Assistant administratif polyvalent (h/f)
Emploi COMMUNE DE BEUIL
26 Rue du Comté de Beuil (Alpes-Maritimes)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
La commune de Beuil (Alpes-Maritimes) recrute un assistant administratif polyvalent au sein de son secrétariat. Il devra recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la commune ; suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences ; assister le secrétaire général de mairie dans l'organisation du travail du secrétariat de mairie.
Missions principales :
1 - Accueil du public :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public ;
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
- Transmettre des messages clairs et précis aux différents services ;
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
2 - Administration générale :
- Gérer le courrier et des mails du secrétariat et du Maire ;
- Assurer la tenue administrative des registres ;
- Tâches administratives diverses : rédaction de projet de courriers, arrêtés, gestion des emplois du temps, prise de rendez-vous, etc ;
- Assister la secrétaire générale de mairie dans la gestion des dossiers courants, la préparation des conseils municipaux (envoi de la convocation, préparation des dossiers, de la salle, mise en forme des délibérations et des procès-verbaux) ;
- Aider à rédiger des documents administratifs et toutes formalités administratives ;
- Gestion de l'affichage ;
- Assurer l'assistance du secrétaire général de mairie sur le suivi des projets et des marchés publics ;
- Etablissement des dossiers de demande de subventions en lien avec le du secrétaire général de mairie ;
- Gestion des contrats d'assurance et déclarations de sinistre et assurer le suivi ;
- Réaliser les divers travaux de bureautique (tri, classement, numérisation de documents, rédaction de courriers, rapports, notes, tableaux, etc) ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.
3 - Ressources humaines :
- Avoir les connaissances de base en ressources humaines ;
- Arrêtés individuels des agents : mise en forme, mise à la signature, transmission aux agents, scanner, envoyer au Centre de Gestion, classement papier et informatique ;
- Recrutement : convocation aux entretiens, courriers aux candidats non retenus, création du dossier individuel papier et informatique, rédaction des contrats de recrutement ;
- Suivi des arrêts maladie et accidents du travail ;
- Recherche des formations, inscriptions et suivi de l'exécution, suivi administratif ;
- Assurer l'assistance du secrétaire général de mairie en matière de RH.
4 - État civil :
- Recensement militaire (réception des jeunes, envoi des listes trimestrielles de recensement) ;
- Aide au recensement de la population,
5 - Urbanisme :
- Pré-instruction des dossiers d'urbanisme et instruction de certains dossiers de compétence commune (récépissés dépôt, pièces complémentaires, délivrance et notification aux pétitionnaires) ;
- Suivi des dossiers d'urbanisme (PLU, déclarations préalables, permis de construire, permis d'aménager, certificats d'urbanisme de simple information, et certificats d'urbanisme opérationnels ;
- Renseignements et informations au public, aux administrations, notaires, etc... concernant l'urbanisme en général ;
- Envois au contrôle de légalité.
6 - Élections :
- Préparation et organisation matérielle des scrutins en binôme avec le secrétaire général de mairie.
7 - Comptabilité : assistance à la gestion financière et comptable :
- Saisie de titres et de mandats en appui au secrétaire général de mairie ;
- Réceptionner, vérifier les pièces comptables et préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats.
Missions secondaires :
- Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de fournitures administratives, (sous couvert du secrétaire général de mairie) ;
- Veiller au respect de la réglementation de la commande publique, notamment en termes de consultation (demander plusieurs devis, comparatif de prix selon les fournisseurs, etc) ;
- Gestion des réservations de salles communales, mise à jour et suivi du planning de réservation par les associations et les particuliers ;
- Relation avec les associations : suivi des demandes des associations (demandes de matériel, réservations de salles), organisation des réunions en lien avec les associations ;
- Gestion du planning des festivités ;
- Transmission des informations à la communication ;
- Relations avec les élus et les autres agents de la collectivité ;
- Communication : site internet, panneaux lumineux, tenue du protocole, affiches et invitations.
L'assistant administratif polyvalent est amené à participer à toute activité du service rendue nécessaire par l'urgence.
1 - Accueil du public :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public ;
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
- Transmettre des messages clairs et précis aux différents services ;
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
2 - Administration générale :
- Gérer le courrier et des mails du secrétariat et du Maire ;
- Assurer la tenue administrative des registres ;
- Tâches administratives diverses : rédaction de projet de courriers, arrêtés, gestion des emplois du temps, prise de rendez-vous, etc ;
- Assister la secrétaire générale de mairie dans la gestion des dossiers courants, la préparation des conseils municipaux (envoi de la convocation, préparation des dossiers, de la salle, mise en forme des délibérations et des procès-verbaux) ;
- Aider à rédiger des documents administratifs et toutes formalités administratives ;
- Gestion de l'affichage ;
- Assurer l'assistance du secrétaire général de mairie sur le suivi des projets et des marchés publics ;
- Etablissement des dossiers de demande de subventions en lien avec le du secrétaire général de mairie ;
- Gestion des contrats d'assurance et déclarations de sinistre et assurer le suivi ;
- Réaliser les divers travaux de bureautique (tri, classement, numérisation de documents, rédaction de courriers, rapports, notes, tableaux, etc) ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.
3 - Ressources humaines :
- Avoir les connaissances de base en ressources humaines ;
- Arrêtés individuels des agents : mise en forme, mise à la signature, transmission aux agents, scanner, envoyer au Centre de Gestion, classement papier et informatique ;
- Recrutement : convocation aux entretiens, courriers aux candidats non retenus, création du dossier individuel papier et informatique, rédaction des contrats de recrutement ;
- Suivi des arrêts maladie et accidents du travail ;
- Recherche des formations, inscriptions et suivi de l'exécution, suivi administratif ;
- Assurer l'assistance du secrétaire général de mairie en matière de RH.
