Assistant administratif RH/Accueil
Emploi LOUVIERS
49 Rue Du Maréchal Foch, 27400 Louviers, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Surclassée dans la strate géographique des villes de plus de 20 000 à 40 000 habitants, Louviers se tourne résolument vers l’avenir.
Ville centre de l’Agglomération Seine-Eure (105 000 habitants, 60 communes), Louviers en est le cœur commerçant avec plusieurs centaines de commerces de proximité et d’artisans.
Forte de ses nombreuses infrastructures culturelles (Musée, école de musique, Médiathèque, Scène 5, Cinémas, théâtre, Gare aux Musiques) et sportives (complexe aquatique, patinoire, piste d’athlétisme, gymnases, skate-park), la ville est de plus en plus attractive, comme en témoigne l’augmentation de la population de près d’un millier d’habitants en cinq ans.
Reconnue pour son dynamisme et son gout de l’innovation, Louviers est une ville « moyenne » qui vise toujours l’excellence !
LA VILLE DE LOUVIERS - 20.000 habitants 30 km de Rouen - 1 heure de Paris recrute un/une :Assistant(e) administratif RH/accueil pour sa direction des ressources humaines
Temps complet: 36h30/semaine
Ville centre de l’Agglomération Seine-Eure (105 000 habitants, 60 communes), Louviers en est le cœur commerçant avec plusieurs centaines de commerces de proximité et d’artisans.
Forte de ses nombreuses infrastructures culturelles (Musée, école de musique, Médiathèque, Scène 5, Cinémas, théâtre, Gare aux Musiques) et sportives (complexe aquatique, patinoire, piste d’athlétisme, gymnases, skate-park), la ville est de plus en plus attractive, comme en témoigne l’augmentation de la population de près d’un millier d’habitants en cinq ans.
Reconnue pour son dynamisme et son gout de l’innovation, Louviers est une ville « moyenne » qui vise toujours l’excellence !
LA VILLE DE LOUVIERS - 20.000 habitants 30 km de Rouen - 1 heure de Paris recrute un/une :Assistant(e) administratif RH/accueil pour sa direction des ressources humaines
Temps complet: 36h30/semaine
Missions principales:
Accueil de la direction des ressources humaines :
• Réserver un accueil bienveillant et adapté à chaque public : candidats, demandeurs de stages, nouveaux agents, autres agents, retraités municipaux, élus et public externe pour réunions à l’étage.
• Veiller à la confidentialité au sein de l’espace d’accueil / attente de candidats.
• Assurer l’accueil téléphonique et des réponses de 1er niveau, proposer des RDV avec les autres agents de la DRH.
• Renseigner le tableau de suivi de l’accueil / RDV à fixer.
Gestion du courrier selon procédures en vigueur :
• Enregistrement du courrier « Arrivée » / « Départ »
• Transmission immédiate des accidents du travail au service Prévention
• Information des services d’affectation quant aux arrêts-maladie
• Ventilation du courrier et des parapheurs Retour au sein de la DRH selon les indications fournies.
• Renseignement de tableaux de bord, le cas échéant.
Missions de secrétariat :
• Gestion des conventions de stages externes et renseignement du tableau de bord dédié (de la réception de la demande de stage, transmission aux services, réception de la convention, mise en signature et relance éventuelles auprès des centres de formation)
• Suivi de procédures et constitution de dossiers :
- Recrutement postes permanents (AR des candidatures, convocation des candidats, dossiers pour les membres du jury, faire la demande de B2, DPAE, création du dossier dématérialisé et papier de l’agent recruté) et non permanents (saisonniers : chantiers jeunes, Louviers plage, vacances scolaires et remplacements d’agents absents), suivi du tableau des recrutements.
- Formation : inscription aux formations CNFPT et intra (convocation/chevalet/feuille d’émargement/attestations/circuit de signature/classement et archivage), gestion réservation de salle et installation.
