Assistant administratif et comptable de la communication (F/H)
Emploi MAIRIE DE VELIZY-VILLACOUBLAY
Vélizy-Villacoublay (Yvelines)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Le service communication est piloté par le directeur de la communication et du cabinet du maire. Le service de la Communication définit, met en place, et anime les actions et outils de communication à destination de la population (réseaux sociaux, site internet, panneaux numériques, affichage, magazine municipal …). L’objectif est de contribuer à développer l’image et la notoriété de la ville, en renforçant son positionnement de ville verte, attractive et innovante.
Le service est composé de 6 agents : le responsable de service, un assistant et gestionnaire comptable, deux journalistes community managers, un graphiste et un chargé d’édition.
Le service est composé de 6 agents : le responsable de service, un assistant et gestionnaire comptable, deux journalistes community managers, un graphiste et un chargé d’édition.
Sous l’autorité hiérarchique directe du Responsable du service communication, vous serez chargé(e) de :
• Assurer la gestion administrative de la direction :
- Répondre aux appels téléphoniques du service
- Gérer quotidiennement la boite mail du service : procéder à la réception, la transmission au responsable et au traitement des demandes.
- Gérer l’envoi du dépôt légal des publications municipales.
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Assurer le suivi des stocks de goodies et objets promotionnels.
- Procéder au classement ainsi qu’à l’archivage des documents produits par la Direction (magazine, affiches, bons de commandes, etc.), ranger et optimiser la réserve.
- Gérer et suivre les commandes de fournitures bureautiques de la Direction.
- Être l’interlocuteur privilégié des prestataires extérieurs (imprimeurs, distributeurs, fournisseurs etc.).
• Contribuer à la mise à jour et à la diffusion des contenus sur différents supports
- Mettre à jour les informations pratiques et l’agenda sur le site de la ville et l’application
- Mettre à jour des affiches simples : informations événementielles, institutionnelles, travaux, etc.
- Assurer le suivi de l’affichage dans la ville en lien avec les appariteurs
- Actualiser les documents à disposition à l’accueil et dans le salon d’attente, réapprovisionner et réorganiser si besoin.
- Gérer les demandes relatives à la création, l’actualisation ou la suppression des cartes de visites numériques en lien avec les Directions de la ville.
- Participer à la création des badges élus et agents pour les événements
- Préparer les kits de bienvenue pour les nouveaux habitants.
• Participer au suivi du budget et des marchés publics :
- Suivre le budget de la direction en mettant à jour le tableau dédié.
- Pour les dépenses hors marché : demander 3 devis en rédigeant la fiche de mise en concurrence.
- Saisir et suivre les bons de commandes ainsi que les factures sur l’outil CIRIL Finances.
• Alimenter la photothèque :
- Participer activement à l’indexation du fond documentaires (photos, vidéo, affiches et tout autre document créé par le service communication) dans l’outil photothèque
• Participer à la fabrication du magazine municipal Les Echos :
- Participer à la rédaction de brèves dans le magazine municipal. Participer à la relecture finale des Echos (corrections) et des autres supports de communication.
• Publier les agendas et contenus simples sur le site, l’application et les réseaux sociaux :
- Publier les agendas, les pharmacies de garde, les permanences d’élus, et autres contenus simples récurrents sur le site internet, l’application et les réseaux sociaux.
• Assurer la gestion administrative de la direction :
- Répondre aux appels téléphoniques du service
- Gérer quotidiennement la boite mail du service : procéder à la réception, la transmission au responsable et au traitement des demandes.
- Gérer l’envoi du dépôt légal des publications municipales.
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Assurer le suivi des stocks de goodies et objets promotionnels.
- Procéder au classement ainsi qu’à l’archivage des documents produits par la Direction (magazine, affiches, bons de commandes, etc.), ranger et optimiser la réserve.
- Gérer et suivre les commandes de fournitures bureautiques de la Direction.
- Être l’interlocuteur privilégié des prestataires extérieurs (imprimeurs, distributeurs, fournisseurs etc.).
• Contribuer à la mise à jour et à la diffusion des contenus sur différents supports
- Mettre à jour les informations pratiques et l’agenda sur le site de la ville et l’application
- Mettre à jour des affiches simples : informations événementielles, institutionnelles, travaux, etc.
- Assurer le suivi de l’affichage dans la ville en lien avec les appariteurs
- Actualiser les documents à disposition à l’accueil et dans le salon d’attente, réapprovisionner et réorganiser si besoin.
- Gérer les demandes relatives à la création, l’actualisation ou la suppression des cartes de visites numériques en lien avec les Directions de la ville.
- Participer à la création des badges élus et agents pour les événements
- Préparer les kits de bienvenue pour les nouveaux habitants.
