Assistant

Positionnement hiérarchique :
Pôle solidarités
direction de l'enfance et de la famille
service départemental de l'adoption et accès aux origines

Le service départemental de l'adoption et accès aux origines a une triple fonction.
Il est d'abord chargé de répondre aux dispositions légales dans le domaine de l'adoption, tant sur le volet de l'agrément des candidats à l'adoption que de l'adoption des enfants proprement dite.
Il a ensuite la responsabilité de la conservation et l'organisation de la consultation des dossiers des enfants confiés à l'aide sociale à l'enfance.
Enfin, il a en charge l'organisation et le fonctionnement de la Commission d'Examen et du Statut de l'Enfant Confié issue de la loi de 2016 (CESSEC).

Ce service est constitué est organisé comme suit :
- le bureau agrément et adoption, sous la responsabilité d'un chef de bureau, chargé de la délivrance des agrément adoptions et de la mise en œuvre de l'adoption des enfants admis pupilles dans le cadre de l'accouchement secret ;
- le bureau de l'accès aux origines, sous la responsabilité d'un chef de bureau, chargé de la conservation et de l'accès aux dossiers des anciens bénéficiaires de l'aide sociale à l'enfance (ASE) ;
- la mission pilotage et accompagnement des projets de vie, composée de 4 agents rattachés directement au chef de service, chargée de la mise en œuvre et du suivi des projets d'adoption des enfants admis pupilles de l'État, hors accouchement sous le secret ;
- d'un chargé de mission, rattaché directement au chef de service et chargé de l'organisation et du fonctionnement de la CESSEC.

Placé sous l'autorité du chef de service, l'assistant a pour principales missions :
la gestion administrative et le suivi des dossiers du bureau agrément et adoption :
- organiser la réunion d'information mensuelle ;
- assurer la saisie informatique et le suivi administratif des dossiers des candidats durant les 5 années de validité de l'agrément (mise à jour des informations) ;
- réceptionner et enregistrer les rapports des évaluateurs médico-sociaux et des psychologues dans le cadre des évaluations d'agréments et veiller au suivi des échéances ;
- organiser la commission d'agrément mensuelle ;
- rédiger les actes administratifs relatifs aux agréments, placements en vue d'adoption et requêtes auprès du tribunal.

la gestion administrative et le suivi des dossiers relatifs aux projets de vie des enfants pupilles de l'État :
- assurer le suivi administratif des dossiers des enfants admis pupilles de l'ouverture à la clôture ;
- réceptionner les pièces constitutives du dossier (juridiques, administratives, comptables), les enregistrer dans le dossier informatique et assurer la mise à jour des informations ;
- être l'interlocuteur privilégié du secrétariat de la DDETS qui assure l'organisation et le suivi des 6 conseils de familles ;
- veiller aux échéances des dossiers pour le passage en conseil de famille ;
- transmettre toutes les pièces administratives nécessaires au suivi du dossier aux différentes instances, partenaires (tribunal, famille d'accueil ...) et services départementaux (direction et territoires) ;
- assurer la mise à jour des outils de suivi et réaliser les statistiques.

l'accueil physique et téléphonique :
- répondre aux demandes d'information des usagers et/ou orienter vers les services compétents ;
- informer les usagers sur le suivi de leur dossier.

L'assistant assure le suivi administratif des dossiers qui relèvent de la compétence du bureau agrément et adoption et de la mission pilotage et accompagnement des projets de vie des enfants pupilles de l'État. Le/la secrétaire peut, ponctuellement et à la demande du chef de service, être mobilisé sur des projets pilotés par le SDAAO.

L'agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d'autres missions en cohérence avec son cadre d'emplois et son grade.