Assistant administratif (h/f)

Faciliter l’activité du service en assurant une bonne circulation de l’information et en prenant en charge au quotidien les tâches administratives de secrétariat et de gestion de l’occupation du domaine public, ainsi que le suivi des relations avec les usagers.

Accueil : Accueil physique et téléphonique des administrés, entreprises • Réceptionne et filtre les appels téléphoniques, renseigne et oriente les appels • Programmer des rendez-vous • Donne une information de premier niveau



Gestion du courrier/rendez-vous : Frappe des courriers et divers documents pour le chef de service et les surveillants de travaux • Courrier : réceptionne, répartit, assure le suivi (via le logiciel Elise ou autre support) et apporte les réponses aux administrés



Gestion : Etablissement des occupations du domaine public : arrêtés et autorisations (chantiers, circulation, terrasses, etc.) • Suivi et gestion des demandes d’installation des manèges et forains • Suivi de l’aspect financier des droits de voirie en partenariat avec le correspondant budgétaire • Gestion des demandes application Civisuresnes



Organisation de réunions : Planifie, gère les réservations, invitations pour différentes réunions et commissions • Prépare les dossiers et établit les comptes-rendus lorsque l’assistant administratif participe à l’une d’entre-elles



Communication : Assure la transmission d’informations au sein du Pôle et du service Voirie et Réseaux



Classement : Assure le classement et l’archivage des dossiers relatifs au service ainsi que de ses propres dossiers



Polyvalence : Peut participer à d’autres tâches en fonction des besoins, des absences des collègues : courriers divers, suivi logiciel courrier, montage de réunions, agenda directeur de pôle et élu de secteur, etc.