Assistant administratif et de gestion

Territoire de la 1ère couronne de l’agglomération lyonnaise, située au cœur de la Métropole de Lyon, dans le bassin de vie des Portes du Sud, la commune de Saint-Fons compte 19 500 habitants avec une population jeune et en évolution. Territoire dynamique, marqué par une industrie en pleine transformation et des difficultés sociales, la ville connait une mutation profonde avec deux quartiers en projet de renouvellement urbain et l’arrivée prochaine d’une ligne de tramway.
Surclassée de 20.000 à 40.000 habitants, la collectivité est forte de près de 600 agents et de services publics diversifiés embrassant tous les champs de l’action publique locale. Elle s’inscrit dans un projet politique ambitieux en matière d’éducation, de transition énergétique, de solidarité, de tranquillité publique, de renouvellement urbain et de renforcement du lien social. La collectivité développe en outre une réflexion sur la transformation de l’action publique qui renouvelle sa tradition d’innovation sociale et d’initiative citoyenne.

L’assistant.e assure l’accueil du Centre Technique Municipal et une gestion administrative relevant du périmètre de la Direction sous la direction du responsable de l’unité administrative et de gestion.

ACTIVITES
1- Accueil physique et téléphonique du Centre Technique Municipal
- Renseigner les interlocuteurs, prendre note des informations nécessaires et relayer si besoins vers l’interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, courriers, courriels
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Réception des livraisons : ouverture portails et réception des colis
- Gérer le circuit courrier (enregistrement, diffusion, parapheurs, …)
- Gérer les fournitures de bureau du Centre Technique Municipal,
- Organiser le classement et l’archivage de la Direction et en particulier du Centre Technique Municipal,
- Assurer, en lien avec le responsable de l’unité administrative, les missions générales du suivi administratif.
- Gestion du Règlement Général de Protection des Données (RGPD) (archives + commun dématérialisé)
- Gestion des réservations des véhicules de la flotte automobile au Centre Technique Municipal

2- Gestion
- Assurer la gestion du matériel (affectation et suivi) relevant du périmètre de la Direction,
- Assurer le suivi de la consommation de carburants pour l’ensemble de la flotte automobile,
- Réaliser la mise en forme de documents (frappe, en têtes,…), assurer le classement numérique (scan, dénomination, …),
- Réserver les salles pour les agents du Centre Technique Municipal et organiser la réservation des salles de réunion du Centre Technique Municipal (ainsi que du matériel informatique nécessaire),
- Véhicules : Etat matériel de sécurité dans les véhicules [suivi tableau]
- Etat des réparations des véhicules par semaine

3- Appui aux agents de l’unité administrative de la Direction durant les périodes de congés, absences…
- En fonction des besoins, assurer la permanence de commande publique (Etablissement bon de commande, devis, marchés,…),

POSITIONNEMENT
Liens hiérarchiques : Responsable de l’unité administrative et de gestion

Liens fonctionnels : les agents au sein de la Direction, les Directions municipales (en particulier Finances et Ressources Humaines), SIGERLY, Concessionnaires publics et fournisseurs d’énergie,…

CONDITIONS D’EXERCICE
Lieu de travail : Centre Technique Municipal – 1 Rue de Bellevue, Saint-Fons
Temps de travail : 38h
Horaires : Lundi au vendredi (sauf mercredi) : 07h30-12h / 13h00-16h - mercredi : 7h30-12h / 13h00-16h30
Télétravail : non autorisé
Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emploi d'adjoint administratif + IFSE + prime annuelle
Avantages :
- Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,
- Participation employeur à hauteur de 75 % aux abonnements transports en commun
- Participation employeur pour l’adhésion à une prévoyance maintien de salaire
- Forfait mobilités durables jusqu'à 300 €
- Comité des Œuvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums...)
- Carte d’accès gratuite à la Médiathèque de la Ville
Particularités (contraintes/difficultés ou autres…) : permis B utile

Poste également ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD de 12 mois renouvelable.