Assistant administratif (h/f)

Au sein du Service Temps de travail, Déplacements, Prestations, l’assistant(e) administratif(ive) assurera le suivi de la gestion des frais de déplacements des agents départementaux et participera au suivi du temps de travail annualisé des agents des collèges.

Au sein du Service Temps de travail, Déplacements, Prestations, vous assurerez le suivi de la gestion des frais de déplacements des agents départementaux et participera au suivi du temps de travail annualisé des agents des collèges.

A ce titre et sous l’autorité fonctionnelle d’un coordonnateur de pôle, vous serez chargé :

1. Des frais de déplacement professionnels
La gestion des déplacements professionnels sur le logiciel Concur
• de veiller à la bonne application de la règlementation en matière de déplacements professionnels,
• d’interpeller sur les situations particulières et les analyser,
• de participer aux contrôles des ordres de mission et des notes de frais, à la constitution des lots de notes de frais pour mise en paiement, à la gestion des commandes de billets de train et à la réalisation de requêtes ou études à la demande de la hiérarchie,
L’information et le conseil aux agents
• d’assurer un accueil physique et téléphonique (hotline tous les jours de 8h30 à 11h30),
• d’être en capacité d’appréhender la règlementation et de la communiquer aux agents et encadrants,
• d’animer les réunions d’information et/ou les ateliers de prise en main des agents départementaux sur le logiciel Concur,
L’utilisation du logiciel Concur
• d’être en capacité à appréhender les développements techniques, à s’approprier le logiciel afin d’assurer le suivi individuel des frais de déplacement de chaque agent, ainsi que le logiciel afin d’assurer les contrôles et les rapports attendus,

2. Le suivi des plannings annualisés des agents des collèges
• d'assurer le contrôle des plannings individuels,
• d’instruire, d’analyser et d’apporter les corrections nécessaires aux plannings en lien avec les secrétaires généraux des collèges et le service vie de l'agent,
• de calculer le temps de travail afférent au contrat ou à la situation individuelle de l’agent en lien avec le service carrière-paie, le service vie de l’agent et les secrétaires généraux,
• de veiller à la bonne application de la règlementation en matière de temps de travail annualisé,
• d’interpeller sur les situations particulières et de les analyser,
• de communiquer aux agents les informations règlementaires sur les droits en matière de temps de travail et de congés.

3. La participation à la gestion de dossiers spécifiques
• de participer à des dossiers thématiques et/ou ponctuels à la demande du chef de service ou du coordonnateur de pôle,
• de collecter et organiser les données permettant la conduite de ces dossiers.

Pour des nécessités de service, il est demandé d’être présent dès 8h30 le matin à l’ouverture de la hotline (8h30 à 11h30).