Assistant administratif du responsable de secteur ASE

Il apporte une assistance au responsable de secteur afin d'optimiser son activité en terme de gestion, d'organisation et de communication d'informations en lien avec les instructeurs. Dans ce cadre, il effectue des tâches de secrétariat où il assure l'accueil téléphonique, la coordination et la gestion de l'agenda, la gestion du courrier, l'organisation de réunions. Il peut participer aux réunions et rédiger les comptes rendus. Il apporte une première réponse en l'absence du responsable. Il concourt au bon fonctionnement du service et contribue à la cohésion d'équipe.

Il effectue les opérations de transmission et de traitement des informations nécessaires au bon fonctionnement du secteur et à ses relations internes et externes (Territoires et des greffes des magistrats du siège). Il instruit et suit les dossiers administratifs des mineurs confiés à l'ASE, des jeunes majeurs ayant passé un contrat avec le service et des mineurs bénéficiant des mesures d'AED. Il assure le suivi des dossiers d'Internat de prévention, centres maternels, ainsi que la gestion et la saisie des mesures de TISF et AESF. Il est en charge de la commande des billets de trains des jeunes confiés et des demandes de soutien scolaire.

Il veille à la mise en œuvre des procédures en termes de chaînes comptables des dépenses ASE. A l'appui du référentiel d'aides financières, il prépare la décision du RSASE pour les allocations mensuelles et secours d'urgence. Il réalise le suivi financier des dépenses liées à l'enfant. L'assistant assure le suivi de l'activité des mesures AEMO de la totalité du secteur réalisée par le service associatif habilité (saisies dans SOLIS, suivi de la liste d'attente, réception des tableaux nominatifs des mesures en cours, réception des rapports de fin de mesures... Il participe au contrôle de facture. Il est garant du suivi des tableaux de bord d'activités et rédige un rapport d'activités annuelles sur le secteur concerné.
Il participe aux temps de formation des nouveaux arrivants, assistants familiaux, référents éducatifs...

En lien avec le responsable de secteur et le chef de service adjoint, il contribue à la gestion administrative et à l'impulsion d'un dossier transverse.

Dans le cadre de la continuité de service, il sera amené à assurer le remplacement des autres assistants de responsable de secteur.

Relations fonctionnelles :
En interne : Tous les agents et secrétariats des services de la DGAS
En externe : Greffe du Tribunal pour enfants. Cadres associatifs de la protection de l'enfance. Occasionnellement, les familles des mineurs, les lieux d'accueils.....

Accueil téléphonique

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Instruction de dossiers administratifs

Organisation et planification de réunions

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Rédaction de comptes-rendus

Rédaction de courriers

Rédaction de documents administratifs

Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe

Suivi de tableaux de bord

Traitement informatique des dossiers

Réception, traitement et diffusion d'informations

Saisie des engagements et des mandatements

Suivi du courrier du cadre ou de l'élu

Orientation vers les services ou organismes compétents

Suivi de prestations assurées par des services extérieurs

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation

Mise en forme et préparation de la diffusion d'informations