• Participer au suivi du budget et des marchés publics :
- Suivre le budget de la direction en mettant à jour le tableau dédié.
- Pour les dépenses hors marché : demander 3 devis en rédigeant la fiche de mise en concurrence.
- Saisir et suivre les bons de commandes ainsi que les factures sur l’outil CIRIL Finances.
• Alimenter la photothèque :
- Participer activement à l’indexation du fond documentaires (photos, vidéo, affiches et tout autre document créé par le service communication) dans l’outil photothèque
• Participer à la fabrication du magazine municipal Les Echos :
- Participer à la rédaction de brèves dans le magazine municipal. Participer à la relecture finale des Echos (corrections) et des autres supports de communication.
• Publier les agendas et contenus simples sur le site, l’application et les réseaux sociaux :
- Publier les agendas, les pharmacies de garde, les permanences d’élus, et autres contenus simples récurrents sur le site internet, l’application et les réseaux sociaux.
Profil recherché
Au minimum titulaire d’un diplôme de niveau Bac professionnel dans le domaine du secrétariat, vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales, avez des connaissances en finances et vous vous intéressez aux outils de communication et d’information. Vous savez mettre en œuvre les techniques de gestion administrative et de secrétariat. Vous savez rédiger des actes et tous types de documents dans un contexte normé : orthographe, grammaire. Vous savez utiliser les fonctionnalités avancées de la suite bureautique et êtes capable d’utiliser les fonctionnalités d’un logiciel métier.
Vous faites preuve d’autonomie dans la réalisation de vos missions. Vous êtes organisé(e), réactif(ve) rigoureux(se) et savez faire preuve de synthèse.
Vous possédez de bonnes qualités relationnelles, savez travailler en équipe et adapter votre communication aux différents interlocuteurs.
Conditions d’exercice
• Temps de travail et horaires : Vous travaillez en horaires variables sur un planning de 38h/hebdomadaire.
• Droits à congés : 25 jours de congés, 17 jours de RTT et 2 jours de fractionnement. Monétisation du Compte Epargne Temps
• Rémunération : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire attractif (part fixe et part variable du RIFSEEP) + 13ème mois
• Parcours d’intégration : Accompagnement de la prise de poste, avec mise en place d’un parcours d’intégration et d’un plan de formation individuel sur 3 ans. Organisation de demi-journées d’intégration et de cafés numériques (formation à nos outils : intranet, logiciel RH, messagerie, etc.). Si besoin, accompagnement possible à la recherche d’un logement et d’une place en crèche.
• Action sociale : adhésion au CNAS, accès au COS, participation employeur contrat groupe mutuelle (50% du tarif dans la limite de 50€ par mois) et prévoyance (12€ par mois), versement de prestations d’action sociale, accès au restaurant municipal.
• Transport : remboursement à 75 % des coupons d’abonnement de transports en commun pour le trajet domicile-travail et/ou versement du forfait mobilités durables (indemnité forfaitaire de 100€ à 300€ par an selon le nombre de déplacements en vélo domicile-travail). Stationnement gratuit à proximité de tous les bâtiments municipaux.
Vous faites preuve d’autonomie dans la réalisation de vos missions. Vous êtes organisé(e), réactif(ve) rigoureux(se) et savez faire preuve de synthèse.
Vous possédez de bonnes qualités relationnelles, savez travailler en équipe et adapter votre communication aux différents interlocuteurs.
Conditions d’exercice
• Temps de travail et horaires : Vous travaillez en horaires variables sur un planning de 38h/hebdomadaire.
• Droits à congés : 25 jours de congés, 17 jours de RTT et 2 jours de fractionnement. Monétisation du Compte Epargne Temps
• Rémunération : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire attractif (part fixe et part variable du RIFSEEP) + 13ème mois
• Parcours d’intégration : Accompagnement de la prise de poste, avec mise en place d’un parcours d’intégration et d’un plan de formation individuel sur 3 ans. Organisation de demi-journées d’intégration et de cafés numériques (formation à nos outils : intranet, logiciel RH, messagerie, etc.). Si besoin, accompagnement possible à la recherche d’un logement et d’une place en crèche.
• Action sociale : adhésion au CNAS, accès au COS, participation employeur contrat groupe mutuelle (50% du tarif dans la limite de 50€ par mois) et prévoyance (12€ par mois), versement de prestations d’action sociale, accès au restaurant municipal.
• Transport : remboursement à 75 % des coupons d’abonnement de transports en commun pour le trajet domicile-travail et/ou versement du forfait mobilités durables (indemnité forfaitaire de 100€ à 300€ par an selon le nombre de déplacements en vélo domicile-travail). Stationnement gratuit à proximité de tous les bâtiments municipaux.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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