ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Le Pôle Solidarités et Famille développe les actions sociales pour accompagner les Vendéens à tous les âges de la vie. L'accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans la dignité, la protection des plus vulnérables, notamment les enfants, l'insertion et l'emploi sont des questions quotidiennes auxquelles ce Pôle s'attache à apporter des réponses nouvelles et concrètes.
Composé de trois directions et d'une Maison Vendée Autonomie, ce pôle regroupe plus de 1000 agents et gère un budget de près de 350M par an.
En 2019, le Conseil Départemental a décidé de compléter le Pôle Solidarités et Famille d'un dispositif permettant de répondre aux difficultés croissantes d'accès aux soins et aux droits à la santé de la population vendéenne. La Mission Vendée Santé a été ainsi créée, pour porter l'expérimentation du centre de santé départemental multi-sites.
Après cinq années d'expérimentation, il convient de pérenniser l'activité en favorisant une gestion locale des Centres Vendée santé. C'est pourquoi le Département, particulièrement soucieux de maintenir l'offre de soins existante, s'attache à échanger avec les collectivités et acteurs locaux concernés pour assurer la continuité des soins sur ces sites et permettre un nouveau portage administratif et financier de ces structures de soins.
En mai 2025, l'un des Centres Vendée Santé a été transféré en gestion communale. La Mission Vendée Santé assure depuis la continuité du service et la gestion de l'activité du Centre Vendée Santé de Sainte-Hermine qui dispose d'une équipe de soins (médecins généralistes, assistante médicale et secrétaires médicales, infirmière en pratique avancée, infirmière déléguée à la santé publique ASALEE).

Vous accompagnez, sous ses directives, le responsable de la Mission Vendée Santé dans l'ensemble de ses missions. A ce titre, vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers. L'exercice de ces missions implique du travail en transversalité avec les secrétariats et les cadres du Pôle Solidarités et Famille, l'ensemble des directions du Pôle, et globalement de la collectivité. Vous travaillez également en partenariat avec d'autres collectivités et instances extérieures, ainsi qu'avec les partenaires institutionnels et les professionnels de santé.
Vous assurez :
1. Le suivi administratif de la Mission Vendée Santé :
- Gestion du secrétariat : traitement du courrier, accueil téléphonique, organisation de réunion, gestion des agendas, classement et archivage.
- Gestion et suivi des plannings des équipes de soins (médecins généralistes, infirmières IPA et ASALEE, internes, externes, assistantes médicales, secrétaires médicales).
- Gestion du Conseil d'exploitation de la Mission Vendée Santé.
- Participation aux réunions, rédaction des comptes rendus et relevés de décision.
- Mise en forme des courriers, notes, rapports et délibérations à destination de l'assemblée départementale et de la commission permanente ; suivi du circuit de validation.
- Suivi des données d'activité, mise à jour de base de données et divers outils de suivi de l'activité ; participation à l'élaboration du rapport d'activités et mise en forme de ce dernier.
- Gestion et suivi des commandes (matériel médical, produits pharmaceutiques, fournitures de bureau, consommables informatiques...).
- Gestion logistique des Centres Vendée Santé et suivi de l'entretien des véhicules.

2. Le suivi du personnel de la Mission Vendée santé en lien avec la Direction des Ressources de la Transversalité et de l'Evaluation et la Direction des Ressources Humaines :
- Elaboration des contrats CDOM, des plannings de congés et des ordres de mission
- Suivi des demandes de stages et organisation de l'accueil des internes stagiaires
- Suivi des demandes de formation

- Assistance administrative ponctuelle, sur site, aux secrétaires médicales des Centres Vendée Santé.
- Suppléance du gestionnaire administratif et financier en cas d'absence et lors des congés notamment.