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CHARTRES MÉTROPOLE
Assistant Administratif H/F
Hôtel de ville - place des halles, Chartres (Eure-et-Loir (28))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
Le secrétariat des élus accompagne et assiste les élus dans l’exercice de leurs mandats et fonctions. Pour l’aider dans ses missions, le service recrute par voie statutaire ou contractuelle, un :
ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
(CATÉGORIE C OU B – CADRE D’EMPLOIS DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS OU DES RÉDACTEURS, OU CONTRACTUEL)
Au cœur du secrétariat des élus, vous assurez un relais efficace et un rôle d’interface pour garantir le bon fonctionnement du service et la continuité de l’action publique.
ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
(CATÉGORIE C OU B – CADRE D’EMPLOIS DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS OU DES RÉDACTEURS, OU CONTRACTUEL)
Au cœur du secrétariat des élus, vous assurez un relais efficace et un rôle d’interface pour garantir le bon fonctionnement du service et la continuité de l’action publique.
Votre mission
Vos missions principales :
- Gérer l’accueil, l’agenda, les rendez-vous, le courrier, l’organisation et le classement. Préparer les réunions et les dossiers, participer à la prise de notes et rédiger les comptes rendus.
- Participer à l’élaboration de l’agenda général d’information aux élus, assurer la diffusion individuelle et le classement des articles de presse liés à leur activité. Gérer les réservations de salles et des matériels associés et signaliser les réunions se déroulant à l’Hôtel Montescot.
- Assurer la gestion des invitations des élus (enregistrements, représentations, réponses).
- Préparer les ordres de mission et assurer le suivi des remboursements de frais des élus.
- Assurer la gestion des quorums pour les assemblées délibérantes et les commissions spécifiques.
- Contribuer à la continuité de service sur la plage d’ouverture du secrétariat (8h30–19h), avec permanence par roulement au sein de l’équipe.
- Gérer l’accueil, l’agenda, les rendez-vous, le courrier, l’organisation et le classement. Préparer les réunions et les dossiers, participer à la prise de notes et rédiger les comptes rendus.
- Participer à l’élaboration de l’agenda général d’information aux élus, assurer la diffusion individuelle et le classement des articles de presse liés à leur activité. Gérer les réservations de salles et des matériels associés et signaliser les réunions se déroulant à l’Hôtel Montescot.
- Assurer la gestion des invitations des élus (enregistrements, représentations, réponses).
- Préparer les ordres de mission et assurer le suivi des remboursements de frais des élus.
- Assurer la gestion des quorums pour les assemblées délibérantes et les commissions spécifiques.
- Contribuer à la continuité de service sur la plage d’ouverture du secrétariat (8h30–19h), avec permanence par roulement au sein de l’équipe.
Profil recherché
De formation supérieure (bac+2), vous justifiez d’une expérience significative sur un poste équivalent. Vous disposez d’excellentes qualités rédactionnelles et d’un bon esprit de synthèse. Vous savez prendre la hauteur de vue nécessaire, prioriser et vous adapter pour gérer les urgences. Doté d’un sens aigu du service, de la communication et de la diplomatie, vous faites preuve d’une confidentialité et d’une discrétion irréprochables. Rigoureux, organisé et disponible, vous appréciez le travail en équipe et assurez la continuité du service dans les plages d’ouverture. Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique (Word, Excel, messagerie, logiciel financier)
Autres informations
Non renseignées