4 - État civil :
- Recensement militaire (réception des jeunes, envoi des listes trimestrielles de recensement) ;
- Aide au recensement de la population,
5 - Urbanisme :
- Pré-instruction des dossiers d'urbanisme et instruction de certains dossiers de compétence commune (récépissés dépôt, pièces complémentaires, délivrance et notification aux pétitionnaires) ;
- Suivi des dossiers d'urbanisme (PLU, déclarations préalables, permis de construire, permis d'aménager, certificats d'urbanisme de simple information, et certificats d'urbanisme opérationnels ;
- Renseignements et informations au public, aux administrations, notaires, etc... concernant l'urbanisme en général ;
- Envois au contrôle de légalité.
6 - Élections :
- Préparation et organisation matérielle des scrutins en binôme avec le secrétaire général de mairie.
7 - Comptabilité : assistance à la gestion financière et comptable :
- Saisie de titres et de mandats en appui au secrétaire général de mairie ;
- Réceptionner, vérifier les pièces comptables et préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats.
Missions secondaires :
- Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de fournitures administratives, (sous couvert du secrétaire général de mairie) ;
- Veiller au respect de la réglementation de la commande publique, notamment en termes de consultation (demander plusieurs devis, comparatif de prix selon les fournisseurs, etc) ;
- Gestion des réservations de salles communales, mise à jour et suivi du planning de réservation par les associations et les particuliers ;
- Relation avec les associations : suivi des demandes des associations (demandes de matériel, réservations de salles), organisation des réunions en lien avec les associations ;
- Gestion du planning des festivités ;
- Transmission des informations à la communication ;
- Relations avec les élus et les autres agents de la collectivité ;
- Communication : site internet, panneaux lumineux, tenue du protocole, affiches et invitations.
L'assistant administratif polyvalent est amené à participer à toute activité du service rendue nécessaire par l'urgence.
Profil recherché
- Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale ;
- Avoir ou acquérir les connaissances de base en état civil, gestion du cimetière, élections ;
- Connaissance des outils informatiques, des logiciels métiers (Word, Excel, Power point, Logiciel Acrobat, Berger Levrault MAGNUS, DGFIP, Chorus Pro, DF Net) ;
- Compétences administratives avérées (capacités de rédaction, accueil, gestion administrative, réponse à des courriels, etc) ;
- Maitrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, vocabulaire professionnel) ;
- Qualités organisationnelles et relationnelles ;
- Connaissance de base de la comptabilité publique ;
- Connaître la réglementation de l'état civil, des élections, de la législation funéraire et de l'urbanisme (PC, DP, CU, etc) ;
- Connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- Connaissances en matière de ressources humaines, de gestion d'un conseil municipal, de suivi de projets ;
- Capacités d'analyse et de synthèse, savoir rendre compte.
Qualités requises :
- Disponibilité, réactivité, esprit de synthèse ;
- Polyvalence : l'agent peut être amené à effectuer toute mission nécessaire au bon fonctionnement ;
- Amabilité, discrétion, respect de la confidentialité, obligation de réserve professionnelle, neutralité, dynamisme, rigueur, sens de l'organisation, autonomie, sens du service public ;
- S'adapter à des situations de travail différentes et aux différents interlocuteurs ;
- Savoir prendre des initiatives tout en sachant situer la limite de ses compétences ;
- Travail en équipe et au contact de nombreux publics et acteurs différents (élus, agents, institutions publiques et privés, etc) ;
- Garant de l'image du service public de la commune (bonne attitude, comportement adapté, etc), bonne présentation, rigueur, écoute, précision ;
- Sens du contact humain, esprit d'équipe ;
- Sens du service public ;
- Savoir gérer les situations de stress.
Formation : Bac+2 minimum en administration ou expérience significative en gestion/administration sur un poste similaire dans une mairie.
- Avoir ou acquérir les connaissances de base en état civil, gestion du cimetière, élections ;
- Connaissance des outils informatiques, des logiciels métiers (Word, Excel, Power point, Logiciel Acrobat, Berger Levrault MAGNUS, DGFIP, Chorus Pro, DF Net) ;
- Compétences administratives avérées (capacités de rédaction, accueil, gestion administrative, réponse à des courriels, etc) ;
- Maitrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, vocabulaire professionnel) ;
- Qualités organisationnelles et relationnelles ;
- Connaissance de base de la comptabilité publique ;
- Connaître la réglementation de l'état civil, des élections, de la législation funéraire et de l'urbanisme (PC, DP, CU, etc) ;
- Connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- Connaissances en matière de ressources humaines, de gestion d'un conseil municipal, de suivi de projets ;
- Capacités d'analyse et de synthèse, savoir rendre compte.
Qualités requises :
- Disponibilité, réactivité, esprit de synthèse ;
- Polyvalence : l'agent peut être amené à effectuer toute mission nécessaire au bon fonctionnement ;
- Amabilité, discrétion, respect de la confidentialité, obligation de réserve professionnelle, neutralité, dynamisme, rigueur, sens de l'organisation, autonomie, sens du service public ;
- S'adapter à des situations de travail différentes et aux différents interlocuteurs ;
- Savoir prendre des initiatives tout en sachant situer la limite de ses compétences ;
- Travail en équipe et au contact de nombreux publics et acteurs différents (élus, agents, institutions publiques et privés, etc) ;
- Garant de l'image du service public de la commune (bonne attitude, comportement adapté, etc), bonne présentation, rigueur, écoute, précision ;
- Sens du contact humain, esprit d'équipe ;
- Sens du service public ;
- Savoir gérer les situations de stress.
Formation : Bac+2 minimum en administration ou expérience significative en gestion/administration sur un poste similaire dans une mairie.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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