Suivi des demandes de formation mois par mois via une extraction sur la plateforme du CNFPT permettant d’établir des statistiques.
- Evaluations professionnelles : remplir le tableau de suivi dédié (retour des EP en word, relance des services, circuit de signature, classement et archivage dans les dossiers des agents).
- Médailles : Faire AR des demandes des agents par courrier, calcul du relevé de carrière de l’agent, rédaction des historiques de carrière en vue de la cérémonie, constitution des dossiers de demande de médailles sur le site de la préfecture, faire le lien avec le service reprographie en charge de l’organisation de la cérémonie, courriers d’invitation.
• Courriers-types
• Classement des délibérations RH via l’intranet pour les 5 entités
• Mises en forme de documents
• Enregistrement, classement, archivage
• Organisation de réunions et de rendez-vous
• Gestion des fournitures du service
• Suivi des demandes d’intervention
• Mise à jour des organigrammes de la collectivité
Missions spécifiques:
• Gestion de l’organisation des petits déjeuners avec le Maire et les nouveaux agents : rédaction des courriers d’invitation des agents, mail aux directeurs de pôle et N+1, constitution du kit de bienvenue, classement et archivage des feuilles d’émargement.
• Organisation des séminaires RH (réservation de la salle, réalisation de supports thématiques, préparation du matériel nécessaire)
Missions accessoires:
• Assurer la gestion des ordres de mission en cas d’absence des agents référents budget
• Assurer la continuité en cas d’absence de la responsable du recrutement (publication des offres d’emploi sur emploi territorial, participation au forum job-dating organisé par les partenaires, sélection des cv avec le service concerné).
• Assurer la gestion d’un accident de travail de façon ponctuelle
Contraintes:
• Pas de possibilité de télétravail, sauf très ponctuellement.
Binôme pour congés
Accueil de la direction des ressources humaines :
• Réserver un accueil bienveillant et adapté à chaque public : candidats, demandeurs de stages, nouveaux agents, autres agents, retraités municipaux, élus et public externe pour réunions à l’étage.
• Veiller à la confidentialité au sein de l’espace d’accueil / attente de candidats.
• Assurer l’accueil téléphonique et des réponses de 1er niveau, proposer des RDV avec les autres agents de la DRH.
• Renseigner le tableau de suivi de l’accueil / RDV à fixer.
Gestion du courrier selon procédures en vigueur :
• Enregistrement du courrier « Arrivée » / « Départ »
• Transmission immédiate des accidents du travail au service Prévention
• Information des services d’affectation quant aux arrêts-maladie
• Ventilation du courrier et des parapheurs Retour au sein de la DRH selon les indications fournies.
• Renseignement de tableaux de bord, le cas échéant.
Missions de secrétariat :
• Gestion des conventions de stages externes et renseignement du tableau de bord dédié (de la réception de la demande de stage, transmission aux services, réception de la convention, mise en signature et relance éventuelles auprès des centres de formation)
• Suivi de procédures et constitution de dossiers :
- Recrutement postes permanents (AR des candidatures, convocation des candidats, dossiers pour les membres du jury, faire la demande de B2, DPAE, création du dossier dématérialisé et papier de l’agent recruté) et non permanents (saisonniers : chantiers jeunes, Louviers plage, vacances scolaires et remplacements d’agents absents), suivi du tableau des recrutements.
- Formation : inscription aux formations CNFPT et intra (convocation/chevalet/feuille d’émargement/attestations/circuit de signature/classement et archivage), gestion réservation de salle et installation.
Suivi des demandes de formation mois par mois via une extraction sur la plateforme du CNFPT permettant d’établir des statistiques.
- Evaluations professionnelles : remplir le tableau de suivi dédié (retour des EP en word, relance des services, circuit de signature, classement et archivage dans les dossiers des agents).
- Médailles : Faire AR des demandes des agents par courrier, calcul du relevé de carrière de l’agent, rédaction des historiques de carrière en vue de la cérémonie, constitution des dossiers de demande de médailles sur le site de la préfecture, faire le lien avec le service reprographie en charge de l’organisation de la cérémonie, courriers d’invitation.
