Ville de Marly
Assistant administratif
- place gabriel péri, Marly (Nord (59))
Publié il y a 3 semaines
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Ville de MarlyDescription du poste
Placé sous l’autorité de la Responsable administrative et comptable, vous assurez le soutien administratif de la direction des services techniques, en jouant un rôle clé dans la gestion quotidienne du service : gestion documentaire, traitement des courriers et arrêtés, gestion des agendas, relations internes et externes. Vous assurez également un appui administratif de proximité au service Ressources Humaines pour les questions courantes relatives au personnel des Services Techniques.
Vous souhaitez mettre en pratiques vos compétences en gestion administrative au sein d’une équipe dynamique ? A vos CV !
Votre mission
- Réaliser et suivre les commandes de fournitures, prestations ou services (saisie, livraison, factures) en lien avec la responsable comptable ;
- Assurer l’accueil téléphonique : filtrer les appels, orienter les demandes et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés ;
- Gérer le classement, l’archivage et la gestion documentaire, aussi bien papier que numérique ;
- Rédiger divers courriers, notes administratives, mails ou comptes rendus à la demande de la direction ;
- Superviser les parapheurs à destination du Directeur des Services Techniques : s’assurer de leur complétude, du respect des délais et du circuit de validation.
🗓 Appui aux cadres et coordination interne
- Gérer et coordonner les agendas des cadres des services techniques, afin de faciliter la prise de rendez-vous, d’organiser les réunions internes/externes, et d’éviter les conflits de planning ;
- Veiller à la bonne circulation de l'information entre les différents pôles et cadres de la direction.
🧾 Gestion des arrêtés et actes réglementaires
- Rédiger et suivre les arrêtés de circulation et d’occupation du domaine public, incluant le calcul et la facturation des redevances d’occupation ;
- Assurer l’affichage, la diffusion et l’archivage de ces documents selon les règles en vigueur ;
- Gérer les demandes d’autorisation de travaux sur le domaine public et en suivre l’exécution administrative (ATP, permissions de voirie...).
📬 Courrier et correspondance
- Traiter le courrier entrant et sortant : réception, tri, enregistrement, réponse ou transmission aux services concernés ;
- Rédiger les courriers administratifs simples ou complexes selon les consignes données.
👥 Appui administratif RH (missions secondaires)
- Apporter un soutien ponctuel pour le suivi administratif courant du personnel (plannings, absences, congés, arrêts maladie, etc.) ;
- Être un relais d'information vers le service des Ressources Humaines pour les éléments administratifs à transmettre.
- Alerter la hiérarchie en cas de situation nécessitant un traitement RH particulier.
📂 Gestion réglementaire et base de données
- Gérer les demandes de DICT (Déclaration d’Intention de Commencement de Travaux) : réception, traitement et suivi ;
- Assurer le suivi des ATP et des demandes d’occupation du domaine public ;
- Mettre à jour les bases de données utilisées par les services techniques (entreprises, prestataires, équipements, interventions, etc.) ;
- Garantir la qualité, l’exactitude et la fiabilité des informations stockées.
📢 Communication interne
- Assurer l’affichage et la diffusion des informations administratives, RH et de sécurité destinées aux équipes ;
- Participer à la coordination des messages internes en collaboration avec les cadres de direction.
Profil recherché
Compétences techniques
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) ;
- Connaissance des démarches administratives et réglementaires d’une collectivité ;
- Parfaite maîtrise de la langue française écrite (orthographe, grammaire, qualité rédactionnelle) ;
- Aisance dans la gestion et la mise à jour de bases de données ;
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et à prioriser les tâches.
Compétences comportementales
- Sens de l’organisation, rigueur et autonomie ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Polyvalence, réactivité et capacité à gérer le stress ;
- Aisance relationnelle et esprit d’équipe ;
- Sens du service public et de l’engagement professionnel.
PROFIL RECHERCHÉ :
- Formation de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine administratif ;
- Expérience confirmée dans une fonction similaire, idéalement en collectivité territoriale ;
- Bonne connaissance des attentes du monde du travail et des exigences organisationnelles ;
- Excellente présentation, capacité à représenter efficacement le service.
Autres informations
Ville de Marly
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Qui sommes nous ?
Présentation
Bienvenue à la Ville de Marly, commune située dans le département du Nord, au cœur d’un territoire dynamique et à proximité de Valenciennes. Marly offre un cadre de vie agréable, alliant proximité urbaine et qualité de vie.
La Ville de Marly dispose d’équipements municipaux de proximité et d’une vie associative active. Elle agit au quotidien dans des domaines essentiels tels que les services à la population, l’éducation, la culture, l’aménagement urbain et la cohésion sociale.
Bénéficiant d’une situation géographique stratégique au sein du Valenciennois et d’une bonne desserte en transports, la commune s’inscrit dans une dynamique de développement local.
Entre quartiers résidentiels et espaces de vie partagés, Marly propose un cadre propice à l’épanouissement des habitants comme des agents municipaux.
Rejoindre la Ville de Marly, c’est s’engager au service d’une collectivité de proximité, porteuse de projets et d’opportunités professionnelles.