Assistant administratif
Emploi CTRE INTERCOMMUNAL D'ACTION SOCIALE
2 Rue De L'église, 67140 Saint-Pierre, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Réalise le traitement administratif de dossiers et transmet les informations pour le compte du service ou du responsable. Assiste le responsable dans l'organisation du travail de l'équipe. Peut prendre en charge le suivi complet de certains dossiers
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes, mettre en forme ou rédiger tous types de documents administratifs
Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des
messages électroniques
Enregistrer ou saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et
réglementaires
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes, le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer I'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
Prendre des notes, mettre en forme ou rédiger tous types de documents administratifs
Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des
messages électroniques
Enregistrer ou saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et
réglementaires
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes, le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer I'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
Profil recherché
Savoirs
Notion d'organisation et de gestion du temps
Fonctionnement, des activités des procédures et des partenaires du service et de la collectivité
Règles de l'expression orale et écrite
Technique de secrétariat, de comptabilité et de logiciels
Technique de communication et de recherche documentaire
Modalités d'accueil
Techniques de prise de note et d'écriture rapide
Connaissance du règlement intérieur du CIAS
Savoir faire
Communiquer
Conseiller
Informer
Alerter
Organiser
Savoir être
Capable de travailler en équipe
Discret
Rigoureux
Aimable
Autonome
Capacité d'adaptation
Réactif
Disponible
Méthodique
Polyvalent
Bonne maîtrise des nomenclatures M22 et M14
Expérience confirmée dans la gestion administrative et financière d’établissements médico-sociaux.
Notion d'organisation et de gestion du temps
Fonctionnement, des activités des procédures et des partenaires du service et de la collectivité
Règles de l'expression orale et écrite
Technique de secrétariat, de comptabilité et de logiciels
Technique de communication et de recherche documentaire
Modalités d'accueil
Techniques de prise de note et d'écriture rapide
Connaissance du règlement intérieur du CIAS
Savoir faire
Communiquer
Conseiller
Informer
Alerter
Organiser
Savoir être
Capable de travailler en équipe
Discret
Rigoureux
Aimable
Autonome
Capacité d'adaptation
Réactif
Disponible
Méthodique
Polyvalent
Bonne maîtrise des nomenclatures M22 et M14
Expérience confirmée dans la gestion administrative et financière d’établissements médico-sociaux.
Autres informations
Non renseignées
il y a 4 semaines
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