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Assistant administratif polyvalent (h/f)

Emploi COMMUNE DU TAMPON

87 Rue De L'église, 01290 Laiz, France

Non renseigné

Citoyenneté, population Emploi permanent Plein temps

Description

Sous l’autorité hiérarchique du chef de service de la restauration collective, est en charge de :
• Traiter les activités de secrétariat et de comptabilité (polyvalence sur les postes administratifs et comptables de la restauration scolaire) ;
• Assister un ou plusieurs responsables dans le fonctionnement du service ;
• Traiter les documents comptables, suivre les dépenses et assurer la gestion administrative ;
• Assurer la relation avec les fournisseurs, les différents services, les directeurs d’école… ;
• Mettre en place des menus établis par la diététicienne ;
• Passer les commandes, suivre les livraisons auprès des fournisseurs, des magasiniers.
* Activités et tâches :
- Gestion du secrétariat ;
- Assurer des tâches administratives liées au fonctionnement du service ;
- Gestion administrative du personnel ;
- Établissement des bons de commande ;
- Achats et commandes des denrées alimentaires du service ;
- Suivi des commandes et contrôle des livraisons ;
- Validation des factures ;
- Suivi des dossiers « Marchés Publics attribués » et activité du service (tableaux de bord) ;
- Gestion des sorties scolaires ;
- Suivi des dépenses budgétaires ;
- Gestion des tableaux de suivi denrées, des produits, des matériels ;
- Gestion personnel technique (absences, présence,…) ;
- Missions de polyvalence.

* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Échanges quotidiens et concertation au sein du service ;
- Relations avec fournisseurs, directeurs d'écoles et différents services de la collectivité.

Profil recherché

* Compétences professionnelles :
Mission de secrétariat :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : informer, orienter les collaborateurs, prestataires et administrés et traiter leurs demandes .
- Rédiger des courriers, des notes, des comptes-rendus ;
- Suivi des pointages du personnel sur le logiciel « Incovar+ » ;
- Classement et archivage des documents, scanner les divers documents comptables (mail, bons de commande, bons de livraisons).

Mission de comptabilité :
° Établir les bons de commande sur logiciel « Sédit Marianne » selon les marchés attribués :
- pour l'achat de denrées alimentaires pour la restauration dans les écoles de la Commune recensés par la gestionnaire administrative ;
- pour l'achat des produits d'entretien et petits matériels pour l'entretien des locaux des cantines scolaires établis par les magasiniers selon les demandes des responsables des cantines ;
- pour les diverses réparations du matériel dans les cantines scolaires (réceptionner les devis des fournisseurs pour les réparations demandées par les responsable des cantines ;
- pour l'achat des baguettes pour les sorties dans les écoles (recenser les sorties scolaires reçues des directeurs d'écoles par mail, téléphone) ;
- pour l'achat des matériels d'investissement et de fonctionnement pour les cantines (sauteuses, armoires froides...) recensés par le chef de service ;
- pour l'achat de combustible pour les cuisines centrales (demandés par les responsables de cantines) ;
- pour les vêtements de travail du personnel des cantines recensés par le service – tenues vestimentaires et chaussures de travail ;
- pour les prestations réalisées par la diététicienne pour le service ;
- pour les prestations de contrôles microbiologiques dans les écoles ;
- pour les contrôles de potabilité de l'eau dans les cantines.
° Gérer les demandes des fournisseurs, directeurs d'école, différents services par mail ou par téléphone ;
° Gérer les demandes des sorties scolaires ;
° Connaître la réglementation des marchés et suivre les dossiers des Marchés publics attribués (les quantités attribués, le montant global à atteindre et à ne pas dépasser, les prix fixés pour les achats) ;
° Suivre les commandes et contrôler les livraisons (s'assurer de la livraison et palier au remplacement, vérifier les quantités livrées par rapport au bon de commande) ;
° Gérer les soldes au niveau des bons de commande et des factures (en cas de rupture des denrées ou de quantités moindres)
° Contrôler et valider les factures (rassembler les bons de commande et bons de livraisons) :
- vérifier les désignations, les quantités, les prix, le montant global par rapport au bon de commande) ;
- réajuster les bons de commande pour un montant de moins de 50€ ;
- respecter les délais de paiement des factures pour éviter les intérêts moratoires ;
- retourner les factures aux fournisseurs en cas de non conformité.
° Gérer les relances des fournisseurs pour le paiement des factures ;
° Polyvalence en cas d'absence d'un collègue sur le poste du secrétariat ou des assistants comptables.

* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : intermédiaire.

* Technicité/expertise requise par le poste : intermédiaire.

Autres informations

Non renseignées

il y a 1 semaine

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