• Courriers-types
• Classement des délibérations RH via l’intranet pour les 5 entités
• Mises en forme de documents
• Enregistrement, classement, archivage
• Organisation de réunions et de rendez-vous
• Gestion des fournitures du service
• Suivi des demandes d’intervention
• Mise à jour des organigrammes de la collectivité
Missions spécifiques:
• Gestion de l’organisation des petits déjeuners avec le Maire et les nouveaux agents : rédaction des courriers d’invitation des agents, mail aux directeurs de pôle et N+1, constitution du kit de bienvenue, classement et archivage des feuilles d’émargement.
• Organisation des séminaires RH (réservation de la salle, réalisation de supports thématiques, préparation du matériel nécessaire)
Missions accessoires:
• Assurer la gestion des ordres de mission en cas d’absence des agents référents budget
• Assurer la continuité en cas d’absence de la responsable du recrutement (publication des offres d’emploi sur emploi territorial, participation au forum job-dating organisé par les partenaires, sélection des cv avec le service concerné).
• Assurer la gestion d’un accident de travail de façon ponctuelle
Contraintes:
• Pas de possibilité de télétravail, sauf très ponctuellement.
Binôme pour congés
Profil recherché
Savoirs:
• Maîtriser les logiciels bureautiques et progiciels en lien avec l’activité : word, excel, powerpoint
• Maîtriser le publipostage
• Consulter CIRIL et actualiser certaines rubriques du dossier administratif
• S’exprimer correctement oralement et par écrit
• Avoir une bonne orthographe
• Connaitre les fondamentaux du statut de la fonction publique territoriale
Savoirs faire:
• Suivre les procédures
• Respecter les priorités et les délais réglementaires ou indiqués
• Veiller à l’image de la collectivité et du service
• Valoriser en interne les missions et projets du service
• Vérifier la validité des informations traitées
• Travailler en transversalité
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Rechercher et diffuser les informations
Savoir être:
• Pratiquer la courtoisie en toute circonstance (interne et externe)
• Appliquer le devoir de réserve et respecter le secret professionnel
• Garder ses distances, conserver une neutralité, gérer ses affects et ses émotions
• Canaliser les échanges qui sortent du champ professionnel, décourager les commentaires interpersonnels le cas échéant et savoir passer le relais si besoin
• Faire preuve de rigueur dans l’application des procédures
• Etre force de proposition en matière de processus de travail du service
• Faire preuve de curiosité et d’intérêt pour les missions du service et la culture RH
Diplôme requis:
• Niveau BAC
• Maîtriser les logiciels bureautiques et progiciels en lien avec l’activité : word, excel, powerpoint
• Maîtriser le publipostage
• Consulter CIRIL et actualiser certaines rubriques du dossier administratif
• S’exprimer correctement oralement et par écrit
• Avoir une bonne orthographe
• Connaitre les fondamentaux du statut de la fonction publique territoriale
Savoirs faire:
• Suivre les procédures
• Respecter les priorités et les délais réglementaires ou indiqués
• Veiller à l’image de la collectivité et du service
• Valoriser en interne les missions et projets du service
• Vérifier la validité des informations traitées
• Travailler en transversalité
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Rechercher et diffuser les informations
Savoir être:
• Pratiquer la courtoisie en toute circonstance (interne et externe)
• Appliquer le devoir de réserve et respecter le secret professionnel
• Garder ses distances, conserver une neutralité, gérer ses affects et ses émotions
• Canaliser les échanges qui sortent du champ professionnel, décourager les commentaires interpersonnels le cas échéant et savoir passer le relais si besoin
• Faire preuve de rigueur dans l’application des procédures
• Etre force de proposition en matière de processus de travail du service
• Faire preuve de curiosité et d’intérêt pour les missions du service et la culture RH
Diplôme requis:
• Niveau BAC
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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