ASSISTANT ADMINISTRATIF (h/f)
Emploi LES HERBIERS
1 Grande Rue Saint-Blaise, 85500 Les Herbiers, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
L’efficacité collective de la ville des Herbiers se décline autour du triptyque Confiance, Estime et Engagement. Fort d’un tissu associatif riche et dynamique, le territoire accueille de nombreux évènements culturels ou sportifs.
Au sein de la Direction Communication, Evènementiel, Sport et Vie associative, vous assurez la gestion administrative et comptable. Vous participez à la mise en œuvre des projets / évènements de leur définition à leur gestion pratique sur le terrain.
Vous faites le lien entre les ressources internes, les prestataires, les associations et la collectivité pour l’organisation d’évènements.
Au sein de la Direction Communication, Evènementiel, Sport et Vie associative, vous assurez la gestion administrative et comptable. Vous participez à la mise en œuvre des projets / évènements de leur définition à leur gestion pratique sur le terrain.
Vous faites le lien entre les ressources internes, les prestataires, les associations et la collectivité pour l’organisation d’évènements.
Service Sport :
Renseigner les tableaux de suivi de l’activité (inscriptions, données statistiques…)
Mettre à jour et diffuser les plannings d’occupation des salles (collèges, lycées)
Etablir les facturations et les conventions.
Service Communication :
Assistance du Directeur de la communication
Gestion de la facturation
Suivi de prestataires
Appui logistique pour le bon déroulement des missions du service communication
Suivi des projet sport/communication
Service Evenementiel :
Organiser des évènements : conception (idée, prestataire, planning)
Assurer la mise en place opérationnelle (invitations, inscriptions, relances, préparation et suivi des notes techniques (briefs) ;
Effectuer les commandes (mise en concurrence des fournisseurs, choix du fournisseur et modalités de livraison …)
Goodies : commande, suivi du stock, diffusion
Concevoir la décoration des tables et dresser les buffets
Assurer le service lors des cérémonies
Renseigner les tableaux de suivi de l’activité (inscriptions, données statistiques…)
Mettre à jour et diffuser les plannings d’occupation des salles (collèges, lycées)
Etablir les facturations et les conventions.
Service Communication :
Assistance du Directeur de la communication
Gestion de la facturation
Suivi de prestataires
Appui logistique pour le bon déroulement des missions du service communication
Suivi des projet sport/communication
Service Evenementiel :
Organiser des évènements : conception (idée, prestataire, planning)
Assurer la mise en place opérationnelle (invitations, inscriptions, relances, préparation et suivi des notes techniques (briefs) ;
Effectuer les commandes (mise en concurrence des fournisseurs, choix du fournisseur et modalités de livraison …)
Goodies : commande, suivi du stock, diffusion
Concevoir la décoration des tables et dresser les buffets
Assurer le service lors des cérémonies
Profil recherché
Issu(e) d’une formation administrative ou avec une expérience sur un emploi similaire, vous démontrez un fort intérêt pour l’évènementiel et un réel sens du service public.
Vous êtes reconnu pour votre esprit d’équipe et votre positivité. Doté d'une aisance relationnelle, vous appréciez travailler en transversalité.
Vous disposez de qualités d’organisation et anticipation, notamment pour le respect des délais, qui traduisent votre agilité.
Vous incarnez l’image de la Ville et faites preuve de discrétion professionnelle. Vous répondez aux attentes des élus, usagers et services avec simplicité.
Vous maîtrisez les logiciels bureautiques classiques et savez-vous adapter aux différents logiciels métiers.
Conditions de travail :
Forte disponibilité les soirs, weekend et jours fériés selon les évènements de la Ville
Horaires irréguliers avec amplitude variable possible les jours d’évènement
Confidentialité forte
Vous êtes reconnu pour votre esprit d’équipe et votre positivité. Doté d'une aisance relationnelle, vous appréciez travailler en transversalité.
Vous disposez de qualités d’organisation et anticipation, notamment pour le respect des délais, qui traduisent votre agilité.
Vous incarnez l’image de la Ville et faites preuve de discrétion professionnelle. Vous répondez aux attentes des élus, usagers et services avec simplicité.
Vous maîtrisez les logiciels bureautiques classiques et savez-vous adapter aux différents logiciels métiers.
Conditions de travail :
Forte disponibilité les soirs, weekend et jours fériés selon les évènements de la Ville
Horaires irréguliers avec amplitude variable possible les jours d’évènement
Confidentialité forte
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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