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SYNDICAT MIXTE DU CONSERVATOIRE DES ALPES-MARITIMES
Assistant Administratif (h/f)
Palais Sarde 10 rue de la Préfecture, Nice (Alpes-Maritimes (06))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Sous la responsabilité hiérarchique de la Présidente du Syndicat Mixte et du Directeur du Conservatoire.
Relations transversales et externes avec :
- L'équipe de direction ;
- L'équipe administrative et pédagogique ;
- Les partenaires administratifs et institutionnels ;
- Les familles.
Relations transversales et externes avec :
- L'équipe de direction ;
- L'équipe administrative et pédagogique ;
- Les partenaires administratifs et institutionnels ;
- Les familles.
Votre mission
Pédagogie :
- Accueil et renseignement du public ;
- Gestion de la boîte mail « contact » ;
- Suivi administratif des élèves en suppléance de la responsable (inscriptions sur le logiciel métier, certificats, contrats de prêts d’instruments) ;
- Gestion des absences des élèves et des dossiers d’inscriptions en complément du secrétariat pédagogique ;
- Gestion des emplois du temps des professeurs en suppléance de la responsable (modification et suivi sur le logiciel métier) ;
- Saisie et diffusion des bilans des musiciens intervenant en milieu scolaire ;
- Gestion des centres d’enseignements en suppléance de la responsable (fonctionnement, utilisation des salles et gestion des clés) ;
- Gestion des appréciations des élèves (vérifications de saisie et diffusion après validation) ;
- Diffusion des informations aux familles ;
- Réservation des salles pour diffusions pédagogiques.
Administration/direction:
- Prise de note et compte-rendu ;
- Appui et suivi des dossiers de la direction ;
- Organisation et suivi des réunions (convocations, ordres du jour, préparation des dossiers) ;
- Gestion des plannings, rendez-vous et réunions en visioconférence pour la direction ;
- Suivi, classement et archivages des documents administratifs ;
- Rédaction et diffusion des courriers, courriels..
Autres :
- Présence lors de réunions de rentrée ;
- Présence lors des auditions et concerts ;
- Représentation de la direction sur certaines manifestations.
D’autres activités peuvent être confiées à l’agent dans le cadre de circonstances exceptionnelles et pour répondre aux nécessités de service.
Conditions particulières d’exercice :
o Description des pics d’activité : rentrée scolaire (septembre-octobre), fin d’année scolaire (juin/juillet) ;
o Titulaire du permis de conduire ;
o Tenue vestimentaire correcte.
- Accueil et renseignement du public ;
- Gestion de la boîte mail « contact » ;
- Suivi administratif des élèves en suppléance de la responsable (inscriptions sur le logiciel métier, certificats, contrats de prêts d’instruments) ;
- Gestion des absences des élèves et des dossiers d’inscriptions en complément du secrétariat pédagogique ;
- Gestion des emplois du temps des professeurs en suppléance de la responsable (modification et suivi sur le logiciel métier) ;
- Saisie et diffusion des bilans des musiciens intervenant en milieu scolaire ;
- Gestion des centres d’enseignements en suppléance de la responsable (fonctionnement, utilisation des salles et gestion des clés) ;
- Gestion des appréciations des élèves (vérifications de saisie et diffusion après validation) ;
- Diffusion des informations aux familles ;
- Réservation des salles pour diffusions pédagogiques.
Administration/direction:
- Prise de note et compte-rendu ;
- Appui et suivi des dossiers de la direction ;
- Organisation et suivi des réunions (convocations, ordres du jour, préparation des dossiers) ;
- Gestion des plannings, rendez-vous et réunions en visioconférence pour la direction ;
- Suivi, classement et archivages des documents administratifs ;
- Rédaction et diffusion des courriers, courriels..
Autres :
- Présence lors de réunions de rentrée ;
- Présence lors des auditions et concerts ;
- Représentation de la direction sur certaines manifestations.
D’autres activités peuvent être confiées à l’agent dans le cadre de circonstances exceptionnelles et pour répondre aux nécessités de service.
Conditions particulières d’exercice :
o Description des pics d’activité : rentrée scolaire (septembre-octobre), fin d’année scolaire (juin/juillet) ;
o Titulaire du permis de conduire ;
o Tenue vestimentaire correcte.
Profil recherché
Compétences techniques :
• Maitriser les statuts de la Fonction Publique Territoriale ;
• Maitriser les techniques de rédaction administrative ;
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
• Utilisation du logiciel métier : I-MUSE ;
• Connaissance des procédures administratives ;
• Formation CNFPT appréciée.
Compétences relationnelles :
• Savoir travailler en équipe ;
• Avoir le sens du service public ;
• Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
• Capacité à communiquer avec des partenaires institutionnels.
Compétences organisationnelles :
• Savoir gérer les priorités et les urgences ;
• Avoir de la rigueur et de la méthode ;
• Savoir faire preuve d’anticipation ;
• Rendre compte à la direction et alerter ;
• Savoir faire preuve de discrétion et réserve.
- Autonomie relative dans l’organisation des missions confiées, sous l’autorité de la direction ;
- Compte rendu régulier de l’activité et obligation d’alerte en cas de difficulté.
• Maitriser les statuts de la Fonction Publique Territoriale ;
• Maitriser les techniques de rédaction administrative ;
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
• Utilisation du logiciel métier : I-MUSE ;
• Connaissance des procédures administratives ;
• Formation CNFPT appréciée.
Compétences relationnelles :
• Savoir travailler en équipe ;
• Avoir le sens du service public ;
• Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
• Capacité à communiquer avec des partenaires institutionnels.
Compétences organisationnelles :
• Savoir gérer les priorités et les urgences ;
• Avoir de la rigueur et de la méthode ;
• Savoir faire preuve d’anticipation ;
• Rendre compte à la direction et alerter ;
• Savoir faire preuve de discrétion et réserve.
- Autonomie relative dans l’organisation des missions confiées, sous l’autorité de la direction ;
- Compte rendu régulier de l’activité et obligation d’alerte en cas de difficulté.
Autres informations
Non renseignées