Assistant administratif CTM

Accueil téléphonique et physique et missions administratives liées aux services entretien et lingerie, espaces verts, régie bâtiment et régie voirie.

Mission 1 : Standard téléphonique et accueil physique

Mission 2 : Relais RH du CTM

• Gestion des présences et des absences en lien avec les responsables de service du pôle et avec la direction des ressources humaines
• Suivi des heures supplémentaires des agents
• Partage des informations relevant des agents avec la DRH (AT, congés longue maladie, AM, heures supplémentaires)
• Gestion des demandes de stage

Mission 3 : Gestion administrative des signalements et des demandes d’intervention

• Astech et Néocity : création, clôture, classement et archivage des feuilles d’intervention
• Suivi des demandes d’intervention émises par mail ou courrier


Mission 4 : Gestion administrative des demandes de prêts de matériel

Relais du cabinet du Maire pour accord de principe
• Lien avec les services concernés pour la disponibilité du matériel et les conditions de livraison
• Contact avec les demandeurs pour organiser la planification des livraisons, la reprise et envoi des courriers de réponse
• Création des demandes astech de prêt de matériel


Mission 5 : Gestion administrative des demandes de prêt de véhicules

• Réception des demandes et vérification du respect de la procédure (rappel et renvoi du formulaire si besoin)
• S’assurer que les 3 signataires ont signé dans l’ordre
• Impression du formulaire signé du garage et du prêteur pour signature direction CTM
• Numérisation et envoi du formulaire signé de toutes les parties au prêteur, au garage, au demandeur



Mission 6 : Coordination des évènements au niveau du CTM

• Réception des demandes par note de service, demande astech ou mail
• Participation aux réunions de direction du CTM pour collecter les informations sur chaque évènement
• Echanges avec le demandeur et les services concernés pour collecter ou transmettre des informations/questions (interlocuteur privilégié du demandeur)
• Création de la fiche évènement et mise à jour des informations + envoi de la fiche au demandeur/organisateur + services du CTM
• Création des demandes astech suite aux notes de services et mails
• Archivage numérique des documents relatifs aux évènements ainsi que les annotations