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COMMUNE DE MONTEUX
Assistant administratif au service Enfance et jeunesse
Pl des droits de l'homme, Monteux (Vaucluse (84))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 jours
Description du poste
(Vaucluse) 13 549 habitants
Recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) au service Enfance et Jeunesse
Cadre d’emplois des adjoints administratifs- Catégorie C
MISSIONS PRINCIPALES :
Sous l'autorité du responsable du service Enfance-Jeunesse, l'assistant administratif assure l'ensemble du suivi administratif du service et contribue à la qualité du service rendu aux familles, aux écoles et aux partenaires institutionnels.
Recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) au service Enfance et Jeunesse
Cadre d’emplois des adjoints administratifs- Catégorie C
MISSIONS PRINCIPALES :
Sous l'autorité du responsable du service Enfance-Jeunesse, l'assistant administratif assure l'ensemble du suivi administratif du service et contribue à la qualité du service rendu aux familles, aux écoles et aux partenaires institutionnels.
Votre mission
À ce titre, il/elle exerce principalement les missions suivantes :
Gestion administrative et secrétariat :
• Assurer le traitement, la rédaction et la mise en forme de documents administratifs : courriers, convocations du Conseil Municipal des Enfants (CME), comptes rendus, tableaux de bord et divers documents de gestion.
• Répondre aux demandes des familles adressées directement au service ou via les outils numériques de la collectivité.
• Rechercher les informations nécessaires et en assurer la transmission aux usagers, partenaires ou services concernés.
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs (conventions, décisions municipales, dossiers de suivi, etc.).
Suivi des dossiers Enfance et Jeunesse :
• Assurer la gestion administrative des dossiers relatifs aux écoles, aux accueils de loisirs associés à l'école (CLAE) et aux structures de loisirs.
• Gérer les commandes de fonctionnement et d'investissement pour les écoles et les structures d'accueil, incluant si nécessaire la demande et le suivi des devis.
• Mettre à jour régulièrement les outils de suivi et tableaux de bord du service.
• Assurer le suivi des dispositifs spécifiques : Présences ALSH périscolaire et extrascolaire, Projets d'Accueil Individualisés (PAI), situations relevant de la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH).
• Préparer les éléments nécessaires aux déclarations auprès des organismes partenaires.
• Suivi de la Convention Territoriale Globale (CTG), accord de partenariat conclu entre la CAF (Caisse d'Allocations Familiales) et la commune, afin de définir et coordonner les politiques en faveur des familles et des habitants du territoire.
Gestion des déclarations et suivi financier :
• Réaliser les déclarations périodiques auprès de l'AFAS/CAF pour les accueils de loisirs périscolaires et extrascolaires.
• Collecter, contrôler et consolider les données nécessaires à l'élaboration des déclarations réelles et prévisionnelles.
• Assurer la gestion complète du circuit de validation des factures sur le logiciel AFI pour l'ensemble du service Enfance-Jeunesse : écoles, CLAE, accueils de loisirs et service administratif.
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :
Dans le cadre de la continuité du service public, l'agent assure également :
• Le remplacement de l'agent d'accueil en cas d'absence de la titulaire.
• Le remplacement du régisseur principal, dans le respect de la réglementation applicable aux régies de recettes.
• Participer à la continuité du fonctionnement administratif du service en faisant preuve de polyvalence et d'adaptabilité.
Gestion administrative et secrétariat :
• Assurer le traitement, la rédaction et la mise en forme de documents administratifs : courriers, convocations du Conseil Municipal des Enfants (CME), comptes rendus, tableaux de bord et divers documents de gestion.
• Répondre aux demandes des familles adressées directement au service ou via les outils numériques de la collectivité.
• Rechercher les informations nécessaires et en assurer la transmission aux usagers, partenaires ou services concernés.
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs (conventions, décisions municipales, dossiers de suivi, etc.).
Suivi des dossiers Enfance et Jeunesse :
• Assurer la gestion administrative des dossiers relatifs aux écoles, aux accueils de loisirs associés à l'école (CLAE) et aux structures de loisirs.
• Gérer les commandes de fonctionnement et d'investissement pour les écoles et les structures d'accueil, incluant si nécessaire la demande et le suivi des devis.
• Mettre à jour régulièrement les outils de suivi et tableaux de bord du service.
• Assurer le suivi des dispositifs spécifiques : Présences ALSH périscolaire et extrascolaire, Projets d'Accueil Individualisés (PAI), situations relevant de la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH).
• Préparer les éléments nécessaires aux déclarations auprès des organismes partenaires.
• Suivi de la Convention Territoriale Globale (CTG), accord de partenariat conclu entre la CAF (Caisse d'Allocations Familiales) et la commune, afin de définir et coordonner les politiques en faveur des familles et des habitants du territoire.
Gestion des déclarations et suivi financier :
• Réaliser les déclarations périodiques auprès de l'AFAS/CAF pour les accueils de loisirs périscolaires et extrascolaires.
• Collecter, contrôler et consolider les données nécessaires à l'élaboration des déclarations réelles et prévisionnelles.
• Assurer la gestion complète du circuit de validation des factures sur le logiciel AFI pour l'ensemble du service Enfance-Jeunesse : écoles, CLAE, accueils de loisirs et service administratif.
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :
Dans le cadre de la continuité du service public, l'agent assure également :
• Le remplacement de l'agent d'accueil en cas d'absence de la titulaire.
• Le remplacement du régisseur principal, dans le respect de la réglementation applicable aux régies de recettes.
• Participer à la continuité du fonctionnement administratif du service en faisant preuve de polyvalence et d'adaptabilité.
Profil recherché
• Formation de niveau Bac +2 minimum en assistanat administratif, gestion administrative ou équivalent.
• Connaissance appréciée du fonctionnement des collectivités territoriales et du secteur Enfance-Jeunesse.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques.
• Qualités rédactionnelles confirmées.
• Rigueur, sens de l'organisation et respect des délais.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Sens de l'accueil, aptitude au travail en équipe et polyvalence.
• Connaissance des logiciels métiers, de la gestion des régies et des dispositifs CAF/AFAS appréciée
• Connaissance appréciée du fonctionnement des collectivités territoriales et du secteur Enfance-Jeunesse.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques.
• Qualités rédactionnelles confirmées.
• Rigueur, sens de l'organisation et respect des délais.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Sens de l'accueil, aptitude au travail en équipe et polyvalence.
• Connaissance des logiciels métiers, de la gestion des régies et des dispositifs CAF/AFAS appréciée
Autres informations
Non renseignées