Assistant administratif au sein de l'École municipale de musique et danse

L'assistant administratif a pour rôle la gestion courante de l’Ecole Municipale de Musique et de Danse. En collaboration avec la Direction des Affaire Culturelles et le responsable de l’EMMDA, il assure la gestion administrative de l'école ainsi que la tenue de la régie dédiée aux enseignements artistiques. Il recueille, traite et transmet l'information nécessaire au bon fonctionnement de la structure. Il informe et oriente dans leur démarche les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales :
COMPTABILITÉ
- Régisseur principal de la EMMDA : encaissements des adhérents (incluant les rapprochements bancaires, les envoies des chèques, le dépôt d’espèces), rédaction des reçus, tenue du grand livre des encaissements, effectue des reporting au moins tous les trimestres des encaissements, effectue les relances des impayés, envoie des titres de recettes après validation de la direction et de l’adjoint à la culture auprès du service des finances.

ADMINISTRATIF
- Accueil téléphonique et physique EMMDA
- Suivi administratif des inscriptions :
o Vérification des fiches d’inscription ;
o Enregistrement des adhérents (informations correspondantes) sur des documents de suivi administratif et sur le logiciel de gestion ;
o Vérification des documents obligatoires : certificats médicaux, attestations de responsabilité civile ;
o Pointage des feuilles de présence de manière hebdomadaire ;
- Information des élèves sur les aléas de fonctionnement de l’école par email, sms ou appels : absence d’un enseignant, suppression de cour, horaires de répétition dans le cadre d’une représentation ;
- Mise à disposition des enseignants des feuilles de présence ;
- Mise en propre des plannings des enseignants.
- Gestion du planning d’utilisation de la cour et des salles de l’Espace Grandjean :
o Etablissement et suivi complet des demandes de mise à disposition, rédaction des décisions et des conventions de mise à disposition de la cour et de l’Espace Grandjean (validation auprès de la Direction des Affaires Culturelles ou auprès du Directeur Général Adjoint des documents, suivi des télétransmissions en préfecture, suivi des signatures de l’autorité territoriale et des bénéficiaires, transmission et suivi des demandes de matériel aux services techniques) ;
o Présence et mise en application des procédures d’état des lieux d’entrée et de sortie pour les utilisateurs du site en particulier en lien avec les associations ;
o Déclaration des événements de l’EMMDA et des événements associatifs sur le site de Grandjean (tableau préfecture, agenda partagé).
- Reporting régulier à la Direction des Affaires Culturelles des activités de l’école (adhésions, heures d’enseignements, présences) ;
- Interface entre les usagers et la direction : retour de parents d’élèves, demandes particulières ;
- Mise à jour des inventaires et stocks de matériel ;
- Classement et archivage des documents et informations,

RH :
- Suivi des dossiers RH et communication avec les professeurs de l’EMMDA (congés, maladie, visites médicales…) ;
- Gestions des titres restaurants des agents EMMDA.

LOGISTIQUE ET SECURITE :
- Mise en application du règlement intérieur de l’école ;
- Responsable sécurité du site : vérification des extincteurs, organisation de procédure d’évacuation régulière en fonction des procédures mises en place par les services techniques ;
- Mise à disposition des différents de registres de sécurité ;
- Ouverture des salles si besoin dans le cadre de la maintenance et de la gestion du site ;
- Relais EMMDA/CTM et facilitateur : signalement de pannes, besoins de matériel ;
- Aide organisationnelle pour les événements EMMDA et les restitutions des élèves en lien avec le responsable de l’école.

Activités secondaires :
- Assurer et suivre la maintenance du parc de matériel ;
- Suivi des commandes de matériels de bureau et pharmacie ;
- Lien entre le Comité d’Action Social et les agents de l’Espace Grandjean (diffusion d’information + renouvellement des cartes d’adhésion) ;
- Gestion des clés de la structure (mise à disposition des clés notamment aux associations et autres services extérieurs) ;
- Participation ponctuelle aux manifestations organisées par la DAC ;
- Aide administrative aux activités de la Direction des Affaires Culturelles.