Assistant administratif (F/H)

Participer à l'exécution et assurer le suivi administratif et logistique des missions de l'unité ARPE, ainsi que soutenir les actions de recrutement de l'unité MEPE pour les publics éligibles au PLIE :

Application des clauses d'emploi dans les contrats des donneurs d'ordre publics, parapublics et privés

Déploiement d'un programme d'actions de recrutement et de préparations spécifiques

Assistance à la gestion des dossiers SIAE

Activité 1 : Assurer l’appui administratif à la mise en œuvre des clauses emploi dans les marchés publics, parapublics et privés

Réceptionner, enregistrer et suivre les marchés ; assurer le lien avec les maîtres d’ouvrage pour compléter les informations nécessaires.
Vérifier trimestriellement l’évolution des marchés à bons de commande (Coriolis, GAM).
Préparer les documents pour les réunions de lancement de chantier.
Collecter, contrôler et enregistrer les justificatifs de réalisation des clauses emploi (feuilles d’heures, contrats, attestations…).
Établir et transmettre les accusés de réception et attestations de réalisation aux entreprises.
Saisir et actualiser les données dans le logiciel Clause (clauses d’exécution, marchés réservés IAE et STPA).

Activité 2 : Assurer le suivi et les réponses techniques aux demandes des entreprises et des donneurs d’ordres

Répondre aux demandes téléphoniques et par mail des entreprises, partenaires emploi et donneurs d’ordres.
Analyser les demandes et orienter vers les chargés de mission en cas de besoin d’arbitrage.
Gérer les demandes de modification d’affectation d’heures en lien avec le facilitateur.
Fournir les informations sur l’éligibilité des publics et les périodes de clauses.
Élaborer et transmettre les états d’avancement des clauses emploi aux entreprises et maîtres d’ouvrage.

Activité 3 : Assurer l’appui administratif et logistique de l’unité ARPE

Suivre les conventions (IAE, agences d’emploi, donneurs d’ordres, financements SIAE…).
Appuyer la gestion des conventions de financement (rapports de contrôle, vérification des publics PLIE).
Organiser le soutien logistique et administratif des actions de l’unité (Aller-vers, recrutements, événements…) : convocations, communication, suivi des inscriptions, accueil du public.
Constituer les dossiers justificatifs FSE et saisir les indicateurs associés.
Contribuer à l’amélioration des outils et procédures internes.
Organiser les réunions, rédiger courriers, comptes rendus, archivage et reprographie.

Activité 4 : Appuyer les actions menées par l’unité MEPE

Participer à la préparation et au suivi des actions.
Assurer la logistique et l’accueil du public lors des événements.
Collecter les éléments de preuve d’éligibilité, relancer les prescripteurs et saisir les indicateurs FSE sur Viesion.