Assistant administratif et financier

· Assure le suivi administratif, juridique et financier des opérations relevant de la Direction,
· Assure des tâches administratives diverses.

TACHES OU ACTIVITES PRINCIPALES POUR CHAQUE MISSION :
· Assure le suivi administratif, juridique et financier des opérations :
- participe à l'élaboration du budget communication et en assure le suivi,
- est référent au sein de la Direction de l’ensemble des procédures
administratives, financières et juridiques concernant les consultations et marchés,
- coordonne la mise au point et prend en charge une partie de la rédaction des
consultations et des marchés publics, en liaison avec les collaborateurs de la Direction de la communication et la Direction Commande publique et
Valorisation immobilière,
- suit la passation et la notification des marchés en lien avec le pôle Ressources,
- vérifie les services faits en relation avec les agents de la Direction communication concernés,
- élabore et anime les protocoles et outils nécessaires pour :
La gestion des documents (marchés – commande – produits),
La préparation budgétaire (BP – DM1 – DM2),
- assure le suivi et la programmation des marchés afin d’anticiper les renouvellements et nouvelles procédures
- assure le suivi des mises en concurrences dans l’arborescence dédiée à la
direction afin d’être en mesure de fournir des informations susceptibles d'être utilisées par le Contrôle de Gestion (MEOP),
- assure le suivi des plannings de manifestations et d’affichages.
· Assure des tâches administratives diverses :
- Rédige des notes et des courriers divers,
- Organise la vie professionnelle du Directeur et de l’Adjoint au Directeur en l’absence de l’assistante de direction,
- Assure la continuité du secrétariat de la Direction en l’absence/tuilage de l’assistante de Direction :
- Accueil physique et téléphonique, courriers et notes entrants et sortants,
- Gère les fournitures, matériels bureautiques et informatiques, l’archivage,
- Gère les fichiers d’adresses et les publipostages nécessaires sur les différents événements (envoi, suivi, retour),
- Apporte une assistance à l’équipe de Direction dans le suivi d’activité des dossiers transversaux ou généraux : conception de tableaux de bord, contrôle du respect des délais, mise en synergie des acteurs concernés,...
- Accompagne les collaborateurs dans la rédaction de courriers, l’envoi de places et de lots des jeux concours.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Un tuilage des dossiers sera assuré par un second agent à la Direction de la Communication. Il est donc nécessaire de travailler conjointement avec ce/cette collègue pour assurer une continuité de service et de qualité de travail.
La pose des congés devra se faire en concertation avec l'assistante de direction.
Disponibilité : permanence entre 8h30 et 17h30