Au Centre Technique Municipal :
• Préparer et gérer les bons de commandes et facturation ; réalisation des engagements
• Préparer et gérer des bons de commandes et facturation validés par la direction, en lien avec le service Finances
• Relancer les fournisseurs et les entreprises
• Gérer et suivre des contrats (dont les contrats de maintenance et d’entretien : flotte auto
• Renseigner des tableaux de suivis des activités des services techniques
• Prendre des rendez-vous, tenir des agendas ; procéder à l’archivage
• Réceptionner les livraisons
• Instruire les DT/DICT et y répondre (urbanisme)

Au Pôle ses sports et affaires scolaires :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public : familles, associations, prestataires
• Organiser l’agenda du service, planifier les rendez-vous et réunions, réserver les salles
• Saisir, rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et notes
• Assurer le classement, l’archivage et le suivi des dossiers
• Mettre à jour les tableaux de suivi (budgets, inscriptions, conventions)
• Gérer les bons de commande et factures, vérifier les imputations budgétaires et assurer le suivi des engagements
• Relancer les fournisseurs et prestataires en cas de besoin
• Suivre et mettre à jour les conventions de mise à disposition des locaux et équipements
• Gérer les inscriptions des élèves dans les écoles publiques
• Réceptionner et traiter les dossiers transmis par les familles
• Tenir à jour les bases de données scolaires et en assurer la fiabilité
• Assurer l’interface avec la direction des écoles et le service Education
• Autres activités secondaires en cas de besoin + participation aux événements du pôle (journées / soirées du sport, forum des associations …)

- Diplôme BAC exigé
- Expérience exigée sur un poste d’assistant administratif
- Connaissances souhaitées dans les collectivités territoriales
- Très bonnes connaissances des outils bureautiques tels que Word, Excel, Powerpoint, Outlook
- Vous vous épanouissez dans la polyvalence et appréciez les univers technique et sportif
- Vous avez une véritable capacité à gérer des sollicitations fréquentes et à organiser ses priorités dans un environnement de travail ponctué d'interruptions

Savoirs:
. Maîtriser la langue orale et écrite
. Connaître les techniques d’accueil et de secrétariat
. Règles budgétaires et comptables
. Principes de la commande publique
. Vocabulaire professionnel du service
. Techniques de communication (physique, téléphonique, numérique)

Savoir-Faire :
. Gérer et organiser son temps ; hiérarchiser les tâches
. Remonter les dysfonctionnements et rendre compte de son activité quotidienne
. Rédiger avec rigueur, clarté et dans le respect du formalisme institutionnel
. Apprécier la validité des pièces justificatives
. Anticiper et planifier
. Classer et archiver (sur réseau et papier)

Savoir-être :
. Autonomie et polyvalence
. Esprit d'initiative et curiosité
. Adaptabilité et esprit d’équipe
. Aisance relationnelle
. Maitrise de soi et diplomatie
. Sens du service public

Non renseignées