Organiser l’espace accueil du public (affichage, diffusion de l’information)

 Activités secondaires sur le pôle culture

Billetterie, autres en fonction des besoins.