Assistant administratif de direction auprès de la Directrice générale adjointe (h/f)
Emploi BONNEUIL-SUR-MARNE
Bonneuil-sur-Marne (Val-de-Marne)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Rattaché.e à la Directrice Générale Adjointe en charge du pôle Aménagement durable, Cadre de vie et Patrimoine, vos missions principales consistent à l'assister dans l'organisation et la gestion administrative des différents secteurs et de dossiers spécifiques.
Les champs d'intervention de l'assistant.e couvrent l'ensemble des dossiers du pôle. Vous assurez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Les champs d'intervention de l'assistant.e couvrent l'ensemble des dossiers du pôle. Vous assurez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction du pôle,
- Assurer l'interface avec le secrétariat de la Direction Générale des Services,
- Assister la Directrice Générale Adjointe dans l'organisation, la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés,
- Assister la Directrice Générale Adjointe pour l'élaboration de procédures internes et veiller à leur respect,
- Organiser et gérer l'agenda de la Directrice Générale Adjointe,
- Organiser et planifier les réunions,
- Préparer les dossiers pour les réunions,
- Assurer la prise de notes, la mise en forme de travaux de bureautique et la rédaction des comptes rendus lors des certaines réunions,
- Suivre la gestion du courrier (traitement et suivi),
- Préparer des bilans d'activités et tenir des tableaux de bord,
- Classer et archiver les dossiers,
- Gestion des dossiers relatifs aux sinistres " catastrophe naturelle ",
- Organisation des commissions " accessibilité aux personnes handicapées ",
- Suivi des dossiers et demandes en lien avec les services du pôle,
- Remplacement ponctuel de l'agent d'accueil, en lien avec les assistantes du pôle, lors de ses absences, notamment pour la reprise des lignes téléphoniques du standard.
Cycle horaire de travail : base de 36h30 soit 25 jours CA et 9 RTT.
- Assurer l'interface avec le secrétariat de la Direction Générale des Services,
- Assister la Directrice Générale Adjointe dans l'organisation, la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés,
- Assister la Directrice Générale Adjointe pour l'élaboration de procédures internes et veiller à leur respect,
- Organiser et gérer l'agenda de la Directrice Générale Adjointe,
- Organiser et planifier les réunions,
- Préparer les dossiers pour les réunions,
- Assurer la prise de notes, la mise en forme de travaux de bureautique et la rédaction des comptes rendus lors des certaines réunions,
- Suivre la gestion du courrier (traitement et suivi),
- Préparer des bilans d'activités et tenir des tableaux de bord,
- Classer et archiver les dossiers,
- Gestion des dossiers relatifs aux sinistres " catastrophe naturelle ",
- Organisation des commissions " accessibilité aux personnes handicapées ",
- Suivi des dossiers et demandes en lien avec les services du pôle,
- Remplacement ponctuel de l'agent d'accueil, en lien avec les assistantes du pôle, lors de ses absences, notamment pour la reprise des lignes téléphoniques du standard.
Cycle horaire de travail : base de 36h30 soit 25 jours CA et 9 RTT.
Profil recherché
Expérience et Formation
- Expérience confirmée en secrétariat,
- Expérience souhaitée en administration de Direction,
Compétences techniques
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (Word et Excel),
- Maîtriser les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Connaître les circuits et procédures administratives,
- Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu,
- Connaître les règles de gestion budgétaire et financière d'un service,
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité et du statut de la FPT,
- Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps,
- Maîtriser les orientations et priorités des élus,
- Organiser l'agenda et prendre des RDV en fonction des priorités,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels, avec précision et rapidité,
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Gérer différents plannings : absences (formation, délégations diverses, ...), congés, etc.,
- Appliquer les procédures internes
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne,
- Respecter les délais,
- Proposer des améliorations de fonctionnement du service au niveau des méthodes et/ou sur le plan organisationnel.
Autres compétences
- Etablir une relation de confiance avec le(s) responsable(s) et savoir lui rendre compte,
- Faire preuve d'initiative, d'autonomie de curiosité et d'ouverture d'esprit,
- Capacité à travailler avec différents types d'acteurs,
- Être réactif, organisé et à l'aise en communication interne et externe,
- Obligations impératives de réserves et de discrétion,
- Disponibilité en fonction des nécessités du service,
- Avoir des qualités relationnelles,
- Sens de l'écoute,
- Sens du service public.
- Expérience confirmée en secrétariat,
- Expérience souhaitée en administration de Direction,
Compétences techniques
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (Word et Excel),
- Maîtriser les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Connaître les circuits et procédures administratives,
- Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu,
- Connaître les règles de gestion budgétaire et financière d'un service,
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité et du statut de la FPT,
- Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps,
- Maîtriser les orientations et priorités des élus,
- Organiser l'agenda et prendre des RDV en fonction des priorités,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels, avec précision et rapidité,
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Gérer différents plannings : absences (formation, délégations diverses, ...), congés, etc.,
- Appliquer les procédures internes
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne,
- Respecter les délais,
- Proposer des améliorations de fonctionnement du service au niveau des méthodes et/ou sur le plan organisationnel.
Autres compétences
- Etablir une relation de confiance avec le(s) responsable(s) et savoir lui rendre compte,
- Faire preuve d'initiative, d'autonomie de curiosité et d'ouverture d'esprit,
- Capacité à travailler avec différents types d'acteurs,
- Être réactif, organisé et à l'aise en communication interne et externe,
- Obligations impératives de réserves et de discrétion,
- Disponibilité en fonction des nécessités du service,
- Avoir des qualités relationnelles,
- Sens de l'écoute,
- Sens du service public.
Autres informations
Non renseignées
il y a 13 heures
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