ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT

Poste polyvalent, 60% au sein du pôle développement territorial et 40% au sein du pôle cohérence territoriale.
Sous la supervision du responsable du pôle et en lien avec plusieurs chargées de mission, l’assistante administrative est chargée d’apporter un appui administratif au sein du pôle.

• Au sein du pôle Développement territorial (composé des services Economie-Emploi / Tourisme / Infrastructures)

Accueil téléphonique
Frappe de courriers, élaboration et mise en forme de courriers simples, suivi des parapheurs, des demandes et des réponses apportées,
Soutien ponctuel à la saisie et reporting de l’activité et des données Entreprises dans l’outil AGDE,
Gestion/mutualisation/actualisation des listing de contacts,
Gérer l’archivage et le classement des dossiers informatiques et papiers,
Suivi des signatures et classement des actes administratifs (décisions, contrats, marchés...),
Accompagnement à l’organisation logistique des événements : calendrier des événements, aide à la gestion des invitations, des inscriptions, réservation/location de salle, organisation matérielle, gestion des prestataires et factures, appui aux relances, appui à la gestion administrative (devis, bon de commandes, fournitures des services, réservations...),
Saisine et suivi des engagements, des bons de commande, des OS, des factures, des PV de réceptions… et suivi budgétaire de l’ensemble des dépenses du pôle,
Appui aux relances téléphoniques pour des projets spécifiques,
Suivi administratif, juridique, comptable et financier des conventions partenariales.

• Au sein du pôle Cohérence territoriale (composé des services Aménagement du territoire / Habitat-Logement / Transition écologique / Urbanisme)

Courriers divers inhérents au Pôle
Appui pour la préparation des demandes de subvention
Préparation des réunions, des commissions
Suivi et planification de réunions et de l’agenda des équipes,
Suivi, tri, classement et archivage des dossiers administratifs.





Pass Thelle Bus (PTB) :
Prise des appels téléphoniques du service Mobilités et information téléphonique sur le fonctionnement du Pass Thelle Bus
Information téléphonique sur le fonctionnement du service PTB
Gestion des pénalités
Gestion et facturation des dérogations scolaires (période juin à décembre)
Suivi des statistiques du réseau, gestion des recettes mensuelles
Préparation des opérations de communication pour promouvoir le service

Gestion des demandes de transport des communes dans le cadre du nouveau marché en groupement pour le compte des communes (piscine dans le temps scolaires, voyages…)

Accueil collectif de mineurs (ancien ALSH) :
Enregistrement et confirmation des demandes de transport pour les accueils de loisirs (mail et tableur)
Envoi par mail des demandes au prestataire transport après vérification du supérieur hiérarchique
Etablissement des bons de commande (logiciel CIRIL Finances)

Voies douces :
Appui dans le déroulement des dossiers de création de liaison/sente de la gestion des acquisitions foncières à la réception des travaux en lien avec le Bureau d’études, les communes/EPCI

Transition Ecologique :
Appui dans le suivi des prestations de thermographies et cadastre solaire (rédaction et envoi de courriers, des invitations, participation à l’organisation matérielle des évènements, participation aux évènements en soirée auprès du public)
Renseignements téléphoniques
Gestion de demandes de rdv pour la restitution des résultats de la thermographie
Rédaction de comptes rendus


MISSIONS PONCTUELLES

Participation à l’opération de communication du Pass Thelle Bus : animation et présence pour des évènements ponctuels (semaine de la mobilité en septembre par exemple) pour promouvoir le service

Soirées de restitution auprès du public de la mission de Thermographie et cadastre solaire