Assistant administratif du responsable de secteur ASE
Emploi CONSEIL DÉPARTEMENTAL DE LA SARTHE
Le Mans (Sarthe)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Il apporte une assistance au responsable de secteur afin d'optimiser son activité en terme de gestion, d'organisation et de communication d'informations en lien avec les instructeurs. Dans ce cadre, il effectue des tâches de secrétariat où il assure l'accueil téléphonique, la coordination et la gestion de l'agenda, la gestion du courrier, l'organisation de réunions. Il peut participer aux réunions et rédiger les comptes rendus. Il apporte une première réponse en l'absence du responsable. Il concourt au bon fonctionnement du service et contribue à la cohésion d'équipe.
Il effectue les opérations de transmission et de traitement des informations nécessaires au bon fonctionnement du secteur et à ses relations internes et externes (Territoires et des greffes des magistrats du siège). Il instruit et suit les dossiers administratifs des mineurs confiés à l'ASE, des jeunes majeurs ayant passé un contrat avec le service et des mineurs bénéficiant des mesures d'AED. Il assure le suivi des dossiers d'Internat de prévention, centres maternels, ainsi que la gestion et la saisie des mesures de TISF et AESF. Il est en charge de la commande des billets de trains des jeunes confiés et des demandes de soutien scolaire.
Il veille à la mise en œuvre des procédures en termes de chaînes comptables des dépenses ASE. A l'appui du référentiel d'aides financières, il prépare la décision du RSASE pour les allocations mensuelles et secours d'urgence. Il réalise le suivi financier des dépenses liées à l'enfant. L'assistant assure le suivi de l'activité des mesures AEMO de la totalité du secteur réalisée par le service associatif habilité (saisies dans SOLIS, suivi de la liste d'attente, réception des tableaux nominatifs des mesures en cours, réception des rapports de fin de mesures... Il participe au contrôle de facture. Il est garant du suivi des tableaux de bord d'activités et rédige un rapport d'activités annuelles sur le secteur concerné.
Il participe aux temps de formation des nouveaux arrivants, assistants familiaux, référents éducatifs...
En lien avec le responsable de secteur et le chef de service adjoint, il contribue à la gestion administrative et à l'impulsion d'un dossier transverse.
Dans le cadre de la continuité de service, il sera amené à assurer le remplacement des autres assistants de responsable de secteur.
Relations fonctionnelles :
En interne : Tous les agents et secrétariats des services de la DGAS
En externe : Greffe du Tribunal pour enfants. Cadres associatifs de la protection de l'enfance. Occasionnellement, les familles des mineurs, les lieux d'accueils.....
Il effectue les opérations de transmission et de traitement des informations nécessaires au bon fonctionnement du secteur et à ses relations internes et externes (Territoires et des greffes des magistrats du siège). Il instruit et suit les dossiers administratifs des mineurs confiés à l'ASE, des jeunes majeurs ayant passé un contrat avec le service et des mineurs bénéficiant des mesures d'AED. Il assure le suivi des dossiers d'Internat de prévention, centres maternels, ainsi que la gestion et la saisie des mesures de TISF et AESF. Il est en charge de la commande des billets de trains des jeunes confiés et des demandes de soutien scolaire.
Il veille à la mise en œuvre des procédures en termes de chaînes comptables des dépenses ASE. A l'appui du référentiel d'aides financières, il prépare la décision du RSASE pour les allocations mensuelles et secours d'urgence. Il réalise le suivi financier des dépenses liées à l'enfant. L'assistant assure le suivi de l'activité des mesures AEMO de la totalité du secteur réalisée par le service associatif habilité (saisies dans SOLIS, suivi de la liste d'attente, réception des tableaux nominatifs des mesures en cours, réception des rapports de fin de mesures... Il participe au contrôle de facture. Il est garant du suivi des tableaux de bord d'activités et rédige un rapport d'activités annuelles sur le secteur concerné.
Il participe aux temps de formation des nouveaux arrivants, assistants familiaux, référents éducatifs...
En lien avec le responsable de secteur et le chef de service adjoint, il contribue à la gestion administrative et à l'impulsion d'un dossier transverse.
Dans le cadre de la continuité de service, il sera amené à assurer le remplacement des autres assistants de responsable de secteur.
Relations fonctionnelles :
En interne : Tous les agents et secrétariats des services de la DGAS
En externe : Greffe du Tribunal pour enfants. Cadres associatifs de la protection de l'enfance. Occasionnellement, les familles des mineurs, les lieux d'accueils.....
Accueil téléphonique
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Instruction de dossiers administratifs
Organisation et planification de réunions
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de courriers
Rédaction de documents administratifs
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Suivi de tableaux de bord
Traitement informatique des dossiers
Réception, traitement et diffusion d'informations
Saisie des engagements et des mandatements
Suivi du courrier du cadre ou de l'élu
Orientation vers les services ou organismes compétents
Suivi de prestations assurées par des services extérieurs
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Mise en forme et préparation de la diffusion d'informations
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Instruction de dossiers administratifs
Organisation et planification de réunions
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de courriers
Rédaction de documents administratifs
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Suivi de tableaux de bord
Traitement informatique des dossiers
Réception, traitement et diffusion d'informations
Saisie des engagements et des mandatements
Suivi du courrier du cadre ou de l'élu
Orientation vers les services ou organismes compétents
Suivi de prestations assurées par des services extérieurs
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Mise en forme et préparation de la diffusion d'informations
Profil recherché
Savoirs:
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des missions de l'aide sociale à l'enfance
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance du domaine social
Connaissance du droit social notamment des dispositions légales en matière de Prévention et de Protection de l'Enfance en Danger
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Synthétiser des informations professionnelles
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Se montrer force de propositions
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'empathie
Faire preuve d'initiatives
Prendre du recul par rapport aux situations
Se montrer disponible
Diplômes et niveaux d'expérience requis :
Baccalauréat avec expérience de 1 à 3 ans
CAP/BEP avec expérience minimum de 3 ans
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des missions de l'aide sociale à l'enfance
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance du domaine social
Connaissance du droit social notamment des dispositions légales en matière de Prévention et de Protection de l'Enfance en Danger
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Synthétiser des informations professionnelles
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Se montrer force de propositions
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'empathie
Faire preuve d'initiatives
Prendre du recul par rapport aux situations
Se montrer disponible
Diplômes et niveaux d'expérience requis :
Baccalauréat avec expérience de 1 à 3 ans
CAP/BEP avec expérience minimum de 3 ans
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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