Assistant Administratif Espace Public

ASSISTANT ADMINISTRATIF
DIRECTION DE L'ESPACE PUBLIC

- Assurer le traitement des courriers reçus sur l’ensemble des deux directions, la direction de l’Espace Public (DEP) et de la Direction du Patrimoine Naturel DPN via les outils neocity, multigest et les boite mail mutualisées
- Centraliser les demandes des usagers et des élus
- Prendre en compte l’ensemble des communications de la direction (téléphonie, courriel, courriers), en lien avec le centre d’intervention technique et en lien avec l’assistante de la Direction Générale Adjointe Patrimoine, Espace Public
- Orienter les demandes vers les services concernés, recueillir les informations. Faire la synthèse d’informations et rédiger les réponses aux usagers et aux élus.
- Assurer la relance auprès des chefs de service sur les courriers non répondus pour permettre une meilleure traçabilité, en rédiger les réponses en lien avec le gestionnaire concerné,
- Assurer le suivi du circuit de signatures et l’envoi du courrier en lien avec les assistantes de direction et des élus. Faire des points réguliers avec ces assistantes.
- Etablir des courriers types
- Préparer les réponses aux courriers, sollicitations téléphoniques, y compris rédaction des informations riverains et invitations aux réunions publiques pour des travaux programmés mais aussi pour des études en cours
- Porter assistance aux directions (Direction de l'Espace Public (DEP), Direction du Patrimoine Naturel (DPN), Direction Etudes et Travaux (DET)) et services en :
- Organiser les réunions de la Direction de l'Espace Public, et de la Direction du Patrimoine Naturel
- Organiser les réunions sollicitées par la direction Etudes et Travaux (maîtrise d’œuvre interne) dans le cadre d’une maîtrise d’ouvrage portée par la Direction de l'Espace Public